管理会计部根据物资管理员上报的“月度办公物资领用汇总表”，审核各部门的办公物资领用是否超出了预算，视情况采取相应的措施。
第十一条对家具器具、办公设备和家电设备的登记与管理，按公司《财产管理制度》的有关规定执行。
第十二条凡纯属人为原因致使办公用具、设备损坏的，如责任人清楚，视情况由责任人赔偿修理费的70%～100%，造成报废或丢失的视情况由责任人赔偿原值的70%～100%。如责任人不清，由该部门负责人承担赔偿额的50%，保管人承担另外的50%。
对有意破坏者，除全额赔偿外，并按《员工奖惩制度》予以处罚。
以上责任认定部门为总务部和审计监察部。
第十三条本规定由总务部制定、解释和监督执行，报行政总监批准后自公布之日起施行。凡施行后既有的类似规定自行终止，与本规定不符的以本规定为准。
三、印章管理办法
总则
第一条印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，制定本办法。
第二条公司总经理授权由办公室全面负责公司的印章管理工作，发放、回收印章，监督印章的保管和使用。
印章的领取和保管
第三条公司各类印章由各级和各岗位专人依职权领取并保管。
第四条印章必须由各保管人妥善保管，不得转借他人。
第五条公司建立印章管理卡，专人领取和归还印章情况在卡上予以记录。
第六条印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。
印章的使用
第七条公司各级人员需使用印章者，须按要求填写印章使用单，将其与所需印章的文件一并逐级上报，经公司有关人员审核。
第八条经有关人员审核，并最终由具有该印章使用决定权的人员批准后，方可交印章保管人盖章。
第九条印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。
第十条在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。
第十一条公司总经理对公司所有的印章的使用拥有绝对的决定权。
第十二条涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经法律顾问审核签字。
第十三条财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序。
第十四条用印后该印章使用单作为用印凭据由印章保管人留存，定期整理后交办公室归档。
第十五条印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写印章使用单，载明事项，经公司总经理批准后由两人以上共同携带使用。
第十六条公章的使用决定权归公司总经理，其他各印章的使用决定权由公司总经理根据实际工作需要进行授权。
责任
第十七条印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向公司办公室报告。
第十八条任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。
第十九条违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。
附则
第二十条本办法解释权归公司总经理。
四、图书、报刊管理办法
总则
第一条本规定对公司图书的购进、保管、整理、外借与归还等作出以下规定。
申购程序
第二条各部门经理可根据业务实际需要，合理安排购买业务参考书籍，依公司规定的申购程序办理，否则，费用自理。
第三条填写申购单，部门经理批准，办公室主任审核后将申购单交财务部。
第四条购买填写报销凭证购买的书籍交办公室登记，办公室在报销凭证上盖已登记的印，并让财务审核、总经理签字。
财务部报销
一次购买达500元以上，申购单需总经理签字同意。
分类
第五条凡新购进的图书，按图书分类科目进行分类整理与编号，贴上标签，输入图书管理系统。
第六条办公室设图书保管员，对图书进行分类、整理与借阅工作。并通过计算机数据库管理与每册图书内附的借阅卡相结合，准确掌握公司图书的流转情况。
借阅
