三、意见的写作要领
1.适时而发，掌握分寸 意见行文方向具有多向性，它都应适时而发，不应干扰上下左右的布局，造成不当影响，甚至得不到答复或响应。对不同行文方向的意见，要据情掌握好表述的分寸。作为上行文的意见，应按请示性公文的程序和要求办理。所提意见如涉及其他职能部门职权范围内的事务，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调；仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出自己的建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关决定。下行文的意见，如文中对贯彻执行事项有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文的意见，提出的意见可供对方参考。总之，意见是供别人执行或参照的；而上行、下行、平行文的对象不尽相同，所以表述和措词一定要适当。
2.针对性强，便于操作 意见所表述的见解、看法或所提出的处理办法，都是针对实际工作中需要解决的问题，进行有的放矢的分析研究而形成的。因此意见写作应该表现出对于实际问题的针对性、相关性和切实有效性，不能夸夸其谈，漫无边际地讲空话。须知意见的制发是供人参照实施以求解决问题的。
第二节 函
一、函的作用
不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项，用函。
函属于知照性公文，它的用途比较广泛。不相隶属机关之间商谈公务、接洽工作、询问事情、征求意见、答复问题、请求帮助及通报情况、催办事务等等，可以用函；单位或下级向归口管理部门或上级请求对某一事项予以批准，归口单位或上级答复审批事项，都可以用函。
函既可以在平行机关及不相隶属的机关之间使用，也可以在上下级机关之间使用。它的特点是轻便、简捷。
复函在法定权限内批准或答复问题，同样具有行政约束力。但作为私人沟通的函、便函，它们一般没有相应的公文格式，不编文号，不列标题，不必归档，不是正式的通用公文。
函，从内容上划分，可以分为商洽性函、询问性函、答复性函和请求性函。
1.商洽函 它用于不相隶属机关之间（党的《公文处理条例》规定，函适用于“机关之间”其他未加限制）商洽工作。例如参观考察、人员培训、职工调动等，可用商洽函。
2.询问函（答复函） 它用于不相隶属机关之间（党的《公文处理条例》规定，还适用于机关之间）询问和答复问题。
3.请求批准函（答复审批函） 它用于不相隶属机关之间请求批准与答复审批事项。
从行文方向划分，函可分为发函与复函两类。发函是本机关主动向受文单位商洽工作、询问问题、知照情况或向有关主管部门请求批准事项；而复函则是本机关答复受文机关所提出的有关联系工作、询问问题或请求批准诸事项的回函。
二、函的体例格式
函的正文结构，由函请（复函）缘由、函请（复函）事项与尾语组成。
1.函请（复函）缘由 即正文开头，要写明发函的缘由和目的。复函如同批复一样，要引据来文，一般为“×年×月×日来函（文号）收悉”。
2.函请（复函）事项 即正文主项。发函应把函请事项与要求表述清楚，使对方明白需要了解或必须作复的问题；复函则要有针对性，针对来函所提事项或问题，给予明确的答复，不能不置可否或答非所问。发（复）函均应直陈直叙，不作引申议论。
3.尾语 即正文结尾。发函用“即请函复”、“专此函达”等；复函用“特此函复”、“此复”等。不用“敬礼”尾语。
【例文19】
国务院办公厅关于公开发布天气预报有关问题的复函
中国气象局：
你局《关于加强发布公众天气预报归口管理问题的报告》（国气发[1993]13号）收悉。经国务院同意，现将有关问题复函如下：
一、为保证向社会公开发布天气预报和灾害性天气警报的准确性，更好地为国民经济建设和保障人民生命财产安全服务，国家对公开发布天气预报和灾害性天气警报实行统一发布制度。由中国气象局管辖的各级气象台（站）负责发布，其他部门、单位及个人未经省级或省级以上气象部门同意，均不得向社会公开发布各类天气预报和灾害性天气警报。
二、其他部门所属的气象台（站）或机构，只负责向本部门发布专业天气预报。
三、通过广播、电视、报刊、电话等手段向社会公开发布的天气预报和灾害性天气警报，一定要利用气象部门提供的适时气象信息。
国务院办公厅
一九九三年七月一日
这是一份为答复问题而制发的复函。标题三要素齐全。尤其是发文事由十分具体；文种一项还标明了函的类别（复函）。正文开头首先引述对方来文的标题和文号；这是对发文缘由的说明，也是复函写作中一个十分明显的特点。“现将有关问题复函如下”，是常用于复函中开头和主项两个部分之间的过渡性语句。主项部分针对来函内容提出具体的答复意见；这些答复意见具有明显的政策性和指导性。这份复函没有单独的结尾部分，也没有使用“特此函复”之类的习惯性用语。三个问题答复意见写完，正文也就结束。因为所有答复都得到肯定，不存在疑问。
【例文20】
商务部办公厅关于请报送农轻纺、医药产品出口基地和商务平台情况的函
