6.安排工作要适应整个流程的正常运转。秘书在工作时，应考虑到自己只是团队中的一员，应考虑周围的同事们，特别是有些工作要相互接手和转交，要尽量在自己的范畴内多做些，给他人以方便。与同事们协调好互相之间的工作，团队的工作效率才会提高。
7.要遵守组织制定的规章制度和有关工作的承办期限，不能只凭个人想象和爱好安排工作。例如组织要求电子邮件的回复应在收到后12小时内发出，秘书就要严格执行，安排进自己的计划。
8.秘书应尽量坚持写工作日记，通过记录详细的时间和活动，认真分析、评估自己利用时间的有效程度，有哪些不合理的安排，有哪些工作浪费了时间，有哪些做法给他人带来了不便，从而得到启发，继续改进，不断进步。
9.完成工作的熟练技能是科学利用时间的基础，是秘书人员缩短完成工作的时间、提高工作的可靠性、运用和调度时间的依据，是减少时间消耗的手段。
任务2 制作日程安排表
训练目标
能够熟练掌握编写日程安排表的程序；
能够制作并填写日程安排表。
知识要求
熟悉制作日程安排表的方法和内容；
熟悉制作各种时间表的方法和要求。
任务描述
2008年中外企业CEO职业经理人高峰论坛暨第二届中国企业职业经理人“魅力奖”颁奖活动定于4月24日在北京人民大会堂举行。开幕时间按照如下安排：
4月24至25日上午，报到；
4月25日下午，在人民大会堂举行论坛开幕式；
4月26日全天，在金台饭店（咨询电话：010—6309××××）举办高峰论坛；
4月27日上午，在金台饭店举办中外CEO圆桌对话。
陆翔是刚来实习的大学毕业生，领导让秘书李享指导陆翔如何制作时间表，并制作这次活动的具体日程安排表。
训练要求
概括叙述陆翔完成此项任务的步骤；
制作活动日程安排表；
说明各种时间表的制作方法和要求。
操作说明
需掌握Excel或Word制表要求，每个学生独立进行，要求2课时内在实训室机房里完成；
训练前布置学生了解制作日程表的理论知识并查找相关资料作为参考。
操作提示
在这项训练中，你需要学会表格的设计，最好利用课余时间收集一个真实工作单位的办公室制作日程安排表的程序及格式的实例。
工作成果实例参考
任务名称：制作日程安排表
工作过程概述：
1.李享是有工作经验的老秘书，接到任务后，立即找出以前制作的日程安排表让陆翔参考其格式。
2.陆翔结合本次活动的具体内容和要求，很快就制定了一个新的工作日程安排表。
3.陆翔把制作好的日程安排表交给李享修改，最后交由活动组委会审核定稿。
4.李享指导陆翔关于其他各种时间表的制作方法和要求。
成果范例：
一、日程安排表
二、各种时间表的制作方法和要求
时间表是管理时间的一种手段，它是将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明的表格，是提醒使用人和相关人按照时间表的进程行动，有效管理时间、保证完成任务的简单方法。
（一）时间表的形式
1.年度计划表。是企业每年度例行的主要业务活动及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年度的活动事项整理成表，再通知各部门。
2.月计划表。是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定事项。
3.周计划表。是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。
4.日计划表。是从周预定表里抽出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。如2008年中外企业CEO职业经理人高峰论坛暨第二届中国企业职业经理人“魅力奖”颁奖活动日程安排表。
（二）制作日程安排表的注意事项
李享根据自己的经验指导陆翔在编写日程安排表时可以参照以下步骤：
任务3 编写约见安排表
训练目标
能够熟练掌握编写约见安排表的方法；
能够制作并填写约见安排表。
知识要求
熟悉编写约见安排表的步骤；
熟悉编写约见安排表的方法；
知晓约见安排的原则。
任务描述
