（二）处理要求
文书的处理要求，各国都有自己的规定。1981年2月18日，我国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》的总则中规定：“公文处理必须做到及时、准确、安全”，“必须实行严格的保密制度，确保国家机密。”根据这一规定的精神，结合外事工作实际，对外事文书的处理要求是：
1.及时、准确、掌握良机
国际事态具有复杂多变的特点，人们常喻为“外交风云”。外交实践活动中往来的文书，其内容都涉及到两个或两个以上国家、或国家与国际组织之间的事务，任何一份文件的处理情况都可能会涉及或影响到国家之间的关系。这就要求处理外交文书必须做到：及时、准确、不失良机。及时，要求分清轻、重、缓、急。应处理的外交文书一般可分为“最急件”、“急件”和“普通件”三种。“最急件”要求寸阴不失，立即处理；“急件”要抓紧时间，尽快处理；“普通件”要规定时限，按时处理。准确，要求掌握事态准确，拟稿、缮印文字准确，呈报、会签、审批、传送准确，使用文体格式准确。掌握良机，就是行文要选择有利适当时机。外交文书处理的时间性要求很强，处理要及时，有的必须限时办理。尤其是重要的文书往来，收到后是否迅速答复一般被视为对该问题的一种态度，甚至反映了对发文国的一种政治态度。一般说来，及时迅速地处理来文是外交办案工作的重要特点之一。有时因某种原因或出于对某个问题的某种考虑，对某国关于某问题的来文拖压缓办，不予置理以至拒收退回，就体现了一种明显的态度。有时时机在外交事务中显得特别重要，抓住了有利时机就能赢得胜利，甚至创造奇迹；一旦错过了有利时机，就会变主动为被动，甚至造成不可弥补的损失。凡事赶前不赶后，赶早不赶迟。“及时、准确”地处理文件，有利于掌握时机。同时，在日常业务调研的基础上，要经常审时度势，注意国际事态的变化，做好处理文书的各种准备工作。我国古人说得好：“凡事预则立，不预则废。”毛泽东也曾多次教导我们：“不打无准备之仗。”这也是及时、准确做好文书工作的有力保障。
2.安全、周密、保证质量
处理外交文书必须做到安全传递，安全处理。它包括必须保守国家机密，文书不丢失，不错漏走样，不损坏，不无故拖压。在办理文书的各环节中，安全是第一要素。周密是对文书工作质量的要求。无论做什么事都必须讲究质量，何况处理外交文书关系到国家外交政策的实施，关系到党和国家的根本利益呢。周密包括处理文书的各环节要做到井井有条，不忙乱，不松懈，不轻率，要有严密的工作纪律，科学的办事程序，严格的工作制度，讲究实效的工作方法。安全是前提，周密是处理文书质量的保证。处理每一份文件，只要对外一表态就体现了国家的一个外交举动。解决复杂的国际问题，要求处理外交文书必须慎重；草拟文书前，必须弄清事态真象，思虑周全；需要行文者，抓住有利时机就要稳妥、果断。对事前没有指示的问题或出现的新情况、新问题必须及时请示，不操切从事，确保处理外交文书的质量。保证质量是处理文书的关键。
3.严肃、细致、环环紧扣
严肃、细致是对处理文书工作作风而言。处理外交文书是政治性、政策性和法规性很强的工作，要求做这种工作的同志必须具备高度的政治责任感，要有高度的爱国主义和国际主义精神，要有比较全面的文化知识，科学的工作态度和方法。外交是内政的延伸，外交事务往往比内政事务更复杂。要求正确处理每一份文书，就是一个标点也不能有差错。内政文书由于某种原因不慎有错，可以另发更正，以至撤回；而外交文书一经发出，则驷马难追（在通常情况下，外交文书一经发出，不能再更正，更不能收回）。在我国外交史上，因处理外交文书上的一个数码之错给国家造成重大损失的事例是有过的；因剪错一个信封，个人受了处分的事例也是有过的。处理外交文书的各环节都有自己的任务和分工，但又都是为了同一个目的，对任何一个环节，都必须认真地办理，且要环环扣紧，反对马虎草率，不负责任的松懈作风。
4.庄重、大方、实用美观
外交文书是国家之间、国家与国际组织之间的公文，它的内容体现了国家的外交政策，其文体、文本形式又体现了一个国家的民族特色。世界各国都很重视外交文书的规格、格式和文书外表形状。根据国际惯例，各种不同文体，又有各种不同的规格、格式和外表形状的文本。对文本要求庄重、大方、实用、美观。庄重，要求用纸质量高，印制精良，色泽和谐，字句准确、严密，带国徽，有的要带衔；大方，要求款式考究，规格稍大；实用，要求方便使用，有利传递，有利保管；美观，要求造型艺术，具有本国民族特色，又尊重国际惯例。
（三）撰写
撰写外事文书稿件是一项非常严肃的工作，是办理外事案件，进行外事工作的重要内容，是外事业务的重要组成部分，是处理外事文书的重要环节。世界上任何国家的外事文书都体现着本国的外交思想和外交政策，体现着本国的法规和政策。因此，撰写外事文书要有爱国心、高度的政治责任感，要精通国内外的政策和法规。一般基本要求是：
1.必须坚决贯彻执行国家的基本国策和外交政策
撰写外交文书必须在国家宪法和有关法规的指导下，贯彻执行国家的外交政策、方针、战略和策略思想，并要全面熟悉和了解国内政策和国际上的法规、制度。要求外事文书稿件具有高度的政策性、思想性、准确性、及时性和严格的组织纪律性，不断提高撰写外交文书的质量。我国是社会主义国家，撰写外事文书时，必须坚持四项基本原则和党的基本路线，体现社会主义新中国的基本国策和外交政策，为建设具有中国特色的社会主义服务。
2.实事求是，不亢不卑，礼尚往来
处理国家关系要在和平共处五项原则的前提下进行。我国是世界上人口最多的大国，主张大小国家一律平等。对任何国家不亢不卑，以礼相待，礼尚往来，既反对霸权主义，又要防止大国沙文主义，应稳重地、恰当地处理每一个国际问题。撰写外交文书时，要深入学习和研究国家的外交政策和根据具体情况制定具体方针政策，同时要注意来文国的情况和国际惯例，用党和国家的英明外交政策争取和团结国际朋友，顺利地开创外事工作的新局面。
3.重视调查研究，掌握国际问题的详情
撰写外交文书前，对要解决的问题必须进行周密的调查研究；对重大的国际问题，要弄清背景和事态的发展过程，掌握真实可靠的材料，知彼知己，明确双方论据以及各方态度、作法；凡原则性较强的问题，或一时把握不大的问题要及时请示，不擅作主张、随意撰文、轻率答复。
4.立场坚定，旗帜鲜明，高屋建瓴，面向世界
内容涉及重大国际问题的外事文书，例如，声明、宣言、国家领导人对外讲演稿等，除根据当时的具体问题面对具体国家的政府和他们的领导人外，有些内容还要面向世界人民，风格要高，气魄要大，高屋建瓴，旗帜鲜明，不能简单就事论事，软弱无力。同时也要韬光养晦，注意策略性。
