为了让保险营销人员有效地管理时间，更快提升工作效率，崇德团队特别聘请时间管理大师苗士强前来指导。一开场，苗老师就引述知名管理学大师彼得·杜拉克的话：“时间是世间最短缺的资源，除非善加管理，否则一事无成。”苗老师看着下面聚精会神的学员说道：“首先，身为营销人员要珍惜时间，不要浪费太多时间在不适当的人、事、物上，要远离一些会使你注意力松懈的事物。发明大王爱迪生也说过：‘智者的时间因思想而延长，愚人的时间因感情而延长。’因此，智者利用智慧去争取时间，愚人则用情绪来消耗时间。当我们具备时间管理的概念，懂得时间管理方法后，就可以掌握自己的时间，而掌握时间就能创造财富。”“上班族朝九晚五，工作时间是固定的，保险营销人员却需要自己安排时间，所以时间的自我管理也就显得特别重要，这也是保险营销人员成功的关键。”苗士强不紧不慢地说：“一般擅长时间管理的人，生活中各方面的事都安排得井然有序。营销人员都应懂得集中大部分的时间及注意力，依事情的重要性来开展工作，才可以完成预期的业务目标。”“时间管理不是天生就会的事情，许多人担心时间溜得太快，忽略了时间管理是必须经过学习的，必须不断实践，才会成为习惯。”苗老师说：“我教大家一个最简单的时间管理‘一二三原则’，那就是每天最少尝试开发一个新客户，回访两个旧客户，做好三个售后服务，这就是说要专注最重要的项目。”苗老师进一步说：“第一步，营销人员应列出‘To do list'，也就是要做的工作事项，其次为‘To be list’，找出要优先执行的工作事项，当中又以能够完成营销目标者列为优先事项，接着订出必要的行动时间计划表，让自己的工作可以执行得有进度、有效率。所以，绘制个人行动计划记录表，是营销人员最重要的基本功。”“不过，许多营销人员却认定做记录是浪费时间，但不写又如何知道时间是否浪费了呢？行动计划记录表是规划时间与工作分配绩效相当好的工具。有道是‘有效率工作两个小时，胜过轻松工作二十小时’。”苗老师停了一下，接着又说：“基本上诊断营销业务，如同医生诊断病人一样，有症状才可以定义病症。一般营销业务的病症大概分为三类——第一类病症为‘意愿不足’，行动计划记录表内的客户拜访量太少，表示缺乏客户来源，或是约访客户时，心理有障碍，走不出去。记住，有句话叫‘滴水穿石’，说的是水不断滴到石头上，时间久了，连石头都会滴穿的。因此，营销人员客户拜访量足够，自然有好结果。第二类病症是行动计划记录表内客户拜访人数够多，但成交率偏低，或销售成绩一直没有向前推进，这项病症其原因为‘技能不足问题’，得进行辅导以解决技巧问题。若是一段时间后，依然没有改善，则列入第三项‘不胜任问题’，建议其转换行业，毕竟不是每个人都适合保险营销业的。”
苗老师语重心长地说出保险营销主管最难的抉择：“每个人的发展都受先天条件与后天栽培、自我努力、机缘掌握等因素左右，环环相扣，因此，营销主管的职责之一也包括选择合适的营销人员，当然，也要淘汰不合适的人。”“好了，我们回到行动计划记录表，我再做深入的说明。保险营销人员在刚开始填写行动计划记录表时，难免会不习惯，经常做就会上手了。”苗老师继续道：“具体一点说，一个营销人员记录这个月完成接触约访54件，营销面谈18位，提案建议6位，保单成交签约有2件，完成新保单每月保费1万元。如果他将这个月的佣金目标定为首年度收入6000元，那么，他这个月必须完成新约总保费18000元。假设每件平均保费为5000元，佣金率为30%，则营销人员必须签约3～4件，需要做到6个提案建议，营销面谈18位，必要的接触约访则是72位，接触约访人数多寡比率受准客户来源影响很大，实际中以营销面谈为主。”“因此，这位营销人员营销面谈18位，接触约访54位，约访客户数量没问题。不过，虽然他接触约访54位，低于基准值数72位，但他完成18位营销面谈，接触约访的技术已经算是很好了，继续维持就好。”苗老师进一步分析：“只是他提案建议虽有6个，但成交签约的却只有2件，低于基准数3件，这种情形可能的原因有两个：一是营销人员高估了客户的保险观念，因而送出提案建议书；二是他所提出的保单签约要求要更积极，若要提高成交签约的客户数量，就必须提升这方面的技巧。”“如果营销人员销售约谈人数为48位，但签约人数却为0，这意味着销售面谈客户数很多，基本上意愿没有问题，但技巧及胜任性两者其中一项应该有问题，营销人员应立即找出解决之道。”接着，苗士强老师继续说：“营销人员对客户的分级有问题，或在接洽前的调查工作做得不好，或是销售的执行过程未落实，或是不敢要求提送建议策划书，像这些问题是属于技能问题，都可以经过培训来改变。”苗老师转身在白板上写下数字0和5，并画上两条线后，说：
