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第14章 商务细节(1)

双手恭敬地递出你的名片,会让对方感觉到你真的是一位彬彬有礼的职场女性,可是随后你在接过对方名片的同时顺手扔到桌子上,并且把杯子移到上面,对方一定很想把你扔出去。

名片具有证明信和介绍信的某种功能,起着沟通和联络的作用。交换名片看似简单,其实还大有学问,掌握一些必备的交接名片的礼仪,是一个人有修养的表现。

备名片 现在流行一种正面印着姓名、电话,背面印着产品广告的名片,可以用这种名片联系业务。不过,这种名片会给人一种格调很低的感觉,比较正式的名片还是以个人信息为主比较好。女性多半都很讲究雅致,可以请专业设计师或者自己精心设计,选用特别的纸张、色彩,在上面画一张漫画或者写一段格言,都能给对方留下更加美好、深刻的印象。

不要把名片随便放在衣服口袋或钱包里。准备一个漂亮的名片夹,用来存放自己和他人的名片。

递名片 递的时候应将名片上的姓名向着对方,以便对方观看。这时候除了面带微笑之外,同时还要说些友好礼貌的话,比如“这是我的名片,欢迎多联系”、“这是我的名片,请多多观照”,不要什么解释都没有。递上名片的动作要洒脱大方,表情要亲切谦恭。

如果你作为地位低者、晚辈或客人,应先向地位高者、长辈或主人递上名片,然后再由后者予以回赠。老上级或长辈先递上名片时,也不必谦让,礼貌地用双手接过,道声“谢谢”,再予以回赠。

最好不要在一大群陌生人中散发名片,要有选择、有层次地递交名片,让你的名片在可能起作用的范围内散发。

接名片 接名片的时候也一定要用双手接过,并且仔细地看一遍,如果有不明白的地方可以立即请教,他会感觉受到了重视,一定会十分乐意告诉你的。看完名片之后要郑重地将其放在名片夹内,并表示谢意。如果是暂放在桌子上,切忌在名片上压上杯子、文件等其他物品,那是不礼貌的表现;也不可漫不经心地放到一旁,分别时要忘记带走就更失礼啦。

收藏名片 参加过交际应酬后,应立即对所收到的他人的名片加以整理收藏,以便今后利用。不要随意夹在书刊、材料中,或是玻璃板下,或是扔在抽屉里面。存放名片的方法大体上有四种,而且可以交叉使用。

1. 按姓名的外文字母或汉语拼音字母顺序分类。

2. 按姓名的汉字笔划多少分类。

3. 按专业或部门分类。

4. 按国别或地区分类。

如果你收藏的名片甚多,那么还可以编一个索引,用起来就更方便了。

受到邀请不要满心欢喜地答应,也许对方并没有太多的诚意;向人发出邀请要避开那些比你职位高的人,同时要表现得真诚,但是事后不要把这件事一直挂在嘴边上。

经常会遇到请客的事,或你请别人,或别人请你。那么我们应该请什么人,怎样发出我们的邀请,又怎样接受别人的邀请呢?

邀请老板时 若你从小跟现在的老板毗邻而居,或者你们是大学同学,那么当然一切不成问题,你随时可以请他吃午餐,他也随时可以请你。但事实上这样的情况并不多,因此一定要谨慎行事。

如果跟顶头上司有特别的亲戚关系,你希望他去看你的新家,或是邀请上司夫妇出席一次鸡尾酒会,这种邀请他可以轻松地接受或拒绝,其间没有压力,但用餐则是完全不同的事。邀请你的上司参加你的婚礼或家庭庆典也不合适,除非你们是非常亲近的朋友。

作为新上任的经理不应请老总用餐。工作餐是可以的,会有许多工作上的事要谈,但有些勉强;请老板到家中做客,则更不合适,彼此会非常尴尬。如果你还是新人,邀请老板用餐就更显得强人所难,因此想要邀约老板,最好等你在那个公司工作几年之后再说;即使到了那时,也必须是平常就跟老板有密切接触才可以。要是你是位有些姿色的女人,在这方面就更要注意了。

老板邀你时 你的老板和太太请你到他家里用餐时,若你是单身,他们很可能会再找一位男士或女士。因此,他们最不想听到的是你接受他们的盛情邀请时要求“携伴”。

如果老板邀请你(和你的配偶)参加一次宴会,别在办公室里告诉别人。他们会为没受到邀请而难过,并且讨厌或奇怪你做了什么“讨好”老板的事,而能受到如此的礼遇,所以只要保持缄默就行。老板没当众邀请你,也是不想让别人知道。

任何商业聚餐都别携带伴侣,除非有特别交待,比如收到的正式请柬上写着你的名字,后面还有“携伴”等字样。

邀请同事时 在一星期中邀请一个人不携配偶进餐是可以的,但不是在晚上或周末的社交晚餐。晚上邀请一位经理携配偶用餐,其他人(既使只有一位)的配偶也应参加,若客人的配偶不包括在内,那就不妥当。当然,也有例外,假如出席的那位客人的配偶目前在另一家公司上班,就可以认为是工作上的晚餐,未予邀请并不失礼。

