2.正文部分
（1）标题
标题是公文的基本组成部分。一般由行文机关名称、发文事由和文件种类三部分组成。标题中不使用逗号，标题的最后也不加句号，仅在并列的词或词组中间加顿号或书名号。
（2）正文
正文是公文的主体部分，是公文最基本、最重要的内容。正文一般由开头、主体和结语三方面构成、但文种不同，写法各异。
（3）附件
附件是附在公文正件之后的文件，是公文的重要组成部分。如果没有说明，其效用与正件相同。主要作用是：使正件的内容具体化和完善化，为受文者正确理解、办理和贯彻执行提供补充说明的依据材料和参考材料。
（4）公文签发机关
即公文成文机关名称。落款时要写机关全称，不得滥用简称。如“山东省计划经济委员会”不能写成“山东计经委”。几个机关联合发文，主办机关在先，其他机关按公文内容涉及面大小依次排列。
（5）发文日期
即成文的具体年月日。无论哪种书写形式，均要求年月日三者俱全，缺一不可。成文年月日一律用汉字书写，一般不用阿拉伯数字。所落日期，凡一般性公文，以领导签发之日为准；会议通过的文件，以会议通过之日为准；法规性文件以批准日期为准；几个机关联合行文的，以最后一个机关的领导签发之日为准。
（6）印章
公文必须加盖签发机关印章，这是证明公文合法性的凭证。印章要盖在公文末尾发文日期处，以印章的下部边缘骑年压月，上大下小。联合发文的排列顺序应与文件头上的排列顺利一致，可不压年盖月。
（7）附注
公文如要附加说明发至范围，可否登报等，要用圆括号注明，顶格标在发文日期的左下端。
3.文件尾部分
文件尾部分在公文末页下部，用间隔横红与正文部分加以区别。主要包括主题词、抄送机关、印发机关和印刷份数等。
（1）主题词
主题词是公文主题的核心内容，但又不是完全为了表现主题而确立的，可以从全文的整体中筛选、提炼。书写排列一般不用考虑语法结构，不一定表达完整的意思。其位置在文件尾部分横线之上，由左向右排列。词与词之间空一格，不用标点符号。一般由三至五个词或词组构成，准确地反映出全文的内容特征和归属类别。
（2）抄送机关
抄送机关是送达的平行机关、下属机关。
（3）印刷份数
用阿拉伯数字标明“共印××份”并用圆括号括上。
§§§第7节公文的成文日期
成文日期是指公文的生效日期，一般就是指公文的签发日期，一般标识在图文右侧空4个字的位置或标注于正文右下方。例如联合行文的成文时间，以最后签发机关领导人的签发时间为准；决议的成文日期，用括号标写在标题下方，有时还要包括会议名；会议讨论通过的公文，应以会议通过的日期为准，并写上会议名称及届次，以圆括号括入，标注于公文标题之下。
§§§第8节公文的核稿和把关
一、如何对公文进行核稿
核稿是指公文在送交机关或单位的负责人最后核准签发之前，由部门负责人或经验丰富、水平较高的秘书人员对文稿进行全面审核检查工作。它是公文处理工作的重要组织部分，从一定意义上说，它是修改工作的延续，是确保文件质量，节省领导用于审阅批改文件的时间和精力的重要步骤。公文的核稿，作为公文制作中的重要环节，要求公文核稿人员以高度负责的态度，对文稿从内容、文种、格式到会签手续等方面严格衡量，逐字逐句审核，严格把关，杜绝不准确、不规范的文件印发。
公文核稿的内容主要有以下几点：
是否确需行文。
报批程序是否符合规定。
是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的有关文件精神，有无矛盾之处。
是否完整、准确地体现发文部门的意图，是否同现行有关公文相衔接。
涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见。
所提办法和措施是否切实可行。
结论是否正确，行文是否符合逻辑。
结构是否合理，语法、语言是否符合公文写作要求。
公文的文体是否合适，尤其是行文格式是否符合要求。
人名、地名、日期、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当。
汉字、标点符号、计量单位、序数的用法、公文格式是否符合党和国家的有关规定。
二、如何对公文进行把口
“把口”是指对公文文稿进行把关。为什么要对发文文稿进行把口呢？主要是为了节省领导耗费在审阅和修改公文上的时间，有利于贯彻集中统一的发文原则，保证公文有较高的质量，便于下级办理或执行。“把口”是由办公室主任（或秘书人员）对机关各职能部门拟定的以机关名义外发文件的文稿，从政策、措施、手续及体式、文字提法等方面进行审核。对于不成熟或质量上有问题的文稿，在征得拟稿单位同意或者请示领导以后可以根据情况采取退、补、改三种方法加以处理。