“假设有一个保险营销人员一个月下来，每天都显得很忙碌，接触约访的总人数为5位，却没有签下任何一张保单，我们首先诊断‘意愿问题’。接触面谈数才5位，属于害怕面见新客户，或不懂开发新客户的技巧，需要多加训练，学习客户推荐技巧，以增加客户来源。如果是客户来源不多，则加强‘扫街’或电话约访的技巧。”最后，苗老师以一段话作为结尾，同时告诫大家：“有理想而无持续力，则理想只会成为幻影；有执行力而无恒心，则只会空留遗憾。”
讲座结束之后，高明意犹未尽，继续缠着汪总问道：“汪总，依你的经验，什么是‘有效管理时间’最简单的要诀？”汪总回道：“切记，‘时间就是金钱’。若你想要在保险营销事业上有所成就，就必须充分地利用有限的时间。高明，根据调查统计，营销人员的业务时间，每天平均大约只有1个小时，因此，我们应该将每天业务时间增加为2～3个小时。这便是‘有效管理时间’最简单的要诀了。”接着，汪总又说：“我以前曾归纳出七个具体做法——第一，访问前必须和客户约定好时间，设法将等待的时间减少到30分钟以内；第二，不要养成动不动就约在咖啡厅闲聊的习惯，虽然花费不多，却失去更多时间上的价值；第三，预先规划好推销访问路程，避免在交通上浪费时间；第四，设法延长与客户的面谈时间，以减少再次拜访的次数；第五，利用突击式访问，将路过的路线列出，顺道拜访周边的陌生客户，这样在短时间内也能够访问到很多客户；第六，一天当中，重要的时间内不可以处理其他不重要的工作，缺乏生产价值的工作利用空闲或不能访问时再处理；第七，就算是休息时间也不要发呆，应该思考一些面谈应注意的事项。”“高明，人的时间是无法重来的，要在有限的时间里完成大大小小的目标，就必须依靠有效的时间管理方法来达成。”汪总说：“以‘80/20法则’来说，营销人员完成的工作时间里，80%的成果，来自于你20%时间里的工作内容，尤其，营销人员需要自己管理与分配工作时间。我建议营销人员将每一天的工作时间分成四块：50%用于最重要的工作项目，25%用于重要项目，15%用于次要项目，另外10%用于其他项目。各类工作项目的占有比例是非常重要的。”高明急切地问道：“可是，营销人员的工作内容那么繁杂，我要怎样有效进行时间分配呢？”汪总回道：“其实，任何人的时间都是相同的，只是能否有效管理时间，决定了人生的成功或失败。营销人员最重要的工作内容，包含接触约访、销售面谈、提案建议、签保险合约、成交收保费等，也就是有直接收入的项目，这些工作内容每周要分配50%的时间以上。相信投入越多的时间在最重要工作项目上，日后的收入也将越高。”
汪总继续道：“第二类为重要的工作项目，譬如公司业务性活动、业务检讨会、专业训练、客户售前或售后服务、递送保单、在办公室做提案建议、增员与面谈等。为了提升业务绩效的准备工作，也是重要的工作项目，必须去做，但以不超过25%以上的时间为原则。”此时，高明对于自己75%以上的时间都必须直接或间接与客户在一起，就是说几乎时刻都得活在客户当中，感到有些惊讶，不敢置信。汪总说：“次要工作项目约为15%，譬如在公司处理文件、填写业务工作报表和业务活动记录表、建立客户数据文件、自我学习、制订工作计划等。”
高明紧接着问道：“汪总，那其他10%的工作时间呢？”汪总看着高明，半开玩笑地说：“高明，做到了这些不成功都很难了，其他的时间就不重要了。例如家庭聚会、打球、运动休闲、办公室之外的非销售性活动等，约占10%，这些项目既杂又繁，却会使你显得异常忙碌，可是对你的工作成果几乎又没有帮助。”高明思考了一下汪总的话，回道：“汪总，我明白了，身为一位保险营销人员，就应详细规划未来工作日程，按表执行行动计划与目标，每周制订行动计划记录表，检视工作项目内容分配比例，明确管理时间；若延误就找出理由，切实做好时间分配管理工作就是赚钱。”汪总回道：“没错，这样很好！随时检视自己的时间管理，要做时间的主人，就能找出预期的目标与实际执行的差异，借以提升业务目标的执行力。其实，最简单、有效的时间管理法则，就是‘工作总成果=工作效率×工作总时间’，假设能够切实投入50%的时间在最重要工作项目上，那么，就是投入生产性的工作时间越多，量化之后的成功机会也就越大，促成的机会当然就越多。当然，工作完成总成果越好，收入也就越高。”
