第二条会计凭证必须内容真实、手续完备、数字准确、不得涂改、挖补，如事后发现差错，也必须由经办人负责划双红线并盖章进行更正。
第三条会计档案必须按月装订成册，妥善保管，不得丢失，至少保存15年。
采用电子计算机记账的，机器储存和输出的会计记录视同会计账簿，应专人负责妥善保管，至少15年。
第四条会计档案保存期满需销毁时，应抄具清单，报总经理、董事会、主管部门和税务机关同意后，才能销毁。
五、出纳业务处理程序
第一条收款程序
出纳部门收入现金，须凭现金收入传票（包括视同现金收入传票的各项凭证）收款，其程序为：
1.应根据现金收入传票点收现款，鉴定现钞的真伪无误后，即在现金收入传票加盖“收款日戳”及“分号”（收入传票之分号每日自第一号依序编列）并盖私章。
2.如需签发或发还信托单或各种凭证时，应于传票下端制票员编号处登记“号码牌”号数（号码牌应与传票加盖骑缝私章）后，将“号码牌”（签发信托单时以收入传票第二联代替号码牌）交给顾客凭向原经办部门领取所需凭证。
3.将收款后的传票依序登记于：
（1）现金收入账；
（2）现金收入日记账后，传票及附件递交有关部门办理。各有关部门办妥手续后，按传票所记号码呼号收回“号码牌”（应注意有无涂改），凭此交付信托单或凭证等。
第二条付款程序
出纳部门付出现金，须凭现金支出传票（包括视同现金支票传票的各项付款凭证）办理。
1.凡付款传票，均须依照程序先由经办员、会计人员及各级主管人员核章后始得付款；
2.出纳员支付款项时，须先查明传票的核章具备后在传票编列“分号”（每日自第一号依序编列）依序登记于：
（1）现金支出账；
（2）现金支出日记账。
3.在传票及附件的凭证上加盖“付款日戳”及私章后，点检款项，按传票左端所记号码呼号，向客户收回“号码牌”（应注意号码有无涂改）并询明金额无误后，即照付现款（包括支票）；
4.凡本公司签发的支票应以记名式为原则，支票经主管签盖印鉴后，均应经会计及出纳员副署。
第三条出纳事务
（一）券币的整理：
1.收入各项券币的整理均应凑成整数后封扎，其方法如下：
（1）各种面额的券币均应分别整理，同一面额每100张为1扎，每10扎为1捆；
（2）每扎应用纸签条封，每捆应加贴封，注明年月日；
（3）同一面额未满100张的钞券，得以50张封扎；
（4）各扎各捆经收人员应加盖私章；
（5）各种硬币，同一面额每50枚为1卷，每1000枚为1袋，各卷名袋须如盖经收人员私章。
2.经手点钞人员对其所签封的券币负责。顾客以当面点清为限，钞票一经离柜，所有封签即属无效。
（二）其他事项：
1.现金的提存：
（1）往来行库的票据及现金提送，应派适当人员充任，金额较巨或认为必要时应加派人员办理；
（2）每日营业终了时，除酌留一部分充为次日营业开时必要的支付资金外，所有款项应尽量送存行库。
2.库存：
（1）现金库存除现款外，其他一切票据、借据或取款凭条均不能抵充。营业终了结账后，如有经收（付）的款项应办妥次日收（付）款手续，经各级主管人员核章后连同传票一并保管；
（2）每日库存现金，须与“现金库存表”所载金额相符，如有不符时应立即报告主管，并应于当日查明不符缘由，如确属无法当日查明时，应以暂收款或暂付款科目整理，俟次日再继续调查。
3.金库：
（1）金库内外门应备正副钥匙各一副，内门正钥匙由出纳员负责管理使用，外门正钥匙由经理或指定副经理掌管，非两者不得启闭金库，内外门副钥匙由经理会同会计科长及主办出纳员密封缄口盖骑缝章后，交由经理另行保管；
（2）因故不能使用正钥匙需使用副钥匙时，经理须会同会计科长及主办出纳员启封，用后重新封存。
4.贵重物品的保管：
凡与业务有关的有价证券等贵重物品，需寄存出纳专用的金库时，应由经办人员成扎或整箱密封，并由主管人员签章后，连同保管条（写明交存的件数）交出纳员，出纳员点收后给保管条签章交经办员收执，发还保管物时，收回保管条注销后装订保管备查。
5.银行存款支票簿的使用：
（1）领用支票簿时，须由主管指派的经管员编列号码登记在“空白单据登记簿”发交经办人员签章使用；
（2）作废的支票，须盖“作废”戳记，粘贴于该同一号码的存根上，以示慎重；
