在多数情况下，愈是重要的事偏偏不紧迫。例如参加管理技能培训、向上级提出改进营运方式的建议、培养接班人等等。如果你按事情的缓急程度办事的话，不但使重要的事情的履行遥遥无期，而且经常会使自己处于危机或紧急状态之下，最大的恶果是原本重要不紧急的事必然会转化为重要又紧急的事。所有的主管都知道，业务报告是一件极其重要的事，但若现在距离上交业务报告的时间尚有1个月的话，则一般人大概不会把它视为今天应该做的事，更不会把它视为今天必须做的事，既然今天可以不做这件事，那么就可以不断地拖延下去。直到截止日期的数几天，他们才如临大敌般地处理紧急事件，结果不是迟交了报告，就是草率应付了事。
找出最重要的一件事，然后去做。有个比较接近的通俗化说法是，“重要的事先做”（First Thing
First）。在《哈佛商业评论》上，德鲁克在最新的一篇文章以他96年的丰富经历非常肯定地说：“我还没有碰到过哪位经理人可以同时处理两个以上的任务，并且仍然保持高效。”
始终做重要的事还在于，它可以让你避免掉进“嗜急成瘾”的陷阱。
许多时候，迫于压力，你常常把紧急的事情放在第一位，虽然你知道那些“重要但不紧急”的事有着深远影响，那些重要且紧急的事常常正是因为你在它们不紧急时没有做。刚开始，你仍然知道重视事情的重要程度，先做那些“紧急且重要的”，但慢慢地，习惯了这种紧急状态之后，你常不由自主地喜欢上“到处救火”的感觉，转而去做那些“紧急但不重要的事”了。
间时管理可以根据事件的紧急性和重要性的程度，区分为四个象限。
第一象限是紧急并且重要的事情，第二象限是不紧急但是重要的事情，第三象限是紧急但不重要的事情，第四象限是既不紧急也不重要的事情。
你平时对时间的利用，也就是说你对于事件的选择和控制，也不外乎这四种不同类型，可以供你去选择。这一象限的事情是紧急而重要的事情，是一定要优先去做的事情。有些人做事不分轻重缓急，遇事就赶紧去做，不加考虑，这样的人看起来好像天天都有紧急的事情去做，其实是对第一象限紧急而重要的事情的错误理解。紧急的事情并不是经常出现或随时发生。发洪水威胁到人们的生命财产安全就是紧急而重要的事情，水火无情，一旦发生洪水灾害，任何其他事情都变得不重要，抗洪救灾成了头等的大事。一切力量和资源都要优先使用在这件事上。如果洪水发生在无人居住的地方，不会造成人身和财产的损失，发洪水这件事就变得无关紧要。
与法国俄商谈判，又不懂俄文，找一个精通商务的俄语翻译就成了紧急而重要的事情，找不到翻译会直接影响与外商谈判的可能性与进程。如果在与外商谈判前就已经准备了一个翻译，寻找翻译也就不再是紧急而重要的事情。只有在极少数的情况下，各种因素在同一个时空出现，相关条件具备时，这件事才可能会成为第一象限中的事件。
第二象限：不紧急但非常重要
在四个时间象限中，最有价值的象限就是第二象限，也就是那些不紧急但很重要的事情，而这些事情，往往会被你所忽视。大家都知道2005年印尼发生的海啸造成了人员和财产的惨重损失。海啸的预警机制在东南亚海啸以前没有得到应有的重视，尽管人们早就认识到它能够有效疏散人员，转移财物，减少损失。在海啸没有发生的时候，海啸预警机制虽然并不需要紧急建立，但是它对于沿海国家来说却是非常重要的。很多企业，都很担心营业额下降、客户退货、利润降低、资金缺乏等问题。一旦财务上资金短缺，通常采取的方法是什么？有两个办法，第一个是降价，让资金尽快回笼；第二个方法是向银行借钱，把这个窟窿补上。但是你往往就忽略了一个问题，钱为什么不够？钱不够和钱为什么不够这两个问题不在同一个时空出现，人们总是先解决看得见的那个问题—钱不够了。于是采取降价或是借钱的措施，表面上看解决了问题，但根本的问题并没有解决。结果钱越借越多，最终债台高筑；降价以后资金倒是回笼了一部分，但是利润没有了，利润空间不见了，而且市场对企业开始产生怀疑，认为甩卖产品就表示公司财务肯定发生了危机，企业的前景堪忧。所以说，钱不够了，从表面上看似乎是既紧急又重要的事情，但是不要忘了一件更重要的事情—分析钱不够的真正原因，这件事情恰恰是不紧急但却是很重要的事情。
第三象项紧急但不重要的事。
表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让你产生这件事很重要的错觉，-实际上就算重要也是对别人而言。电话、会议、突来访客都属于这一类。你花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。
第四象项不紧急也不重要的事。
这个象项的事，简而言之就是浪费生命，所以根本不值得花半点时间在这个象限。但你往往在一、三象限来回奔走，忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗养一番再出发。比如阅读令人上瘾的无聊小说、毫无价值的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不但不是为了走更长的路，反而是对身心的毁损，刚开始时也许有滋有味，到后来你就会发现其实是很空虚的。
在划分第一和第三象限时要特别小心，急迫的事很容易被误认为重要的事。其实二者的区别就在于这件事是否有助于完成某种重要的目标，如果答案是否定的，便应归入第三象限。
因此，你要分清事情的轻重缓急，才能在有限的时间里集中精力去做好最有价值的事情。