（1）退
对于不需要发布的或者可以由各业务部门自由发布而不需要用本机关名义发布的文稿，退回拟稿单位进行处理；对于内容不成熟或者文字上需要作大量修改的文稿，或者可以合并发布的文稿，提出问题和处理意见后退回拟稿单位修改。
（2）补
对于不按照公文处理工作的有关规定办理的文稿，退回原拟稿单位予以补正。
（3）改
对于质量上虽然有些问题，但不需要退回拟稿单位修改的，可以根据情况采取以下方式进行修改：
一是内容比较简单，文字修改不大的，可以由秘书工作部门自行修改，也可以请拟稿单位来人修改。
二是急件或特急件，可以请拟稿单位来人共同研究修改。
为了保证公文把口的顺利进行，要求一个单位职能部门拟写的文稿，除指定径直送机关领导同志直接审阅的以外，一般都要归口到办公部门，由办公部门初审认为合格以后再送机关领导同志签发，以确保文稿质量。
§§§第9节公文的签发、封发和归档
一、公文的签发
签发是对文稿的又一次全面核查，是指机关领导对审核的文稿进行最后审定并签署印发，是对公文质量与正式效用的最终确认，更是文件定稿形成的最后环节，也是领导对公文进行严格把关的一项决策性程序。文稿送批前，涉及其他部门或地区的问题，应严格执行会签制度。
签发前必须进行审核，确认公文无误。签发分四种：正签，指签发人在自身法定职权范围内签发公文；代签，指根据授权代他人签发公文；核签，又称加签，指上级领导人签发下级机关或部门的重要公文；会签，指两个或两个以上机关联合行文时，由各机关领导人共同签发公文。
需要注意的是，会签的文稿，必须由每一会签单位的负责人签署意见并加盖公章。凡需会签的文稿，一般应由主办部门与有关单位联系，送请会签。如会签、协调中不能取得一致意见，应将分歧意见如实汇报，并由具体承办处（室）在拟办中提出建议和意见，一并报请上级部门领导同志审定；重要公文文稿应当由发文部门主要领导人签发；会签，须经所有联署党委、部门或单位、部门的领导人会签。党委办公室根据党委授权发布的公文，由被授权者签发或者按照有关规定签发。领导人签发公文，应当明确签署意见，并写上姓名和时间，若圈阅，则视为同意。
另外，公文签发不得越权进行，必须先核后签，在“发文稿纸”相应栏目内批注定稿及发出意见并签注完整的姓名和日期。
二、公文的封发
公文的封发要做到准确、安全，书写信封要清晰、规范。发文主要是向外发出的，需要经过严格的登记才能发出。登记主要是用册簿式，登记的内容主要包括顺序号、发文日期、发文文号、标题、附件、份数、发文对象、签发单位、归卷时间、备注等方面。
文件一经登记，便可以发送于接收单位。封发时，一般要写收文单位的机关或办公室收，因此，在进行装封发送时，一定要写清收文单位的地点、名称；还可以写明“某某亲启”等形式。如果是需要收回的文件，也一定要标名收回日期，以便于按期收回。
另外，我们还要注意，如果是上报党中央、国务院的公文要经办公厅局长办公室登记后发出；秘密文件应当注明秘密等级，绝密文件要在信封封口处加贴密封条或加盖密封章；如果是上报下发的重要法律、法规性文件要经政策法规司法规处登记后发出；其他公文由承办厅、司、局登记分发；利用计算机、传真机等传递秘密公文，必须采用加密装置；外发公文一般由机关服务中心文书处收发室统一递送。
三、公文的归档
公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档，个人不得保存应当归档的公文。归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》第三十八条、第五十二条规定：“个人不得保存应当归档的公文”、“工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退”。
因此，无论是来自上级、本级或下级的文件，其所有权属于受文的机关本身，这个机关的工作人员对文件有使用权，但不归属个人。工作使用完毕的文件，要及时归还文秘部门，不得长期滞留不交，更不准想方设法变为己有。
领导干部对外出参加会议或直接与外界商洽工作或下级径直报给自己的文字材料，除极个别的特殊情况外，一般要交公文管理人员进行登记；如确因工作需要放在自己手中保管一段时间的，要办理借用手续，不要私存文件，更不准背着文件管理机构建立私下“小文件柜”。干部调动工作时，要将手中使用的文件全部交给公文管理部门，不得私自带到另一新的单位。