商办贸函〔2010〕65号
为加快外贸结构调整和发展方式转变，努力实现外贸“保份额、调结构、促平衡”，2010年起，我部将着力加大支持力度，建设一批农轻纺、医药产品出口基地，培育若干商务平台。为进一步了解各地有关产品出口基地、商务平台建设情况，请协助提供以下情况：
一、出口基地
（一）各地已经形成、产业集群优势明显的轻工、医药产品、纺织服装出口基地情况，包括：基地特色产业名称、内容、品牌及研发能力等。
农产品出口基地包括：种植基地、畜禽养殖基地、水产养殖基地（围栏养殖、网箱养殖、池塘养殖、工厂化养殖、滩涂/吊养/底播）、农产品及食品加工基地等。
（二）各轻纺、医药出口基地特色产业相关统计数据，包括：特色产业总产值、销售收入、进出口总额、出口供货值、利税总额、从业企业及人员、研发投入等情况。详见附表1。
农产品出口基地有关情况包括：基地名称、年产值、年销售额、年出口额、基地规模、主要出口产品、出口品牌、主要出口企业、主要出口企业是否为龙头企业（注明：国家级/省级）、卫生注册/备案情况、认证情况、实验室/研发中心建设情况、地方扶持政策及对农产品出口基地建设的意见和建议等。详见附表2。
二、出口基地产品涵盖范围
轻工产品：塑料制品、箱包、鞋类、伞具、发制品、陶瓷、玻璃制品、珠宝首饰、乐器、家具、玩具、工艺礼品、文具、旅游休闲用品、五金制品、眼镜等。
医药产品：中药材及饮片、提取物、保健品、中成药、西药原料、西成药、生化药、医疗器械及设备类。
纺织服装（含丝绸类制品）。
农产品：海关统计农产品口径范围，即《海关进出口税则》1-24章及相关编码。
三、商务平台
平台总体情况：包括名称、特色、规模、运行模式、扶持政策等。
平台统计数据：包括交易额、出口额、出口供货额、从业人员等。详见附表3。
有关材料请于2010年1月29日前反馈商务部（外贸司）。
特此通知。
联系人：（共四人，略）
商务部外贸司：
附表1：各地轻工、医药产品、纺织服装出口基地情况调查表（略）
2：各地农产品出口基地情况调查表（略）
3：商务平台情况调查表（略）
商务部办公厅
二〇一〇年一月十九日
这是主动发出的事务性的函，比较翔实。它是最近商务部办公厅要求下属各单位就其“出口基地”、“出口基地产品涵盖范围”和“商务平台”等情况（均有附带的表格）的公函，并要求有关单位与商务部外贸司四位具体工作人员联系。此函最主要的是函告的事项极为清晰、简要，便于下级知照执行，是一份有代表性、事务性的联系函。
三、函的写作要领
函（去函和复函）的行文要求简洁明快，语言质朴，直陈直叙。因为这是公文，不是社交活动。此外应注意：
1.用语讲究分寸 注意对方机关的职权范围与隶属关系，公事公办；但亦应有分寸，语气恳切平和为宜，态度一般应留有商讨余地。
2.简明扼要 去函应力求说清问题的来龙去脉和关键的所在；复函应针对来函提出的问题简明扼要予以答复。如有再讨论的余地，则可提出（如对平行文和下行文）不同建议再请发函机关斟酌。函的行文比较缓和，不同于其他公文那么严峻。
第三节 会议纪要
一、会议纪要的作用
记载、传达会议情况和议定事项，用会议纪要。
会议纪要属实录性公文。它应简明扼要，又真实地反映会议的结果。它要根据会议记录、会议临时文件以及其他有关材料精细加工、整理综合，把会议过程的主要情况和会议的议题、议定的事项，包括会议的基本精神等等，都通过纪要反映出来。会议纪要对于上级机关能起到反映情况、汇报工作的作用；会议纪要对下级机关能起到统一认识、指导工作的作用。抄送平行机关或不相隶属机关的会议纪要，则能起到沟通情况、知照事项，有益于相互配合和协作的作用。
经过与会代表或有关与会人员所通过的决定、决议等具有法定约束力，与会单位应遵照执行。会议纪要如经行政机关正式批转下达，则在发文范围内具有指挥作用和行政约束力。
会议纪要是会议文件。但并非一切会议都要形成会议纪要，通常只有县级以上机关的办公会议，以及大中型会议或比较重要的会议，才要求写作公文会议纪要，一般会议则并不需要写作会议纪要。另外，国家机关常有两个平行单位之间为共同关心的事项经过会商达成一致的意见而发布正式的会议纪要以为约束。如2007年间铁道部和各省政府之间为铁路建设事业经会商而发表的一些会谈纪要，都记录了双方的共同意见。
二、会议纪要的分类
会议纪要按其内容和功用的不同，可以分为指示性会议纪要、通报性会议纪要和信息性会议纪要。还有一种是例行性的如各级党政领导内新的会议纪要，一般不另行文。这类会议纪要大多记录简明，以为传达、执行存档和备考的依据，包括一般决定和工作安排，人员调配和任免等等，较少需要另行发文。
1.指示性会议纪要 这主要是指在传达会议的一般情况以外，重点放在传达指示精神。因此这类纪要写作的难度较大，要把精力更多放在把握会议的基本精神之上。
2.通报性会议纪要 这类会议纪要在上下机关通气、会内会外通气，以沟通会议精神和决定，并要求全力贯彻会议决定事项。
3.信息性会议纪要 它实在就是会议新闻，不过要作为文件发布和归档。但既然是会议新闻，就无需保密，内容也就应该鲜活、通俗和易懂。这样的会议纪要的价值就和会议新闻几近相等了。