女上司邀男同事用餐,通常是有什么事要他注意,或寻求他的建议。一旦共同进餐,女上司绝不能让下属付帐。

若一位同事邀你到一家朴实的餐厅吃午餐或晚餐,别邀请他到昂贵的餐厅用餐作为回报。那会使他觉得没面子,挑一个与对方选的相类似的地方请他便可。

客户邀你时 有些每天见面且有业务往来的人可能会请你出去吃饭。这种时候,你绝对不可以表现出很高兴的样子,随随便便就接受别人的邀请。

因为你与对方是通过业务才认识的朋友,虽然客户请吃饭不过是表示一点心意,但是事实上,他并非是请你私人,而是请公司的代表人。另一方面,你若接受对方的招待,正应了中国的一句俗话:“吃人的嘴软,拿人的手短”,在业务上,也许会因此而受到对方人情的压力也说不定。业务上如果发生了这类微妙的人际关系时,最后也许会为你的主管带来麻烦的。一个公司与业务往来的厂商一定是由于合作的关系而彼此有交往,所以应该以商品的品质或工作上的服务来维持公司与厂商间的关系,因此不要把“请吃饭”之事看得很重。

当对方邀请你时,是否能接受对方的招待,绝对不可以只凭自己的判断而定,最聪明的方法就是和你的主管商量。即使是偶然地在公司外与有业务来往的客户碰面,被对方招待喝一杯咖啡,你也要向主管报告,这才是一个公司职员应尽的义务。

身着一身亮丽的服装,裙子又短得厉害地站在演讲台上,因为紧张把演讲稿弄得稀里哗啦作响,神经质地摆弄袖口,又对着麦克风打了一个大大的喷嚏。可以说,你的这场演讲从穿着到举止都是失败的。

许多人都觉得在公众面前说话是最可怕的事情之一。在大学或研究所里,如果要你上台面对全班说话,你也许觉得实在难以启齿,不过当你必须在公司的会议室里演讲,而这攸关你一生的前途,可就不能畏缩不前了。

仪表及服饰 在参加大型会议时,身着亮红色服装能增强你的自信,并能抓住听众们的注意力。你的装束要比平时更沉着稳重。你的头发要梳理固定好,完美地衬托出你的脸型;如果你的头发长过肩膀,那么你就要把它们一丝不乱地梳成典雅的法式长辫或干脆扎起来。另外要检查一下自己的裙子在坐下后是否上拉得太厉害,要确保它仍然覆盖着你的腿和膝盖。如果你喜欢翘腿,那你的裙子要长至足踝。

检查设备 确定所有设备都已作过检查,如此你就不用担心投射灯临时失去作用、旋转盘不能动弹,或者其他视听器材出状况。如果你的视听器材有问题,在设备尚未修复前,要让你的听众保持高亢情绪,说笑话给他们听,如“你们有谁听过……的故事?”“有谁想用别人听不懂的史瓦希里语(Swahili,非洲班图族人的语言)学一些坏话?”

调整好嘴与麦克风的距离,以便坐在后面的人能听到,也没有刺耳的杂音。调音时不要打口哨或用手拍麦克风,正常说一句话,问问后面的人能否听到。演讲前不要进食,尤其是乳制品,因为它可能使你的喉咙充满黏液。

杜绝小动作 在讲台上,你可以抓住边角,或做几个手势,或翻翻稿纸。但不要做太多无意义的动作,不要把口袋里的东西弄得丁当响,不要让手在面前发抖,不要把纸弄出声响。不要用手抓麦克风,这样会发出声响,并会使你表现出紧张状态。如果你的手有其他令人焦虑的习惯,例如玩发辫,或者更糟的——一有头发滑下立即把它们拨到耳后去——这都应该克制一下。

如果你戴着眼镜,注意别拿上拿下——或者勾在手指间摆来荡去,因为这样到最后会使听众变得神经质。

站姿 在演讲台上,要轻松自在地站好,可别像一个破布娃娃般地瘫在那里;当然,也不要像木头一样地站着。记住要站挺,手不要抓着演讲台,身体也不要整个儿靠在演讲台上,仿佛把它当成拐杖;如果你比演讲台高出许多,千万不要驼着背靠在上面,因为你的臀部会像鲸鱼似地翘起来,这种姿势很不雅。

举止细节 要是感觉要打喷嚏或咳嗽,只管打或咳嗽,但不要对着麦克风。如果连续地咳嗽,要道歉、暂停、喝口水、清一清嗓子;应该带着手绢备用。

持续强调话题的重点时,手的动作可以使你成为一个很有力量的说服者。但是不要把手到处挥来挥去,像一只受到惊吓的鸟乱扇翅膀一样,你的听众可能因此感到不安。

如果是读讲演稿,那么一定要把读稿时间控制在10分钟之内,隔一段时间,你可以慢慢地从讲台后走出来,使你的发言好像是即兴发挥似的。

就算会议的内容再无聊,你也不要与身旁的人窃窃私语、走动、打哈欠,或者在纸上胡乱涂写,把曲别针别在一起,或撕碎纸张,卷成小纸球,更不可以神游太虚。

每个人都免不了开会,不管会议重不重要,都是你在他人面前体现形象和气质的机会。一个人的素质怎样,往往在开会的时候表露无遗,所以千万要注意与会过程中会出现的一些小细节,以免“因小失大”,破坏你长久以来树立的形象。

