路英、马佳、罗莉梅
（中国传媒大学信息工程学院教学办公室）
摘要：教学秘书是高校教学管理队伍中的重要组成部分，教学秘书的业务水平和素质修养直接影响着教学管理的实施，从而直接或是间接地影响到教学质量。本文介绍了以往人们对教务秘书工作存在的误区，对影响教学秘书工作效率的主要因素进行了阐述，并结合实际提出了相应的改进措施。
关键词：教学秘书、教学管理
资助项目：中国传媒大学教改项目“基层单位教学管理模式改革”。
随着大学教学改革的不断深入，各高校纷纷推进大类招生，以培育宽口径、厚基础、创新人才为目标，大力开展以教学思想、教学内容、教学方法与教学管理为主要内容的教学改革。这项改革举措不仅对高校教师提出了更高的要求，同时，对高校的教学管理工作者也提出了新的挑战。
教学秘书作为高校教学管理队伍的重要组成部分，在教学管理系统中发挥着重要作用。面对新的形势、新的挑战，如何创新工作方法、提高教学秘书教学管理工作效率，就成为教学管理者思考的问题。在新的形势下，要提高教学秘书的工作效率、创新工作能力，就要走出以往人们对教学秘书工作的认识误区，分析目前影响教学秘书工作效率的主要因素，同时制订出提高教学秘书工作效率的有效措施，以提高高校教学管理质量。
一、走出教学秘书工作的认识误区
教学秘书是高校中最为常见的工作岗位之一，其基本的工作职能相对也较为固定。
因此，常见的对教学秘书岗位存在的认识误区是：将教学秘书的工作视为简单的重复性劳动，将教学秘书的基本工作职能和其岗位的创新需求混为一谈。其实，这种看法是存在误区和片面性的。
高校教学秘书在工作上不仅受学院领导，同时还受学校教务处领导，工作内容具有多源性的特点。教学秘书的工作对象涉及学校教务处、学院领导、教师、学生及学校其他相关部门的教师、学生等多个方面。因此，教学秘书既是学校教务处和院系、教师、学生之间的联系和沟通协调者，也是学校各项教学计划和指令最基层的执行者。鉴于教学秘书工作的特殊性，一旦出现教学秘书失职的情况，极易造成教学管理工作的混乱，给教学活动的正常运行带来极大的威胁，对学校的教学质量产生重大影响。同时，教学秘书的服务质量、工作效率、管理方式，也在一定程度上影响着学校教学管理质量的提高。
可见，以往那种认为教学秘书的工作是简单劳动的想法具有片面性。教学秘书岗位的作用不但非常重要，而且还需要其创造性地执行和协调，才能充分发挥其岗位职能，确保各项教学任务的圆满完成。
二、影响教学秘书教学管理工作效率的主要因素
教学秘书工作不但计划性强，而且内容庞杂，具有综合服务的工作特性。教学秘书每天都要面对大量的教学管理方面的琐碎事宜，如何提高工作效率就成为当务之急。而一些主观和客观因素却制约了教学秘书的工作效率的提高，分析这些影响教学秘书工作效率的因素，有利于教学秘书提高工作效率，更好地为师生服务。
1.教学管理综合能力有待提高
随着高校的日益发展和教学管理改革的需要，对教学秘书的学历层次及管理水平的要求也越来越高，传统的经验型管理模式已逐步落伍并被淘汰，专业化、信息化的管理将取而代之。面对新的形势，如果教学秘书还沿袭以前老旧的教学管理方法，势必会落后于时代的脚步，影响工作效率的提高。
2.心理素质有待提高
由于教学秘书工作责任重、压力大，难以产生具体、有形的成果，取得的工作成绩主要体现为教学工作的正常运转，不一定会引起领导和别人的关注，更难得到及时的表扬和肯定。但如果工作中稍有疏忽，则可能影响到诸多方面，甚至导致教学事故，并很快受到多方埋怨和批评。并且目前教学秘书的待遇水平与学校其他岗位的工作人员存在一定差距，这些都会造成教学秘书心理上的失衡。如果教学秘书心理素质不强，没有很好的自我调节能力，没有牺牲奉献精神和全局观念，就极易出现对工作产生倦怠感的情况，从而导致工作热情减退、服务意识淡漠，最终影响工作效率的提高。
3.科研、创新意识不足
