3.电子邮件
电子邮件是计算机之间发送信息的系统。信息可以键入或扫描录入，通过邮箱系统发送。
（1）优点
①传递信息迅速；
②可减少用纸及发送纸面邮件的费用；
③信息能同时发送给多个邮箱；
④能发送图表、照片等各种类型信息；
⑤使用密码能维护信息的安全和机密。
（2）缺点
①由于发送信息容易，导致信息量大，易被淹没在电子邮件中；②收件人必须有兼容的设备；
③有效地发送电子邮件需计算机培训。
4.可视化辅助传递
可视化辅助传递用来帮助理解工作任务和信息，可用于消防、安全布告及出口标志等。
（1）影像
利用摄影和录像技术传递信息，能形象地表示信息，具有真实性、直观性和感染力，具有其他信息传递方法达不到的效果。如制作录像带介绍产品性能、推销产品、宣传企业的服务、安全培训等。
（2）投影
投影用于演示信息，将信息投影到屏幕上，引起人们对信息内容的关注。投影能体现专业化的演示水平，文字要大，字数要少，显示清晰。
（3）展示架
展示架包括展板和架子，用于展示信息。
（4）展示或示范
展示产品实物；演示实际操作。
（5）布告栏
布告栏用于张贴通知或布告等，通常将信息用图片和大号字体记载于大纸张上展示。
知识链接
一、信息传递的意义
1.信息只有经过传递才能实现其价值。信息本身所具有的价值叫做潜在价值；信息实际发挥出来的作用，叫做实用价值。信息传递是将信息的潜在价值转化为实用价值的重要环节。不经过传递，无论信息的潜在价值有多大，也不能发挥作用，也就无法实现其实用价值。
2.信息只有经过传递，才能成为领导决策的依据、组织指挥的前提、管理控制的基础。为各级领导把握全局、科学决策和实施领导提供及时、准确、全面的信息，是调查研究与信息工作的根本目的。领导机关在进行决策、计划、组织、控制、指挥的管理过程中的每一个环节，都离不开信息，离不开信息的传递。
3.信息的传递是调查研究与信息工作的一个重要环节。人们收集、加工整理信息的目的不是为了收藏，而是为了利用。从整个调查研究与信息工作来看，如果信息不传递，信息的收集和加工整理工作，就成为无效的劳动。信息只有经过传递，才能变为实际利用的资源和现实财富。传递速度越快，范围越广泛，实现的财富也就越多，取得的经济效益和社会效益也就越大。
二、信息传递的方向
（一）信息的内向传递
信息的内向传递是指为了进行协调和合作，企业内部之间进行信息交流。通常用于：传递本单位当前工作的重要安排和部署信息、工作进展情况信息；了解员工对本单位工作的看法；了解公众对企业产品质量、销售情况和售后服务等方面的意见及社会各个方面发展的情况的信息，并将这些信息或意见进行传递。信息内向传递的目的是为了达到单位内部、单位与公众之间的相互理解以及单位与社会发展的协调一致。
（二）信息的外向传递
信息的外向传递是指秘书在日常工作中有效地利用各种媒介传递信息。如通过印刷媒介类的报刊、书籍、宣传材料和电子媒介类的广播、电视等向公众传递信息。宣传企业的经营政策、业务进展、产品销售情况，树立企业的形象，增进社会公众对企业产品及服务的了解和认可。
三、信息传递的要素
信息传递必须具备三个要素，即信源、信道、信宿。
（一）信源
信源即信息的来源，分为原生源和再生源。前者生成的信息以原始信息形式直接进入传递；而后者是指收集、加工后以二次信息的形式进入传递。
（二）信道
信道是信息传递的通道，包括信息传递的媒介和运行方式。
（三）信宿
信宿是信息传递的终点，包括接受信息和利用信息。
四、信息传递的要求
秘书机构提供信息服务，必须符合下列要求。
（一）针对性
针对性即针对不同层次的服务对象、不同时期的工作重心，提供不同内容的信息，以满足各级领导的信息需求。秘书人员要善于把握领导需求，紧贴时代脉搏，掌握基层实际，把领导需要了解和需要领导了解的信息捕捉到、采编好，及时上报。
（二）多样性
多样性，即秘书为领导机关提供的信息，在内容上要有多样性，不能过于单一；在形式上也要有多样性，不能千篇一律。
（三）适时性
适时性，即把握领导者对信息需求的火候，适时提供领导者正需要的信息，犹如雪中送炭、雨中送伞那样适时。
