（四）网络服务
档案网络服务是近几年来基于互联网建立起来的一种全新的档案提供利用方式。其具体方法是档案部门将经过提炼加工后的档案信息连接在专门的网站和网页上，利用者根据自己的需要随时进行异地查阅。网络档案信息服务超越了时空界限，充分发挥了网络的互动功能，利用超文本链接提供多媒体服务，效果十分理想。但网络技术目前的一些明显的缺点妨碍了网络服务的开展：一是大量的电子档案不可能都存储在网络中，否则将会对网络资源带来浪费，档案部门虽可以采用根据利用者的需求定期向系统加载信息的方法解决这一问题，但毕竟影响了档案信息作用的全面发挥。二是档案利用权限不易控制，档案信息与一般网络信息不同，它有着较强的政治性和机密性，一旦失控，将会给国家和单位造成不可挽回的损失。目前我国网络的安全性还存在着较大的隐患，防范能力差、抗攻击能力弱等技术缺陷，硬件设施、软件环境依赖国外等问题都会影响网络服务的正常运行。三是网络资源需要定期维护、定期更新，需要必要的人力、财力、物力的支持，对档案工作人员的素质也有着较高的要求。就目前的情况来看，一些档案部门的网络服务还流于形式，有些跟着政府上网的大潮，建立起自己的网站，但却不知道如何发挥作用，因而其网站除了一个并不漂亮的主页外别无他物。还有的内容几年如一日，除了一些档案部门的基本信息，如电话、地址、机构设置外，没有真正可利用的内容。如何最大限度地利用网络资源，更新档案提供利用的形式，对档案部门提出了新的挑战。
档案网络服务不仅是现代社会的档案需要，而且也是贯彻我党提出的建设政治文明的重要举措。要保证档案网络服务的顺利进行，各级档案部门应从思想上高度重视，把它作为档案提供利用的重要措施和社会民主化进程的重要举措，在技术、人才等方面加大投入，尽快完善网络服务的技术环境，适应时代发展的要求。
四、档案用户的特点
要掌握档案用户的特点，首先应从档案用户分类入手，根据不同类型的档案用户，加以区分对待。从不同的划分标准出发，可以把档案用户划分为以下几类。
（一）按基本性质分，档案用户可分为团体用户和个人用户
团体用户是档案部门的主要对象，他们利用档案的频率高，查询范围相对稳定，档案发挥作用明显。档案部门应有意识地与团体用户加强联系和合作，及时了解他们的工作任务和利用要求，有针对性地编制一些档案检索工具和参考资料，积极主动地为他们服务。
个人用户尽管只是档案用户中的一小部分，但近几年人数已呈上升趋势。这类用户除了少数专职研究人员外，大多不太固定，往往是为了某一个具体问题来查找档案。他们的要求复杂，档案发挥作用有限，但满足他们需要却是实现档案价值、扩大档案工作的影响、提高人们的档案意识、争取更多的利用者的有效途径。
（二）按与档案部门的关系分，可以分为主要用户、次要用户和潜在用户
主要用户是指与档案部门关系密切，长期利用档案的单位或个人，在利用工作中应优先解决他们的需要；次要用户的利用频率虽然没有主要用户那么高，但与档案部门联系也较为密切，是档案部门不可忽视的服务对象之一；潜在用户是指那些有利用档案的动机，但尚未采取行动的用户。潜在用户的存在往往是由于档案部门与用户之间的信息沟通不畅，用户不了解档案部门的收藏内容、查找方法，档案部门应正视潜在用户的产生原因，通过一定的途径加强信息交流，最终使潜在用户转化成实际用户。
（三）从利用档案的目的分，可分为研究型用户、事务型用户和咨询型用户
研究型用户是为了进行学术研究或编史修志等目的来查找档案，他们往往需要集中查阅大量的档案史料，在提供利用过程中应注意信息的系统、全面和完整，而有些分析、综合、提炼工作则可以有利用者自己完成。事务型用户的查找目的比较单一，只是为了解决工作中的某一个具体问题，他们所需要的是准确、迅速地利用档案，因此在提供档案的过程中应注意提高查准率，不要让用户花过多的时间进行寻找、分析、比较。咨询型用户一般只需要了解有关某一问题的基本事实，在利用中可以采取口头或书面回答用户提问或为用户提供档案证明等形式来满足利用者的需求。
（四）按利用者的利用频率分，可以分为长期用户、周期用户和临时用户
长期用户一般需要档案为其提供经常性服务，他们对档案管理水平、检索质量要求较高，档案部门应与他们建立良好的协作关系，经常听取他们的意见来改进自己的工作。周期用户的利用有一定的规律，每逢一些周期性的活动、重大事件、重要节日或纪念日，他们会在较短时间内利用大量的档案材料。档案部门应注意掌握其中的规律，尽可能在事前做好各项准备工作，如编制专题目录、文件汇编等，变被动服务为主动服务。临时用户尽管利用时间短，要求比较简单，但在接待中如能热情主动地为其提供优质服务，充分满足他们的需要，增强他们对档案部门的信任感，就有可能使他们变为长期用户或周期用户。
注意事项
（一）档案服务的针对性
1.要了解本单位业务、形势和工作进展情况，增强超前意识，有的放矢、快速高效地做好档案服务工作。
2.要善于提供经过筛选、综合、归纳和提炼而成的档案编研成品，还要善于利用国家各级各类档案馆的档案，甚至要提供由档案、图书和情报综合而成的信息。
3.要对不同级别的用户分别对待，明确不同用户的不同利用权限。一般来说，决策层、高级管理者、高级技术人员的利用权限大于一般职工。
