（二）档案保管工作的意义
档案保管工作的意义主要体现在以下几个方面：
1.档案保管工作是档案整体工作的基础。档案工作的前提和基本物质基础是档案，离开档案谈档案工作就失去意义。如果档案保管工作做不好，就会直接危及档案的安全，就可能给党和国家造成严重损失，就会直接影响整个档案事业的发展。
2.档案保管工作是开展档案工作的前提。科学地保管好档案，可以为档案整理、鉴定、编研和利用工作提供物质条件，是其他环节顺利进行的前提。如果档案保管得杂乱无序、门类混乱，其他环节的工作就无法开展。
3.档案保管工作直接关系到档案寿命。保管工作做得好坏，措施得当与否，直接影响到档案的寿命。最大限度地延长档案寿命是档案保管工作的根本任务之一。
（三）档案保管工作的要求
1.注重日常管理工作
为了保持档案库房管理的稳定、有序，注重建立、健全管理规则和制度，加强日常管理，是非常重要的。为此，我们在库房管理中应该做到：归档和接受的案卷及时入库；调阅完毕的案卷及时复位；定期进行案卷的清点和检查，发现问题及时处理。只有持之以恒地坚持严格的日常管理，才能保持库房内档案的良好状态。
2.预防为主，防治结合
在档案保管工作中，保护档案实体安全的方法概括起来主要有两类：一是如何预防档案实体损坏的方法；二是当环境不适应档案保管要求时或当档案实体受到损坏后如何处置的方法。在归档或接受的档案中，实体处于“健康”状态的档案占绝大多数。因此，在档案保管工作中，积极“预防”档案受到各种不良因素的破坏是主动治本的方法。我们应该采取各种措施，确保这些档案的长期安全。同时，还应该通过加强日常管理和检查，及时发现档案实体出现的“病变”情况，以便于迅速地采取各种治理措施，阻断或消除破坏档案的有害因素，修复被损坏的档案，使其“恢复健康”。预防为主，防治结合，才能全面保证档案实体的安全。
3.重点与一般兼顾
由于档案的价值不同，保管期限长短不一，所以，在管理过程中，我们应该掌握突出重点，兼顾一般的原则。对于单位的核心档案、重要立档单位的档案、需要长期保存的档案，应该加以重点保护，尽量延长档案的寿命。同时，对于一般性、短期保存的档案也要提供符合要求的保管条件，确保其在保管期限内的安全和便于利用。
（四）档案保管的物质条件
档案保管的物质条件是档案库房管理所需一切物质装备的总称。档案的保管工作必须依托一定的物质条件才能实现。
1.档案库房
档案库房建筑是档案保管最基本的物质条件，是档案保管中长期起作用的因素，其质量直接影响档案保管中各项设备的采用与效果。为此，国家档案局制定了《档案馆建筑设计规范》，作为档案管理机构建设档案库房的标准。
但是，在实际工作中，因受职能、规模、财力等因素的限制，各档案室（馆）在库房建筑配置上不可能完全一致，因此，应该分情况解决。档案馆应该按《档案馆建筑设计规范》的要求建设档案库房；档案室在档案库房的选址或建造上也应该尽量向《档案馆建筑设计规范》的要求靠拢。在无法达到其要求的情况下，也必须注意：第一，档案库房要有足够的面积，开间大小要适合。第二，库房必须专用，不能与办公室合用，也不能同时存放其他用品。第三，档案库房必须是坚固的正规建筑物，临时性建筑不能作为档案库房。第四，档案库房应该远离火源、水源和污染源，符合防火、防水、防潮、防光、防尘、隔热等基本要求。因此，全木质结构的房屋和一般的地下室均不宜作为档案库房使用。第五，档案库房的门窗应具有良好的封闭性。
2.档案装具
档案装具是指用以存放档案的柜、架、箱，它们是档案室（馆）必需的基本设备。
档案装具在制成材料、形式和规格上的种类很多，其特点各有不同。一般说来，封闭式装具比敞开式装具更有利于对档案的保护；金属的装具比木质的更坚固，并有利于防火。
目前的档案装具中，活动式密集架在有效利用库房空间、坚固、密闭方面具有较好的性能。活动式密集架平时各架柜合为一体，调卷时可以手动或自动分开，比常规固定架柜节省近2/3的库房面积。新建库房如果使用活动式密集架则可比使用常规固定架柜节省近1/3的建筑费用。但是，安装活动式密集架要求地面承重能力在每平方米2400公斤以上，同时还必须考虑整个建筑物的坚固程度以及使用年限等相关因素。
3.档案保管设备
档案保管设备是指在档案保管、保护工作中使用的机械、仪器、仪表、器具等技术设备，它们主要有：空调机、去湿机、加湿器、通风机、温湿度测量仪、防盗和防火报警器、灭火器、装订机、复印机、缩微拍照及缩微品阅读复制机、光盘刻录机、通讯及闭路电视监控设备、消毒灭菌设备以及档案进出库的运送工具等。
4.档案包装材料