仪表及服饰 出席会议穿着要保守些,可以考虑传统的服装,因为没有什么比新奇的外表更容易引起人们的大惊小怪了。选穿一套能使你看上去健康并且具有活力的服装,配上式样简单的罩衫,女士可以将丝巾和手链换成高品质的项链和引人注目的耳环。如果你很丰满,那你就穿得宽松一些。

举止细节 一定要按时到达会场。从时间观念上最能看出一个人的修养。

开会前注意将手机设成震动或者干脆关机。否则一旦手机在会议中响起来,将是对与会人最大的不尊重。

会议中别人讲话时,不要与身旁的人窃窃私语、走动、打哈欠等,这些是很失礼的行为。不要胡乱涂抹,或把曲别针别在一起,或撕碎纸张,卷成小纸球等,这都是对他人不尊重的表现。

会中尽量不离开会场,如果必须离开,要轻手轻脚,尽量不影响发言者和其他与会者;如果长时间离开或提前退场,应与会议组织者打招呼,说明理由,征得同意后再离开。

参与 在开会过程中,如果有讨论,最好不要保持沉默,更不要呆若木鸡,这会让人感到你对工作或公司漠不关心。

反驳别人不要打断对方,应等待对方讲完再阐述自己的见解;别人反驳自己时要虚心听取,不要急于争辩。开会虽是一个自我表现的好机会,但不要处处与人针锋相对,或令对方难以下台。

轮到你发言时不要摆出双手紧握或双臂交叉胸前的防卫姿势,这些动作只能说明你比较保守。在这种情况下,如果听众不知道你在讲什么也就不奇怪了。发言时不要偏离主题,应该力求简洁,让人听明白重点所在,要言之有物,不要东拉西扯,不知所云。对团体讲话时,不要用“我”,而用“我们”。

在商务洽谈中,对于诸如以弱为强、制造竞争、火上浇油、出奇制胜、利用时限、声东击西等策略,任何行家高手都不会不清楚,但无论怎样你都要保持优雅的风度。

洽谈的目的是为了保持接触、建立联系、进行合作、达成交易、拟定协议、签署合同、要求索赔,或是为了处理争端、消除分歧,而坐在一起进行面对面的讨论与协商,以求达成某种程度上的妥协。所以,在这项重要的商务活动中,礼节是万万不可少的。

服饰 由于洽谈会关系大局,所以商界人士在这种场合,理应穿传统、简约、高雅、规范的最正式的礼仪服装。女士须穿西装套裙和衬衫,配肉色长统或连裤式丝袜和高跟或半高跟皮鞋。

座次安排 在洽谈会上,应当特别重视礼仪性很强的座次问题。

举行双边洽谈时,应使用长桌或椭圆形桌子,宾主应分坐于桌子两侧。若桌子横放,则面对正门的一方为上,应属于客方;背对正门的一方为下,应属于主方。若桌子竖放,则应以进门的方向为准,右侧为上,属于客方;左侧为下,属下主方。

在进行洽谈时,各方的主谈人员应在自己一方居中而坐。其余人员则应遵循右高左低的原则,依照职位的高低自近而远地分别在主谈人员的两侧就坐。假如需要译员,则应安排其就座于主谈人员之右。

若是举行多边洽谈时,为了避免失礼,按照国际惯例,一般以圆桌为洽谈桌来举行“圆桌会议”。这样一来,尊卑的界限就被淡化了。

举止细节 在洽谈会中,面带微笑、态度友好、语言文明礼貌、举止彬彬有礼,有助于消除对手的反感、漠视和抵触心理。在商务洽谈中,对于诸如以弱为强、制造竞争、火上浇油、出奇制胜、利用时限、声东击西等策略,任何行家高手都不会不清楚,但是至为关键的“活学活用”则需要平时多加积累经验。

礼敬对手 洽谈者在洽谈的整个进程中,要排除一切干扰,始终如一地对自己的洽谈对手讲究礼貌,时时、处处、事事表现出对对方不失真诚的敬意。

人事分开 对“事”要严肃,对“人”要友好。对“事”不可以不争,对“人”不可以不敬。在洽谈会上,洽谈者在处理方与对手之间的相互关系时,必须要做到人与事分离,各自分别而论。

正确的认识应当是,在洽谈桌上大家彼此对既定的目标都志在必得。因此,既不要指望对手之中的老朋友能够“不忘旧情”,良心发现,对自己“手下留情”,或是“里通外国”,也不要责怪对方“见利忘义”、“不够朋友”,对自己“太黑”。

有些女职员把来访的客人区分为该亲切的和不用亲切的,而且表现得很露骨。其实凡是来公司的客人对公司来说都是重要的,如果很明显地怠慢客人,公司形象会因此受到严重损害。

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