第七条期限：普通图书借期一个月，专用工具书籍的借阅期限视具体情况限定。
第八条续借：借阅图书到期，必须到办公室办理续借手续。
第九条归还：如有破损、遗失情况，照价赔偿。
图书中的报刊管理
第十条订阅：公司由办公室负责刊物的订阅，各部室可以部室名义提出订阅刊物的需求，由办公室综合平衡并提交总经理审批后订阅。
第十一条收发：办公室每日收取报刊，整理并置放在公共阅览资料架上供阅览。
第十二条更换：阅览架上的报纸每星期更换一次，期刊每月更新一次。
第十三条归档：每年年底将期刊装订成册，归档备用；报纸每季度处理一次。
五、计算机使用管理规定
第一条购置和维护、维修
1.公司指定专人负责统一制定公司计算机系统的各种软、硬件标准，只有符合这种标准的设备方可使用。
2.公司及下属子公司软、硬件及相关服务的供应商由公司指定专人进行挑选（包括设备的采购）。公司及各部门软、硬件及相关通信线路的安装和连接有公司指定的专人监督。
3.软、硬件设备的原始资料（软盘、光盘、说明书及保修卡、许可证协议等）根据档案保管要求保管。使用者必需的操作守册由使用者长借、保管。
4.公司及各部门计算机的维护、维修由公司指定的专人负责。
第二条使用
1.公司及各部门的计算机只能经由办公室授权及培训的员工操作使用。
2.使用者应保持设备及其所在环境的清洁。下班时，务必关机切断电源。
3.使用者的业务数据，应严格按照要求妥善存储在网络上相应的位置上。
4.未经许可，使用者不可增删硬盘上的应用软件和系统软件。
5.严禁使用计算机玩游戏。
第三条安全措施
1.公司及各部门的业务数据，由该公司文件管理员至少每周备份一次；重要数据由使用者本人向文件管理员申请做立即备份。
2.公司计算机系统的数据资料列入保密范围。未经许可，严禁非相关人员私自复制。
3.未经许可，任何私人的光盘、软盘不得在公司的计算机设备上使用。
4.使用者必须妥善保管好自己的用户名和密码，严防被窃取而导致泄密。
5.计算机的所有软驱都被屏蔽，使用者不得擅自解除屏蔽，如需使用，必须通过系统管理员。
第四条上述各项，如有违反，按公司有关规章制度严肃处理。
六、电话、传真管理制度
为规范各部门电话与传真的使用，保证业务的正常开展特制定本制度。
需求申报
第一条各部门电话与传真的需求申报由该部门经理负责。
第二条电话与传真的需求申报由部门经理填写《办公用品需求申请表》，根据表格规定的内容填写。
第三条部门经理负责将填写完毕的《办公用品需求申请表》呈报中心总监，中心总监从中心的实际需求角度考虑并在《办公用品需求申请表》进行批示。
第四条部门经理负责将中心总监批示的表格送交人力资源部经理。
第五条人力资源部经理对表格的内容进行初审后呈报总经理进行批示。
第六条总经理同意采购由人力资源部经理指派行政专员负责寻价、采购。
使用管理
第七条各部门电话与传真的使用由该部门经理或由部门经理指定人员负责。
第八条上班时间禁止利用公司电话进行私人聊天、炒股等非业务活动。
第九条各部门电话与传真在不使用长途功能时要调至“加锁”状态，钥匙由部门经理或其指定人员保管。部门经理出差要及时移交他人保管，但直接责任由部门经理承担。
第十条员工因业务需打长途电话，需在“长途电话记录”上签字，并经部门经理或部门经理指定的电话人签字同意。
第十一条员工因私事需打长途电话应向部门经理或其指定人员说明，并在《长途电话记录》上签字，经部门经理或部门经理指定的人员签字同意。费用由员工本人承担，由人力资源部在其当月工资内扣除。
第十二条员工所发传真应使用公司统一的封面与格式，内容应经部门经理审核无误后再传真，部门经理不在可以直接由中心总监进行审核。公司员工不能将未经审核的文件传真出去，否则，造成的后果完全由当事人自己承担。
第十三条各部门应在每月25日将本部门的《长途电话记录》送交人力资源部。
第十四条人力资源部负责将各部门的《长途电话记录》备案，并根据记录内容，计算员工应当扣减的话费。
维修与报停
第十五条各部门电话与传真的报停由部门经理或其指定人员负责。
第十六条电话或传真出现故障部门经理或其指定人员应马上通知人力资源部，由人力资源部安排专业人员进行维修，部门非专业人员维修导致机器报废或主要部件人为损坏的，由当事人与该部门经理共同承担责任。
