1.运用电话沟通创造美好形象
领导界人士中，墨守成规者大有人在：一些领导者常常把电话沟通视为雕虫小技，以为其不具任何直接“生产”效力，而几乎不予重视；如果派员接受“电话技巧、礼貌”训练——绝对只是“接线生”或某些第一线接待人员；甚至少有领导者认为自己不具电话沟通的“能力”的。然而，仔细推敲起来，能够掌握每次电话沟通，而作完美的演出者，真是少之又少，而这些人，往往能创造良好的形象与互动关系。
每个人在工作岗位上，平均一天至少接或打15个电话，每次平均大约8分钟，而专门服务顾客的特殊部门，在忙碌季节，甚至一天每人可能接到130～140个电话之多，白天工作的时间几乎将近1/3都在从事“电话沟通”，其重要性可想而知，而电话沟通的艺术，是每个人必须“学习”或“重新学习”的。
因而，领导者如何利用电话沟通，创造良好的组织形象，就显得尤为重要。
2.打电话应当“有备而打”
人们要给别人打电话，总是有自己的目的的，或向对方提出要求，或传达某种消息，或与对方商讨某一问题，甚至只是向对方表示问候。无论是什么目的，你总是“有话要说”才打电话。要做到打电话“有备而打”，打电话者可采用以下常用方法：
（1）打电话者事先草拟一个计划。可以在心理首先理清思绪，想好要说的话；也可以对较复杂的内容做好记录，草拟一个提纲，这样做有利于节省双方的时间，也有利于沟通活动的顺利进行。
（2）一般常打电话的人还可以自备一个小巧的电话号码簿，记下常用电话的号码和对方的姓名，并随身携带。这样在打电话前就不必到处查找对方的电话号码了。这也应该是打电话前应该想到的准备工作。这样做不仅方便自己，也可能使对方因为你记住了他的电话而增加对你的好感，有利于加深双方的感情，从而改善你的人际关系。
3.明确对方的身份
由于电话沟通的特殊性，电话刚接通时，对方很有可能不知道你的身份，你也可能不知道接听者的身份，这时就需要加以确定。此时，需注意以下两种情况：
（1）对于不熟悉的电话，电话接通后，首先要告诉对方自己的姓名，这样做不仅有利于通话的顺利进行，更是对对方的一种尊重，也是一种礼貌。同时，要明确对方是否是你要找的单位和个人。
（2）对于比较熟悉或常用的电话，如果听清楚是你熟悉的声音，你可以热情地打招呼：“某某，您好！”这比自报家门的效果更佳，因为除了信任感，又添加了一种亲切感，但是一定要听清楚对方的声音，如果弄错了，便会闹出不必要的误会。既浪费自己的语言和感情，又平白无故地给对方增添了失落感。
4.用文明礼貌的语言说话
利用电话作为沟通的工具，有一项基本原则务必遵守，就是无论如何要有礼貌，时刻心存“尊敬对方”的意念。在电话沟通中，需注意以下两方面：
（1）注意使用礼貌语言。电话中所使用的言辞必须特别注意，以免稍有不当，因“说者无心，听者有意”，而导致你的失礼。
（2）注意口气的礼貌，说话的声调要温和、热情、愉快，更不能高声大喊。如有些人结束电话时，常把电话“啪”地一声扔回原处，这种做法对对方来说是极不礼貌的，就像赌气的坏孩子走出房间时愤怒地把门“砰”地甩上一样，令人极不愉快。
5.注意“视觉联想”
由于电话沟通时双方是看不见的，所以会产生极强的“视觉联想”。比如，我们常听说的一个笑话，说一个诚实的保姆接听电话时，因为主人出门时吩咐过她，便实话实说：“我主人吩咐我告诉你，说他已经外出。”这虽然只是一个笑话，但它却真实地反映了电话沟通时的“视觉联想”：对方听到保姆的回答时，一定会认为主人实际上正在家里，只是不愿意接听而已。
所以领导者应该记住，电话里的一问一答和背景声音，都会引起对方敏感的联想。领导者要利用电话进行沟通，就要注意避免引起相反的效果。
6.做到长话短说
电话是一种特殊的沟通工具，如果在电话中海阔天空乱侃一气，一讲就是十几分钟甚至几十分钟，这是违反电话沟通的特性的。现在一般打电话都以3分钟作为一个计时单位，这是有一定的依据的，这段时间既可以让人从容地谈完事情，又不至于让双方感到厌倦。所以使用电话时一定要“长话短说”。当然也有一种情况：你认为事情已经讲完该收线了，但对方却没完没了地说，便不好意思先挂断电话了。其实，既可挂断电话，又不失礼节的方法很多。比如向对方说：“十分抱歉，还有另一位朋友约好了时间要打电话来，是否就说到这里？”还有人想出一种应付在电话中喋喋不休之士的聪明办法，即你自己正在说话时把电话挂断，让对方以为电话是意外地被截断了，因为谁也不会自己打断自己的谈话。
当然，打电话要“长话短说”并不是说要匆匆忙忙，对于通话的内容一定要说清楚、听清楚，对方谈及的时间、地点、数字及主要内容最好能记录下来，并向对方重复一遍，以核实准确无误，否则可能会贻误时机或弄错问题、办错事情，造成双方的误解。
7.接电话的艺术
接好电话是口头沟通中最重要的一个方面。
电话这种媒介对人们的要求不同于面对面的沟通，你的声音和礼仪有可能会给潜在的沟通对象留下他们对你的第一，甚至唯一的印象。因此，以专业的水平去接电话就显得特别重要，无论在什么情况下都要表现出礼貌，愿意帮助别人以及体现高效率。
在打电话时不要让对方在电话机前久等，这会给对方留下不好的印象。如果帮对方找人或查找某个资料，你应每隔20秒左右招呼一下对方，使对方不感到被遗忘。
在电话结束时，还应当简明地重复一下要点，以核实自己的理解是否正确。记住打电话的最基本技巧在实践中很容易被人们忽视。一旦电话结束，如果你发现没听清楚对方讲的某一点，或搞不清自己笔记中某点的意思而要再打回电话询问，那将显得很难堪。同样，如果你只记下了对方的姓名，却忘了单位名称或电话号码，那么，你在上司面前就会显得非常没有效率。
8.电话中的非语言沟通技巧
电话沟通进行的过程中，清楚、富有逻辑性的语言、用词，固然是最重要的表达工具和方法，然而，成功的电话沟通，非语言的因素——包括声音大小、声调高低、抑扬顿挫、声音速度、声音的精神、语气语法、叹息、回应程度甚至姿势转换、专心与否，都是影响电话沟通品质的重要元素。一般人往往忽略了这些重点，只因对方看不见，然而，眼虽不见，“觉察的心”却是无所不在的。或许您使用的是肯定、正面的话语，然而，当接收讯息者轻易地由您的语气语调中，捕捉到不确定或反面的讯息时，您的语言沟通，也就不具任何意义了。
因而，打电话者需有良好的心理准备。刚与人吵过架，或心情极度郁闷者是不适合打电话的，因为您的火药味或心境很容易由电话声音中传送出去，若是碰到对方也是情绪不佳，那准谈不出结果，甚或造成莫名其妙的不快，所以，慎选时间，必要时，让自己深呼吸平息15分钟再拨盘，若是时间急迫不允许，最起码等5分钟，这是最少的极限，此刻，以下的“电话影像观想术”，即是转变心境的主要利器了。
此外，打任何电话之前，必须先作构思，将提示重点记下，循序标示，遇有数据、日期、地点、人名更要清楚，以免电话讲到一半需重新翻阅，有时又找不到，徒增困扰。