当今社会，共享资源越来越多，人们之间的距离正在缩小，各个领域的新思想、新方法、新技术、新手段层出不穷，且传播渗透迅速。因此，要使学校的各项工作上层次、上水平，不仅需要专家、教授，而且需要高素质的教学管理者。教学管理工作的特殊性和复杂性都要求教学秘书不仅要有较好的专业知识和较高的管理素质，还要求教学秘书具有开拓创新的精神。而教学秘书整天忙于各种事务性工作，疲于应付教学管理部门下达的各项任务，没有时间坐下来潜心学习教学管理知识，也很少有机会走出去，了解其他院校的先进管理技术和模式，难免会忽视自身科研方面的发展，从而造成工作上科研、创新意识不强，对工作效率的提高造成负面影响。
4.工作激励制度还不完善
长期以来，人们对教学秘书工作缺乏正确的认识和评价，认识不到优质的管理能出质量、出效益。因此，教学秘书的业务学习、工作待遇、职称评定等方面往往就容易成为学校管理方面的盲点。教学秘书在诸多方面与其他人员差距拉大，而教学秘书工作量又非常繁重，这就必然造成工作积极性的下降，尤其是许多参加工作不久的教学秘书看不到前途和发展前景，往往有转岗的想法。那些工作多年现在还在教学秘书岗位上的老同志，虽然工作辛苦尽职，但一个要求不高的职称晋升却成了难点，也在一定程度上挫伤了他们工作的热情，给教学管理工作效率的提高带来负面影响。
三、提高教务秘书教学管理工作效率的措施
了解影响教学秘书教学管理工作效率的主客观因素，有利于我们对症下药，针对存在的问题提出解决措施，切实提高教学秘书的工作效率和服务质量，从而保证教学管理质量，确保教学改革的顺利进行。具体措施如下：
1.努力提高教学秘书的学习意识、服务意识和创新意识
要提高教学管理工作的效率，教学秘书首先要从自身做起。教学秘书不仅要处理好日常工作，出色地完成各级领导交给的任务，更要注意加强学习、研究高等教育管理理论，努力提高自身的综合素质，加强业务能力的培训和管理理论知识的进修，增强对问题的观察能力和预见性，更好地适应新时期教学改革对教学管理工作的要求，树立管理服务意识、管理育人意识和创新意识，做好院、系领导的参谋和助手，为师生提供高质量、高层次的管理服务，高效率、高水平地做好教学管理工作。同时，教学秘书还应注意提高心理素质，树立正确的价值观，任劳任怨，积极主动地投入到教学管理事业中去。
2.建立岗位互换制度，提高综合素质
由于教学管理工作繁琐，各学院下设的教学管理部门的教学秘书不止一个。在教学秘书之间施行岗位互换，是提高他们综合素质的有效途径。岗位互换作为培养复合型人才的重要途径，已成为大家的共识。为切实提高各岗位教学秘书的整体素质，真正达到一专多能的要求，可以在教学秘书间开展岗位轮换制度。具体做法是在不影响正常教学管理的前提下，由所在岗位互换到其他岗位进行一对一交流。岗位轮换制的推行，可以克服教学秘书长期从事同一项工作带来的倦怠情绪，在一定程度上调动教学秘书的工作热情，提高工作效率。
3.加强教学秘书队伍的建设
学校各级领导对教学秘书队伍建设应给予更多的关注，合理调整现有人员，适时开展业务培训或研讨会，更新知识，学习先进的理念和技能；积极组织教学秘书及教学管理人员到其他院校进行业务考察和研讨，交流经验；或邀请知名的教育专家来学校讲学，这样可以使教学秘书开拓眼界、活跃思想，有利于他们改变旧的管理理念，总结出新颖的、符合学校实际的管理方法。
4.制订公平合理的激励制度
学校应对教学秘书岗位予以合理定位，给予其应有的工作待遇，评定其相应的专业技术职称，或者在职称评定中考虑到教学管理岗位的特殊性和诸多方面的综合情况，这有利于充分调动教学秘书的工作积极性，发挥其工作主动性，激发其创造性，使之将工作做得更好。
综上所述，在推进大类招生的高校教学改革的新形势下，教学秘书队伍应得到应有的重视并加强建设。学校各级领导及有关部门都应正确认识教学秘书工作的性质、地位、职能、任务，结合学校实际建设好这支队伍，发挥其在稳定教学秩序、深化教学改革、提高教学质量、服务师生、推进学校发展中的积极作用。
参考文献
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