小张是公司总经理的秘书，平时要为领导安排各种会议、会见等活动。明天是2008年6月12日星期四，小张要提前一天制作好约见安排表，第二天一早就得把它放在总经理的桌上。
训练要求
概括叙述秘书完成此项任务的步骤；
规范完整地编写约见安排表。
操作说明
学生以个人为单位进行，要求2课时内在实训室机房里完成；
训练前布置学生复习秘书安排上司约见的相关知识，并查找相关资料。
操作提示
在这项训练中，你需要查阅约见安排的相关案例，最好利用课余时间收集一个真实工作单位的约见安排表的实例。
工作成果实例参考
任务名称：编写约见安排表
完成任务的过程概述：
小张接到任务后，了解了领导近期特别是第二天的工作安排情况，遇到有关事情冲突，则积极主动地与有关部门进行协调，之后列出任务清单，完成表格的制作。
成果范例：
一、编写约见安排表的程序
二、约见安排表
任务4 编写工作备忘录
训练目标
能够熟练掌握编写工作备忘录的格式和要求；
能够制作并填写工作备忘录。
知识要求
熟悉编写工作备忘录的格式和要求；
熟悉制作并填写工作备忘录的步骤。
任务描述
中国龙湖公司的行政部经理施有余给秘书牛小萌留了一份备忘录，告诉她总经理将于2008年10月15日星期三到达北京，与泰国的××公司就合资经营××项目做初步谈判，并进行公司内部考察工作，最后于10月19日下午返回香港。行政部经理希望秘书安排一下总经理在北京期间的行程，并做好谈判的记录工作与会谈备忘录。
假如你是行政部经理施有余，你将如何填写这份备忘录？假如你是秘书牛小萌，你又将如何制作这份备忘录？
训练要求
概括叙述完成此项任务的步骤；
规范制作不同形式的备忘录；
详细说明备忘录的种类与注意事项。
操作说明
学生以个人为单位独立进行，要求2课时内在实训室机房里完成；
训练前布置学生复习相关知识、查找相关资料，合作探讨，优化完成。
操作提示
在这项训练中，你需要利用课余时间走访一个真实的工作单位，收集该单位备忘录写作的实例，以及备忘录写作的格式要求。
工作成果实例参考
任务名称：编写备忘录
工作过程概述：
行政部经理施有余在“备忘录”页上填写好相关内容，交给秘书去办理。秘书把行程安排好后交给行政部经理，并根据领导指示在谈判过程中参与了谈判的记录工作，谈判结束后整理会议记录，认真做好会谈备忘录，然后上交领导。
成果范例：
一、行政部经理的备忘录
备忘录
发给：牛小萌———秘书
发自：施有余———行政部经理
日期：2008年10月15日
内容：总经理来京行程安排
总经理将于2008年10月15日星期三到达北京，并将于10月19日下午返回香港。希望你安排一下总经理在北京期间的行程，并经我确认后发到香港办公室。
（附上总经理来京的相关事务）
二、秘书的商务谈判备忘录
××公司会谈备忘录
中国龙湖公司（简称甲方）与×国××公司（简称乙方）的代表，于200×年×月×日在××市甲方总部就兴办合资项目进行了初步协商，双方交换了意见，并作出有关承诺。为便于将来继续洽谈，形成备忘条款如下：
一、依据双方的交谈，乙方同意就合资经营××项目进行投资，投资金额大约为×××万美元。投资方式待进一步磋商。甲方用厂房、场地、机器设备作为投资，其作价原则和办法亦待进一步协商。
二、关于利润分配的原则，没有取得一致意见。乙方认为自己的投入既有资金，又有技术，应该占60%~70%，甲方则认为应该按投资比例分成。乙方代表表示，利润分配比例愿意考虑甲方的意见，希望另定时间协商确定。
三、合资项目生产的××产品，乙方承诺在国际市场上销售产量的45%，甲方希望乙方将销售量提高到70%~75%，其余的在中国市场上销售。
四、工厂的规模、合资年限以及其他有关事项，尚未详细讨论，双方都认为待第二项内容向各自的上级汇报确定后再商议。
五、这次洽谈虽未能解决主要问题，但双方都表达了合作的愿望。期望在今后的两个月内再行接触，以便进一步协商洽谈合作事宜。再次洽谈的具体时间待双方磋商后再定。
中国龙湖公司 ×国××公司
代表×××（签章）： 代表×××（签章）：
××××年××月××日
三、备忘录相关知识说明
（一）备忘录的含义和用途
备忘录是记录有关活动或事务，起揭示或提醒作用，以免忘却的一种记事性文书。