（四）保密性
有些信息在一定的时间内需要保密，秘书在提供信息时必须遵守保密原则，做到上下有别、内外有别，不该传的信息绝对不传，防止信息泄密。
注意事项
一、区别对象按需传递信息
信息传递要区别对象，高层次决策者需要综合性和预测性的信息，基层管理者则主要需要具体的业务信息。秘书要针对不同对象的不同需求提供信息，因人、因事而异，提高信息的利用效率。
二、做好例行信息的传递工作
信息工作是秘书日常工作的重要组成部分，信息的上承下达都要经过秘书，秘书应做好信息的传输和接收工作。如每天转交当天的邮件、信函，汇报前一天交办事项的执行情况；定期编写内部资料，发布有关信息；定期的例行会议上沟通情况、传递信息。
三、加强非例行的信息传递工作
决策者及有关人员、部门在工作中急需某些信息时，秘书要及时收集有关信息进行传递。如经理要出国与一家公司进行商业谈判之前，秘书应提供有关这家公司的背景材料以及所属国家的社会文化习俗等信息。
秘书从其收集到的信息中发现重要情况时要立即传递信息，如本企业所用原料的国际价格即将上涨；公司发行的股票突然被人大量收进；由本公司独占的产品市场，突然出现某境外公司企图涉足的迹象。秘书一旦接收到这类信息，必须迅速向决策者或有关部门传递。
四、运用现代化信息传递方式
秘书应当发挥现代化的信息交流技术在信息传递中的作用，利用全球联网的电话、电视和数据传递网络、光盘和新的多媒体技术等传递信息。弥补目前在获得信息方面存在的地理、社会和经济上的差距，使信息产生更大的社会效益和经济效益。
第三节信息存储
学习目标
本节内容能力要求较高，应采取理论与实践相结合的教学方法。通过模拟仿真操练，使学生掌握运用各种存档装具与设备系统储存信息，并提高及时迅速检索的能力。
案例分析
秘书张维丽在报纸上看到一条消息：在国新办发布会上，人力资源和社会保障部部长在回答本报提问时说，农民工养老保险办法和城镇职工养老保险转移接续办法，目前都已有初稿，争取能在今年底或明年初推出。部长透露：方案给农民工两种选择，在异地比较稳定就业而且长期居住在工作地的，可以选择城镇企业职工的养老保险。对流动性较强的农民工，就是在单位和个人缴费比例上都要减少，而单位和个人的缴费大部分计入个人账户，可以携带、转移。张维丽想到公司里也用了一些农民工，觉得这是一条有用的消息。连忙将登有该条信息的报纸保存起来，并拿出信息登记簿登记下来。
[分析]
秘书在办公室工作，每天都会通过各种途径接触到各种信息，只要做个有心人，随时记录、收藏、存储，日积月累，就能为自己的工作提供可靠的依据。张维丽注意了信息的保存和登记，这是信息的存储方法。信息存储的方法和过程都有许多学问值得学习。
理论知识
一、信息存储的方式
（一）手工存储
所有单位都有纸面记录，需要排序和存储，通常是手工保存在办公室的文件夹或文件柜中。手工存储也可用于存储计算机信息，如磁盘、光盘。
1.组成手工存储包括信息原价存储和目录、索引存储两方面。
（1）信息原价存储
信息原价存储指文字材料、录音带、录像带、胶卷底片等的存储。
（2）目录、索引存储
对于大量的信息材料，秘书应当另外编制目录或索引卡，与原始信息一并存储，以便检索利用。索引卡是一种厚纸板，可立于文件柜中，隔开文件夹，起到分类作用。索引卡分为有洞和无洞两种。有洞的，可穿在文件柜中的挂钩上，使之不易失落，而分类的顺序也不致弄乱。但若文件柜没有挂钩，就必须用下方无洞的索引卡才整齐。
2.优缺点
（1）优点
①信息便于利用；
②一旦找到信息能直接阅读；
③存储设备便宜。
（2）缺点
①文件夹、文件柜占用空间大；
②文件可能受到火、潮湿、蛀虫的破坏；
③一旦信息存放排列有误，会给信息查找带来麻烦。
（二）计算机存储
随着计算机技术的广泛应用，秘书可将信息资料制成软件，存储在软盘、光盘或其他电子介质中。以数据库、电子表格、文字处理或其他应用程序的形式形成的信息能以计算机存储保存，例如软盘、硬盘、网络位置、CD-ROM、磁带。无论使用哪一种方法，都应定期备份，并将备份另行存放。