（3）每日营业终了时，经办员应即查对当日签发的支票存根，结计金额在存根最后一张背面，与银行存款科目签发总数是否相符，同时查点尚未使用的空白张数是否相符；
（4）用讫的支票簿（存根），须交还经管员查核使用张数及作废张数是否相符，并在“空白单据登记簿”备注栏注明后，妥为保存（订为15年）。
6.银行存款的印鉴：
银行存款的印鉴为有权签章人员印鉴（签章、职章、私章）及副署人员印鉴（会计科长、信托科长、出纳员的印章）。
7.号码牌的使用：
（1）“号码牌”本身并非付款凭证，仅为经办员方便认识交付客户的标记，主管应指派经管员负责分发、收回及查对；
（2）经管员发给号码牌时，应编列号码登记在“空白单据登记簿”，由经办员签章领用，营业终了后，各经办员应将当日使用后收回部分及未使用部分分别整理后，交还经管员集中保管，使用后收回部分保管一个月后烧毁；
（3）经办员签发“号码牌”予顾客时，应在其正面与收入或支出传票加盖骑缝私章并盖日期戳记，收回“号码牌”时，应对骑缝图章详加核对以防仿造假冒，收回后并应即予以注销；
（4）“号码牌”隔日无效，当日营业终了后，如客户未取款项时，经办员应向主办科长报告并填制（货）暂收款项传票入账，日后客户持单前来取款须查明缘由并报告主管认可后，填制（借）暂收款项传票办理付款。“号码牌”经管员应将其号码登记备查；
（5）“号码牌”如有遗失时，应按下列各点办理：
顾客遗失时，应查明其交易性质、金额等详情，如认为无疑义应请顾客书面作废，经主管核准后照付款项，但如认为必要时应请觅具妥保后始予付款。
公司内部经办员或经管员遗失时应报请主管查明其遗失缘由，倘因遗失而发生事故时，应由该经办员或经管员负一切责任。
以上两种情形发生时，并应通知经管员将其号码登记备查。
（6）“号码牌”应以各种不同颜色印制，经管同分发使用时应逐日以不同的颜色分发，以防仿制或假冒。
第四条票据的处理
1.收受票据应注意事项：
（1）凡与业务无关的票据不得收受；
（2）如非本人票据应请客户亲自背书，如属指名票据应请抬头人加盖印章；
（3）收受的票据面额较应缴纳款项为多时，在未兑现以前不得找还，其差额应俟兑现以“暂收款项”科目处理后退还；
（4）营业部门各经办员（包括外勤职员及出纳员）收到票据时，应立即在票据左上角画横线两道，并在收入传票摘要栏注明收票日期、票据号码、付款行库、金额及到期日。
2.收受本埠即期票据的处理：
（1）凡出纳员收入本埠即期的票据，应即日提出交换并在收入会票摘要栏加盖“一交”、“二交”戳记，如当日来不及交换者，应在收入传票摘要栏加盖“交换”戳记，以使经办员作为填注有关账簿的依据，以杜流弊；
（2）出纳员收入的票据提出兑现或经交换被退票时，应查验该票据是否由本公司提出，退票理由是否充足，经验明确实后，应立即联络经办员以最迅速的方法，通知顾客前来办理退票手续；
（3）出纳员收受的即期票据，应立即登记在“票据明细表”并在存入行存时加以注明行库类别，以于必要时与行库对账。
3.应收票据的处理：
（1）出纳收受应收票据时，应按到期日顺序妥为保管票据（外埠的票据应分开保管及时提出代收），并根据应收票据明细表，按到期日分别列在“应收票据备查簿”，所保管的票据张数，金额应与应收票据备查簿的记载相符；
（2）应收票据到期，出纳应检出该日期票据与“应收票备查簿”的记载核对无误后存入行库；
（3）顾客要求调换或领回公司保管中的票据时，除以现金抵换外应以书面申请为原则，主管准许调换时，出纳应于“应收票据备查簿”变更该笔记载，并应请主管盖章证明。
六、暂借款管理办法
总则
第一条为提高公司资金使用效益，减少资金占用，特制定本办法。
管理范围
第二条暂借款是指因特殊用途的临时性借款，包括：
1.差旅费借款；
2.零星购物借款；
3.其他临时性借款。
借款程序和标准
第三条对因公出差：
1.需借支差旅费时，应填写请款单，注明预借金额；
2.经各级主管审查、审核、签批；
3.到财务部领款；
4.财务部以请款单为借款依据、报销差旅费审核依据。
第四条对零星购物借款：
1.由采购部门作出书面采购计划；
