领导工作与一般工作相比,更是一种亲自实践的艺术。“深入基层,到处走走”就是实践与艺术的凝聚体。一个有效沟通的领导者在“深入基层,到处走走”中有许许多多的事情要做,但首要的是做好三件大事:倾听、教育、促进。
1.倾听
“倾听”是接触的基本要素,目的是从供应商、顾客、企业员工那里获得第一手的真实情况。倾听意见最好深入基层。然而,即使到了基层,如何听取意见仍然有许多讲究。比较好的方式有以下几种:
(1)把员工召集到一起。用正式会议的形式请员工提出问题或意见。由领导作出回答。美国丹纳公司负责人雷恩·麦克费森就常常这样做。他时常召集1500多名员工在一个大厅开会,到会者都可以自由提问,每个人都可以亲自衡量一下“头头”的态度:他是不是在想哄骗我们?是不是对我们讲真话?
(2)临时召开小型会议。即开会前一分钟才决定有些什么人出席会议。因为精心组织和预先选出的一组员工代表可能会使你只能听到他们的直接上司认为你喜欢听的话。
(3)和员工坐在同一张桌子上。当今国外许多大公司的总裁、领导都养成了在员工餐厅吃中饭或晚饭的习惯。领导者在员工餐厅里和员工一起就餐,谈话以聊天的方式进行,无拘无束。以餐桌作为每日交换意见的场所,气氛是生动、坦率和实事求是的。
(4)深入到各基层单位并设法同销售及维修服务员一起去访问顾客。这样的访问非常有效果,一方面会让一线员工感受到管理层对一线工作的关注和尊重,另一方面,也会让顾客感受到公司对销售和维修工作的重视,从而树立起对公司产品和服务的信赖。
2.教育
教育是“深入基层,到处走走”的第二号目标,与“倾听”同等重要。当你深入基层时,你提问的方式以及其中的点滴变化都会受到人们的注意,并被分析、解释,这是毫无疑问的。你所做的每一件事--你的服装、你会见下属的先后顺序、你在提问时强调的重点以及没有强调的地方等,都会引起无穷无尽的猜测和议论。处在这种地位上的你只有两种选择:要么听其自然,不予理睬;要么有意识地寻找机会因势利导。而后一种态度才是可取的。
通过这种方式,你可以教给人们你所想讲的道理,宣传你的价值观念。因为教育绝不意味着要直截了当地、严肃地告诉大家应该做什么,不应该做什么。在“深入基层,到处走走”的过程中,你的信息常常可以通过各种非正式的方式传达给大家,所以你必须对你的言谈举止全面负责,万不可游戏玩笑。
3.促进
“深入基层,到处走走”的第三个主要作用正是使领导者成为公仆与促进派,保护人们免受官僚主义之害。当你在基层关心地问大家遇到什么问题时,你会发现这些问题很少是大困难,通常只是一些小麻烦。如某个开发小组需要一台计算机,或某个推销部门需要增拨1000元的交通费等,你都完全可以当场拍板解决。这对基层各部门工作的顺利展开无疑是有益的。
4.注意事项
“深入基层,到处走走”,倾听、教育、促进这三方面的作用往往是同时发挥的,即使你只是顺路到一个小组,一个科室或其他什么地方去上20分钟,也能达到这个目的。
“深入基层,到处走走”,不是一件容易的事,因为这里面有多种因素在起作用。“深入基层”会暴露自己,你倾听意见的能力、你的眼界和抱负、你是否诚实或正直以及你是否表里如一、前后一贯,你完全暴露在大家面前,经受那些最严格、最挑剔的观察家们--员工的检验。你很容易用胡说八道骗过一位副总裁,但要想骗过装卸平台上的工人们则几乎是不可能的。
谨防沟通功亏一篑,绕开沟通的“地雷阵”
领导在与员工沟通交谈时,不能随心所欲地完全按照自己的意愿和想法,更不能无所顾忌地说出不尊重或伤害对方的语言。否则,将会使沟通触礁,闯入“地雷阵”,双方不欢而散,轻则功亏一篑,沟通达不到目的,重则影响人际关系,给自己的工作造成障碍。
领导与员工沟通,需要把握以下的一些策略和原则。
1.把握交谈的三个要点
领导者在与员工交谈时,一定要有几个重要方面,这样才能让交谈顺利进行下去。主要包括以下几个方面:
(1)用得体的称呼。领导者首先必须和员工打招呼,引起员工的注意,因此就必须在称呼上讲究一些艺术。一般来说,对有身份和地位的员工,一般是用十分尊重的语气说出员工的姓名和头衔,对于头衔上有“副”字的员工要尽量将“副”字省掉。称呼要因人而异,要因年龄而异。在交往的过程中要不断地强化自己的称呼技巧。千万不要随便地称呼员工,除非已经和员工相当熟悉了,否则很容易让员工感到不适。
(2)不要好斗逞口舌之强。在和员工的交谈过程中,领导者应该尽量表现随和,通过热情和真诚来感化人,但是千万不要试图通过争辩来说服员工。争辩只能导致矛盾和不满,即使员工口头上认同领导者的说法,领导者也别相信别人已经心服口服。在和员工交谈的过程中,谁对谁错本身就是无所谓的事情,关键是要和员工形成一种有利于管理的关系。如果能和员工形成这种关系,员工永远是对的又有何妨?