第十七条各部门长途电话或传真需要报停时，应由部门经理或其指定人员提前3天通知人力资源部经理，由人力资源部指定行政专员处理。
附则
第十八条本制度由人力资源部负责解释，总经理批准即日颁行。
七、公司钥匙管理规定
第一条为管理办公场所物品的整洁及安全，特制定本管理规定。
第二条总公司钥匙由行政部（办公室）统筹管理、复制，部门钥匙由部门负责人管理。
第三条总公司大门钥匙分配四把，各部门大门钥匙分配两把。
第四条如因公需使用钥匙，得向保管人说明使用目的，用毕后应立即归还。
第五条部门负责人负责管理钥匙的使用，不得任意复制或允许同事借与他人使用，否则负连带赔偿责任。
第六条钥匙保管人应遵守下列条件，否则所受损失由保管人负担责任，并视情节轻重论处或依法查办。
1.离职时应将钥匙交行政部（办公室）负责人。
2.钥匙遗失时，应立即向管理单位报备。
3.非经管理单位同意不得复制。
4.不能任意借与外人使用。
第七条办公场所的桌、抽屉等钥匙应由行政部（办公室）、部门由部门负责人统一保管一套，并依类保管，以备急需。
附：办公用品常用表格
第三节文书档案管理制度
一、文书管理规定
为进一步做好公司的文书处理工作，确保文件能够及时上承下达，发挥文书工作承上启下的枢纽作用，提高工作效率，促进我公司各项工作的开展，根据文书工作的有关规定，结合我公司的实际情况，就收文、发文作如下规定：
第一条收文处理程序
1.凡属上级来文，发至本公司收启的，一律由公司办公室文书人员，根据收文登记项目编号登记，送交公司总经理批阅后交承办人办理。
2.承办人根据批办的意见和文件精神，及时进行办理，并将处理结果在文件上进行签注后交回办公室，以利于文件的整理与日后查考，需领导人传阅的文件，传阅后签字送交办公室。
3.未经收发登记的文件材料，如外出人员从主管部门带回来的文件以及会议上发给的文件，应及时送交办公室进行登记，以便文件的管理和日后文件的归档，如不及时送交者，因此误时、误事或丢失，影响了工作，由其自己负责。
4.对一些业务性强，时间要求紧的文件，要及时进行催办，保证文件的及时上报。
5.凡本公司召开的重大会议，需由文书人员参加，以利于会议文件的发放、保管、收回。
6.各部门阅办完毕的文件，凡具有保存价值的应当及时（一星期内）交给文书处理人员集中保管和统一立卷，个人不得私存，一些重要的有指导性的文件需参照执行的，可由办公室进行复印，各部门登记后留存，原件需交办公室，不得丢失私存。
第二条发文处理程序
1.凡属于总公司有关重大的制度，条例和向上级领导汇报的工作情况，一般由办公室负责人亲自撰稿；凡属于公司内日常业务和事务性的文件，由公司办公室秘书或业务部门的有关人员撰稿。
2.各部门凡以总公司名义起草的文件和需打印的文件等，一律交总公司办公室秘书审阅，并按正式文件的格式填写清楚进行核稿，核稿后交公司总经理审批，根据文件的急缓程度统一安排打印，打印后的文件校对由公司办公室秘书负责把关，力求不出差错或少出差错。
3.文件起草需用钢笔书写，严禁用圆珠笔或铅笔，字迹清楚，不得涂改，以保证档案的质量。
如文件不符合签发手续，且字迹不清楚，并用铅笔、圆珠笔书写的，一律不准打印。
4.打印好的文件由办公室秘书盖印、注发，文书处理人员进行发文登记，公司内文件有统一编号，收到人须签字。
需送发上级单位及其他单位的，另行登记，装封寄送。
5.打印后的文件留存2～3份，连同底稿一并分类归卷，以便日后查找。
6.各部门凡以总公司名义起草报主管部门的报告、请示及反映公司内重大生产面貌的文件、有关的协议书等，需送总公司办公室一份存档。
二、公文处理实施细则
总则
第一条为了使公司公文处理工作规范化、制度化，结合公司的实际情况，特制定本实施细则。
第二条各部门的公文，是传达贯彻党和国家的方针政策、请示和答复问题、指导和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具，必须认真做好公文处理工作。
第三条各单位应发扬实事求是，认真负责的工作作风，克服形式主义和文牍主义，提高公文处理的效率和质量。
第四条公文处理必须做到及时、准确、安全。公文统一由办公室文秘人员收发、分办、用印、立卷。