（二）注意提供档案利用与利用档案的关系
“提供档案利用”与“利用档案”是档案利用工作的两大方面。“提供档案利用”是从档案管理者的角度来讲的，是指档案管理部门利用现有的档案信息资源，通过一定的方式和途径，向档案用户提供档案的一项业务工作。“利用档案”是从档案用户角度来讲的，是指利用者为研究或解决某实际问题，以阅览、复制、摘录等形式利用档案的活动。
“提供档案利用”与“利用档案”两者之间的关系非常密切，是一项活动的两个方面。
有利用需求，才有档案利用工作，有档案利用工作才能实现对档案的利用。这两者表现为一个过程的两个方面。“提供档案利用”是“利用档案”的前提条件，“利用档案”是“提供档案利用”的目的。
本章小结
档案利用工作是档案整体工作中最活跃的一环，是检验和衡量档案部门工作水平的一个标准。档案部门收集、保管档案的目的不是为了“存”，而是为了“用”，因为档案价值不是自动能实现的，它需要档案工作人员对其内容的开发利用。为用户提供利用是档案工作的最终目的。为了更好地服务社会，档案部门在开展利用工作时，重点介绍了开展档案利用的方式和途径，如档案阅览、档案外借、档案复制等；开发档案信息是开展档案利用服务的前提。开发的途径和方式很多，主要是编写档案参考资料；提供档案服务的要求，满足不同对象对档案的需求，从而提高档案利用服务的价值。
【关键概念】档案利用 档案开发 档案服务 档案价值
思考和训练
一、填空题
1.大事记的内容，主要由大事时间和_____两部分组成。
2.统计数字汇集，以_____反映某一单位或某一地区、某一系统的某一方面情况或若干方面基本情况的一种参考资料。
3.我国档案法规定国家保管的档案，一般自形成之日起满_____年即可向社会开放。
4.档案复制本分为副本和_____两种。
5._____是联系档案自身和档案用户两方面因素的纽带，因而也有实现档案价值的基本途径。
6.简要叙述会议过程和基本情况的参考资料是_____。
7.按利用者的利用频率分，档案用户可以分为_______________。
8.档案网络服务是近几年来基于互联网建立起来的一种全新的方式。
9.档案价值是由_____和_____两方面的因素决定的。
10.档案的电子服务是计算机技术迅猛发展形势下兴起的一种______方式。
二、选择题（每题有一个或多个正确答案）
1.下面关于开放档案的公布权的叙述正确的是（）
A.属于国家所有的档案，我国的任何组织和个人均有权公布B.在遵守国家有关规定的前提下，个人所有的档案，档案的所有者有权公布C.省级档案馆可以自行公布上级机关制发的文件D.用户在研究著述中引用的开放档案内容，不必注明出处E.用户在研究著述中引用的开放档案内容，必须注明作者
2.以下属于档案参考资料的是（）
A.丛编B.丛刊C.辑录D.统计数字汇集E.副编
3.以文章叙述的形式介绍某一个全宗档案内容和成分及其意义的一种检索工具是（）
A.全宗指南B.专题指南C.专题概要D.统计数据汇集E.重点反馈
4.按时间顺序简要地记载一定历史时期发生的重大事件的参考资料是（）
A.组织沿革B.专题概要C.统计数字汇集D.大事记E.简报编辑
5.档案业务管理工作中最有活力的一环是（）
A.收集工作B.鉴定工作C.保管工作D.利用工作E.检索工作
6.档案电子服务的方式主要有（）
A.直接利用B.提供拷贝C.通信传输D.网络服务E.间接服务
7.从利用档案的目的分，档案用户可分为（）
A.研究型用户B.事务型用户C.咨询型用户D.利用型用户E.服务型用户
8.通过网络环境直接传递档案信息（通信传输）的优点有（）
A.在较短时间内提供大量的档案信息B.内容丰富C.速度快捷D.效果良好E.互相服务
9.会议简介的主要内容应包括（）
A.会议届次B.召开的时间、地点、主持人、参加人（代表名额、分配情况、列席范围）
C.会议议程D.讨论与会议决策事项E.选举结果
10.科技成果简介的内容一般包括（）
A.项目名称B.项目内容C.投资费用D.主要技术经济指标或主要技术参数E.经济效益
三、简答题
1.如何组织档案展览？
2.如何选择和确定大事？
3.档案提供利用的方式有哪些？
4.怎样做到档案服务的针对性？
四、案例分析
1.一天，某档案馆接待了一位为了落实自己在待遇方面的政策而需要开具档案证明的老干部。为此，档案工作人员需要向这位老人说明制发档案证明的手续和方法。根据所提供的情况，思考下列问题：
（1）用户需要履行什么手续才能开具证明？
（2）档案部门如何为用户制发档案证明？
2.某培训中心根据本单位档案利用工作的需要，将在办公楼里设置一间档案阅览室。办公室的赵主任责成档案室工作人员小郑提出档案阅览室的设置要求，以便进行实际工作。根据上述情况，思考下列问题：
（1）档案阅览室内部应配备哪些设施才能满足需要？
（2）档案阅览室应为读者提供哪些工具书？
（3）档案阅览室应制定哪些规章制度作为保证？
五、实务题
背景说明：你是厦门白鸽公司行政秘书王晓春，下面是办公室主任李雨阳需要你完成的工作任务。
六、技能实训题
根据实际需要编写某种档案参考资料，如某单位大事记、组织沿革等。