档案包装材料主要有卷皮和卷盒。现有国家标准《文书档案案卷格式》（GB/T9705-1988）规定：卷皮分硬卷皮和软卷皮两种。硬卷皮封面及封底尺寸为300mm*220mm或280mm*210mm（长*宽），厚度有10mm、15mm和20mm三种；软皮卷规格为297mm*210mm（供A4型文件纸用）或260mm*185mm（供16开型文件纸用），且必须与卷盒同时使用，即用软卷皮包装并装订的案卷必须装入卷盒中存放。卷盒的外形规格为300mm*220mm（长*宽），厚度有30mm、40mm、50mm三种规格。卷盒须有绳带等扣紧装置。
5.消耗品
消耗品是指用于档案保管工作的易耗低值物品，如防霉防虫药品、吸湿剂、各种表格及管理性的办公用品等。
档案库房、装具、设备、包装材料和消耗材料在档案保管工作中构成一个保护链条，共同发挥着为档案创造良好环境、保护档案免受侵害、维护档案完整和安全的作用。因此，档案室（馆）在开展档案保管工作时，应根据档案保管的整体要求和自身的情况，本着合理、实用、有效、节约的原则对这些物质条件进行配置。
本章小结
档案管理泛泛而讲，是对档案（包括电子档案等特殊载体的档案）实体和档案信息的管理，包括对档案管理工作的起点——档案收集工作。本章主要是指根据社会利用档案的客观需求，科学地对立卷归档后的档案进行科学管理，以实现档案的价值。其工作环节包括：档案整理、档案检索、档案鉴定、档案保管等环节，各个环节又有各自的工作内容和目的。档案管理工作是档案部门大量地日常工作，意义非常重大。档案管理工作的各项内容、各个环节是一个稳定的有机整体，既互相区别又互相联系，既互相制约又互相促进。档案管理人员不能静止地、孤立地从事档案管理工作，而应该按照档案管理工作的内在规律和各环节之间的基本程序科学地去管理，把档案管理工作做好，为社会各项建设服务。
【关键概念】档案整理 档案检索 档案鉴定 档案保管
思考和训练
一、填空题
1.1971-1975年的工作总结，按年度分类整理归档时，应归入_____年度。
2.长期保管的档案，保管时间是_____。
3.档案保管期限表的最基本的项目是条款和_____。
4.我国档案法规定国家保管的档案，一般自形成之日起满_____年即可向社会开放。
5.档案库房建设应遵循_______________的原则。
6.档案检索工具的基本功能是_____和检索。
7.档案保管单位向申请询问、核查某种事实在所藏档案中有关记载的利用者所出具的书面证明材料，称为__________服务。
8.电子档案价值的鉴定可分为内容鉴定和_____两个方面。
9._____是档案保管最基本的物质条件。
10.档案库房内的温度是直接影响档案自然寿命的环境因素，适宜于纸质档案保存的库房温度是_____之间。
二、选择题（每题有一个或多个正确答案）
1.建立档案实体秩序，使档案系统化的工作为（）
A.整理工作B.收集工作C.利用工作D.检索工作E.分类工作
2.分析档案价值的一般方法之一是分析档案的（）
A.保密制度B.保管期限C.完整程度D.保管制度E.管理制度
3.档案装具在库房中的排放应该（）
A.紧贴窗户B.紧贴墙壁C.与窗平行D.与窗垂直E.与窗交叉
4.下列著录项目中揭示内容特征的项目是（）
A.档号B.作者C.主题词D.载体E.光盘
5.对档案价值的鉴定应该以（）的评价为标准。
A.社会利用B.主要用户C.档案部门D.领导E.书记
6.销毁准销档案时，必须实行（）以上监销制度。
A.1人B.2人C.3人D.4人E.5人
7.一般库房的相对湿度应为（）
A.14％～20％B.30％～40％C.30％～50％D.50％～65％E.40％～45％
8.档案保管的物质条件有（）
A.档案库房B.档案保管的消耗品
C.档案包装材料D.档案保管设备
E.档案装具
9.档案保管工作的要求有（）
A.重点与一般兼顾B.注重日常管理工作C.预防为主，防治结合D.加强联系
E.上下互动
10.下列属于档案保管场所管理“八防”内容有（）
A.防火B.防水、防潮C.防霉D.防虫、防光E.防尘、防盗
三、简答题
1.档案整理工作的内容与意义是什么。
2.档案检索工作的内容和意义是什么。
3.档案保管工作的意义是什么。
4.如何做好档案日常管理。
四、论述题
1.论述如何正确判定档案文件所属年度。
2.论述档案销毁的程序和方法。
3.论述建立电子档案检索系统的流程。
五、实务题
背景说明：你是杭州邵华公司行政秘书李朝阳，下面是办公室主任孙征刚需要你完成的工作任务。
五、技能实训
1.某某商贸公司内部机构健全，有时会调整，各内部机构档案分别处理，界限较明确。根据上述情况，分析该公司的档案应采用何种复式结构分类法为宜？为什么？
2.对某单位的档案进行分类整理、鉴定其价值并确定保管期限；参观某单位档案馆，了解档案保管技能。