（二）备忘录的特点
1.事务性：备忘录往往记录两类事项：一类是记录发生过的事实真相，如谈判中双方表达的承诺，一致或不一致的意见等；另一类是提前记下的计划办理的事项，如上级发给下级的工作要点备忘条。
2.提醒性：提示当事人避免忘却的特性。
（三）备忘录的类型
1.个人备忘录；
2.交往式备忘录；
3.计划式备忘录。
（四）备忘录的结构
1.标题：一般有两种写法：一种直接写文种名称，即《备忘录》；一种由单位、事由和文种组成，如《××公司与××集团公司合作开发机电产品会谈备忘录》。
2.正文：个人备忘录和计划式备忘录的正文写法自由，不拘一格，写下事项要点即可。
（五）备忘录的写法
商务谈判备忘录正文的一般写法：
1.导言：一般记录谈判的基本情况，包括双方单位名称、谈判代表姓名、会谈时间、地点、会谈项目等。
2.主体：一般记录双方的谈判情况，包括讨论的事项、一致或不一致的意见、观点和做出的有关承诺。主体内容通常采用分条列项式记录。
3.结尾：备忘录多数不另写结尾。
4.落款：个人备忘录和计划式备忘录可以不写落款，商务谈判备忘录的落款一般要写各方谈判的代表签字、标明时间。
（六）注意事项
1.内容详实、具体、完备；
2.语言朴实、准确。
项目三 办公室日常事务
任务1 制作并填写办公用品管理基础性文件
训练目标
能够掌握办公用品管理的程序和方法，清楚办公用品的领用程序；
能够熟练制作编写办公用品管理基础性文件。
知识要求
熟悉办公用品管理的程序和方法；
熟悉办公用品管理基础性文件的格式和要求。
任务描述
2008年9月8日星期一上午8点30分，宁波市慈铭健康集体有限公司销售部销售员张海要领取复印纸两包、圆珠笔7支，文件夹4只。他该如何领用呢？
训练要求
概括叙述完成此项任务的步骤；
应完整地体现办公用品管理的程序和方法，清楚办公用品领用程序。
操作说明
学生个人为单位独立进行，要求2课时内在实训室机房里完成；
训练前布置学生复习办公用品管理基础知识，并且咨询亲朋好友、走访调查企业，充分掌握办公用品管理的理论知识。
操作提示
在这项训练中，你需要利用课余时间查找相关资料，最好走访一个真实的工作单位，收集该单位办公用品管理的实例。
工作成果实例参考
任务名称：制作办公用品管理基础性文件
工作过程概述：
销售部销售员张海要为部门领取办公用品，他到办公室秘书李明那里领取并填写好两联的办公室用品领用单，然后交给销售部经理王华审批，王华同意签名后由李明盖章。一联张海用于领物，另一联李明留底。张海拿着领用单到库房保管孙伟处领取物品。孙伟让他在9月份办公用品申请领用清单上登记，然后发给他领用物品。
成果范例：
一、办公用品领用申请程序
二、办公用品领用申请表
三、办公用品申请领用清单
任务2 绘制办公用品购置程序、拟写商业用函
训练目标
能够熟练编写公司办公用品的购置程序；
能够写作商业用函。
知识要求
熟悉商业用函的写作知识和要求；
熟悉公司办公用品的购置程序。
任务描述
华宇星业有限公司因办公用品库存不足，急需向博雅办公用品公司购置。高宇洋是华宇星业有限公司的行政办公室助理，他列出了需要购置的物品清单（详见下表），那么他将如何购买办公用品呢？请为高宇洋此次采购作出详细的采购流程，并拟写系列商业用函。
训练要求
概括叙述助理完成此项任务的步骤；
完整体现办公用品购置的流程；
规范拟写商业用函。
操作说明
学生以小组为单位进行，要求2课时内在实训室机房里完成；
训练前布置学生复习办公用品购置流程的知识，复习并落实购买办公用品时商业用函的写作知识与要求。
操作提示
在这项训练中，你需要熟练掌握办公用品购置流程与商业用函的写作要求，最好利用课余时间收集一个真实工作单位购置办公用品的实例以及该单位在购置办公用品时写作的商业函。
工作成果实例参考
任务名称：绘制办公用品购置程序、拟写商业用函
工作过程概述：
高宇洋助理发现办公室的办公用品库存情况，他参考了以往库存的资料，列出需要购买的物品清单。然后详细阅读公司的办公用品购置流程，按流程要求办理，查看公司现有的申购表格，联系实际，作出符合要求的购置审批单，遇到疑惑及时请教办公室主任或有经验的同事。