2.经各级主管审查、审核、签批；
3.到财务部领款；
4.财务部以采购请款单为借款依据。
第五条一般零星购物借款限额为×元（如2000元），驾驶员、采购主管可领取定额借款（备用金），定额标准由各部门经理拟定报总经理批准。
第六条对个人临时性借款：
1.一般不予借给，特殊情况经批准可借给；有借款尚未还清者，一律不准再借。
2.借款人填写借款单，注明个人用途。
3.经各级主管签批。
4.到财务部以请款单作为借款还款依据。
第七条个人借款一般不超过其2个月工资额，超过时须有公司担保人。
第八条暂借款可使用现金、支票或汇票支付，视不同情况和公司财务规定确定。对经常性借款人员，经批准可办理信用卡。
第九条暂借款还款、报销期限：
1.对出差人员，在返回公司5天内报销差旅费；
2.对领用备用支票、汇票结算的采购，使用后5天内报销；
3.对领用备用金的部门、个人、定期（不定期）报销；
4.对个人借款，最长不超过2个月还款。
第十条借款人应按规定期限及时报销或还款。
监督和处罚
第十一条借款人应严格按照借款用途使用借款，不得挪作他用；否则，应按情节轻重追究责任。
第十二条财务部门定期、不定期清理暂借款。对逾期未还、未报者，发送报销催办单通知当事人；仍未改进者，扣除工资和采取其他措施。
附则
第十三条本办法由财务部解释、修订，经总经理批准颁行。
七、支票管理制度
第一条支票由出纳员保管。支票使用时须有“支票领用单”，经领导批准签字，出纳员按批准金额封头，加盖印章，填写收款单位、日期、用途、登记号码，领用人在领用簿上签字备查。严禁签发“空白”支票。
第二条支票付款后凭支票存根，发票由经办人签字，领导审批，会计核对。填写金额要无误，完成后交出纳人员，原支票领用人在支票领用簿上注销。
第三条支票付款后凡属购置的固定资产，除凭支票存根，发票由经办人签字、领导审批外，还要到固定资产管理部门办理固定资产登记手续。
第四条财务人员月末根据“支票领用单”进行清账。支票领用人应在经济业务办理完毕后（5日内）及时到财务部门办理报销、清账手续。逾期不清的，下次不予以领取。
第五条单位财务人员支付每一笔款项，不论金额大小均须领导签字。领导外出由财务人员设法通知，同意后可先付款后签字。
第六条银行支票应根据编号按顺序签发，未使用的空白支票要妥善保管，空白支票和影印件章要分开保存。作废支票加盖“作废”戳记并与存根联一起保存在支票本内，以保持号码的连续性和完整性，月末核对无误后，将之装订在最后一本记账登记薄。同时设置支票登记簿，对已使用和作废的支票应详细记录。
第七条与开户银行建立信息沟通制度，防止他人利用高科技手段和支票进行经济诈骗活动。开户行在办理资金结算时，发现我厅签发的金额较大或可疑的支票，及时通知我厅进行确认后方可付款。
附：会计出纳管理常用表格
第五节成本费用管理制度
一、成本控制制度
总则
第一条为了加强成本管理，降低成本耗费，提高经济效益，根据国家有关成本费用的管理规定，结合本厂实际制定成本制度。
第二条在成本预测、决策、计划、核算、控制、分析和考核等成本管理各环节中要抓住成本控制这个中心环节并贯穿到成本管理的全过程，以实现目标成本，提高经济效益。
第三条在厂长领导下，由总会计师负责组织，以财务部门为主，有关部门密切配合，在全厂范围内按分级归口管理原则实行成本管理责任制，做到人人关心成本，事事讲究成本。
第四条为了实现企业的生产经营目标，实行目标成本管理，将目标成本进行层层分解，建立成本中心。把责任成本与厂总部、分厂、部门、车间、班组、各岗位或职工个人的责任挂钩，使每个职工都承担一定的成本责任。
第五条在生产、技术、经营的全过程开展有效的成本控制。
1.从市场预测、设计、科研、工艺、试制等过程，进行成本预测、决策，确定目标成本，制定费用预算和成本计划，进行成本的事前控制。
2.从生产、制造等过程，实行定额成本或标准成本核算，分析和控制成本差异，将成本指标分解落实，进行成本的事中控制。
3.从销售、技术服务等过程，编制经营成果、成本指标完成情况及成本报表，对目标责任成本及降低成本的任务进行考核分析，进行成本的事后控制。