1.优点
（1）计算机存储的信息量大；
（2）可以节省存储空间；
（3）信息容易编辑或更新；
（4）保存在网络系统的信息，能迅速查找。
2.缺点
（1）要懂计算机操作；
（2）需要昂贵的设备；
（3）信息能被病毒破坏；
（4）由于软件和系统的提高和升级，长期存储可能成为问题。
（三）电子化存储
电子化存储是新的存储系统领域，称为电子文档管理系统。所有文档存储在CD-WROM（光盘——一次写入，多次读出）盘上。纸面的文档被扫描，而且计算机文档保存在CD-WROM盘上。保存的信息能由计算机系统索引，并能以各种方式查找。
1.优点
（1）电子化存储节省空间；
（2）容易制作备份；
（3）保存在网络系统上的信息能直接由用户从他们的计算机上访问；
（4）查找文件更容易。
2.缺点
（1）设备昂贵；
（2）查找的质量和使用的程度取决于系统初始设置；
（3）要懂操作知识。
（四）缩微胶片存储
缩微胶片是用照相方法记录保存信息资料。每片缩微胶片尺寸很小，并占用很少的空间。缩微胶片需要使用阅读机显示。一些计算机系统能输出最终文档直接到缩微胶片上，避免了手工存储打印文档，可用在大量标准化文档需要存储时。
1.优点
（1）节省空间；
（2）减少对纸面文档的需求，节省存储设备费用；
（3）没有必要保留书面备份。
2.缺点
（1）照相和阅读胶片需要昂贵的设备；
（2）缩微胶片需要加标签、制作索引和排序；
（3）缩微胶片图像的质量会随时间推移而下降；
（4）缩微胶片存储需要如下设备：照相机由原始文档制作底片；阅读机底片上的文档图像非常小，需借助阅读机浏览；打印机有时需要底片上信息的纸面拷贝，这就需要特殊的打印机来制作拷贝；打印-阅读机是一种综合阅读机和打印机功能的设备。
二、信息存储的步骤
信息存储是一个不断积累和规范化、科学化的过程，主要由登记、编码、存放排列、保管等工作环节构成。
（一）登记
登记即建立信息的完整记录，系统地反映存储情况，便于查找和利用。
信息资料的登记分为总括登记和个别登记。总括登记就是对存储信息按批分类登记，一般只登记存入册数、种类及总量等，反映存储信息资料的全貌。个别登记是按信息存储的顺序逐件登记，是对每一类、每一份、每一册信息资料的详细记录，便于掌握各类信息资料的具体情况。登记的形式有簿册式、卡片式，可视具体情况灵活运用。
（二）编码
为了便于信息资料的管理和使用，适应电子计算机处理的要求，对登记储存的信息资料要进行科学的编码，使之科学化、系列化。
信息资料的编码结构应表示出信息资料的组成方式及其相互关系，一般由字符（字母或数字）组成基本数码，再由基本数码结合成为组合数据。
1.信息资料编码的一般步骤
（1）分析所有预编码的信息资料；
（2）选择最佳的编码方式；
（3）确定数码的位数。
2.信息资料编码方式
（1）顺序编码法
顺序编码法按信息发生的先后顺序或规定一个统一的标准编码，用于不很重要或无需分类的信息资料的储存。可按数字、字母、内容（如政治、经济、科技、文教……）的顺序排列编号。
（2）分组编号法
分组编号法利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类，进行单独的编码。运用这种方法，所有项目都要有同样多的数码个数，左边数码表示大类，而向右排列的每一个数码，则标志着更细的小类。
例如：
1000——市场信息资料；
1100——市场纺织品信息资料；
1110——市场化纤品信息资料；
1111——市场涤纶销售信息。
（三）存放排列
经过科学编码的信息资料还需有序存放排列。常用的排列方法有以下四种。
1.时序排列法
时序排列法按照接收到的信息的时间先后顺序排列，也是按信息登记号先后顺序排列，适用于信息资料不多、服务对象比较单纯的单位。
2.来源排列法
来源排列法按信息来源的地区或部门，结合时间顺序，依次排列，便于查找信息源。
3.内容排列法
内容排列法按信息资料所反映的内容分类排列，可依据信息资料分类号码的大小排列。
4.字顺排列法
字顺排列法按信息资料的名称字顺排列。