(3)不要以自我为中心。在和员工的交谈中,不要以自我为中心,否则很容易给员工造成他们无法控制局面的印象。在交谈的过程中,应该尽量让员工感觉到自己把握主动,所有的环境因素都在自己的掌握之中,在这样的环境下,员工才有可能自觉自愿地和领导者形成一种良好的关系。
(4)不要言过其实。对员工的赞扬应该有度,对自己的介绍也应该有度。过分的渲染或者热情都会让人产生虚伪的感觉,而虚伪的感觉一产生,领导者所致力建立的诚信体系自然土崩瓦解。言过其实的说法是不足信的,这是每个人都知道的常识。
(5)说话把握分寸。领导者在交谈的过程中要进退有度,不要将任何话说过头或者将话说得太满。一般来说,说话过头的领导者往往最后很难控制局面,因为员工对太满的话很容易找出破绽,进而质疑领导者,而且领导者要花相当的精力去解释自己所说的话,如果解释不清楚,就很难赢得员工的信任。
(6)不要指责讽刺员工。员工不管说了什么做了什么,领导者都不应该讽刺员工。即使员工在众目睽睽之下有任何不雅的动作或者不雅的言谈,领导者都不应该讽刺他们,要注意时刻体谅员工,原谅员工的过失。讽刺员工对领导者来说没有任何好处,相反如果体谅员工往往能够得到员工的认同。
2.交谈中忌讳的四件事
员工对自己的声望、尊严、地位和成就都是相当看重的,即使是口头上说无所谓的员工。领导者要注意尊重员工,满足员工的自尊需要。领导者在和员工交谈的过程中,有些态度和表现是相当忌讳的。这些态度和表现很可能使领导者丧失交谈中的主动权,导致交谈的失败。这些忌讳主要是:
(1)员工的隐私。除非是员工主动告诉你他的隐私,否则不要随意去打探员工的隐私。隐私是员工所拥有的一些不愿公开的秘密。凡是知道这些秘密的人都会是员工的朋友,同时员工也会对这些人有所戒备。
尊重员工的隐私,是尊重员工人格的表现。如果领导者不顾员工保留隐私的心理需要,盲目地去询问员工的隐私,就会影响两个人的谈话效果,还会让员工对自己产生不良的印象,进而损害领导者和员工的关系。
即使是员工主动将自己的隐私告诉领导者,来征求领导者的意见和看法,领导者也应该注意回答的内容,不要得意忘形,像一个专家一样出谋划策、说三道四。只要说一些象征性的话就行了。如果员工非要领导者说一些建设性建议,领导者不妨给员工讲一个故事,说他有个朋友曾经也遇到这样的事情,结果是怎么样解决的,仅供他参考。这样即使建议没有任何效果,甚至起到相反的后果,领导者也没有必要自责什么,员工也不会将过错归结到领导者身上。
(2)员工的伤心事。员工的伤心事不能当作谈话内容,一来是因为员工的伤心事并不想被很多人知道,除非这个员工心理上有某种急于倾诉的需要;二来员工如果沉湎于伤心事中,就很难和领导者交谈下去,因此领导要极力回避别人的伤心话题。虽然通过同情别人往往能够赢得别人的好感,但是提及别人伤心事的办法终究不是高明的谈话方法。
(3)员工的尴尬事。当得知员工有些尴尬的话题时,领导者一定要回避。因为尴尬的话题一说出来往往会使员工觉得特别别扭。尴尬话题可以说是别人的禁忌话题,领导者在会见员工之前一定要弄清楚别人对哪些话题十分尴尬。