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第7章 没有条理难成大事

有些人很努力,却经常遭遇失败,对此,他们总是茫然不知所措。其实,很多时候,做事没有条理性就会导致这样的结局。

做事没有条理的人,无论做哪一种事业都没有功效可言。能力再强的人,如果没有工作秩序,开始就埋头于工作中,势必会把工作弄得一团糟。

没有条理的人周围总是一团混乱,无论是工作、学习、生活都是如此,对工作,他们可能总是眉毛胡子一把抓,对学习,他们可能分不清主次,对生活,他们则可能只顾眼前的一点。

条理分明能提高工作效率,使你不但掌握自己的生活,也会有更多的休闲时间。

查理斯·舍瓦普是伯利恒钢铁公司总裁,有一段时间,他也因工作没有效率而非常苦恼。他去会见效率专家艾维·利。

艾维·利说可以在10分钟内给舍瓦普一样东西,这东西能使他的公司业绩提高至少20%。然后他递给舍瓦普一张空白纸,告诉他:“在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”等舍瓦普填完以后,艾维·利又说:“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要次序。”

舍瓦普按要求填完了数字。艾维·利把这张写好的纸交给舍瓦普说:“现在把这张纸放进口袋带回去,明天早上第一件事是把纸条拿出来,做第一项。不要看其他的,只看第一项。着手办第一件事,直至完成为止。然后用同样方法对待第二项、第三项……直到你下班为止。如果你只做完第一件事,那不要紧,你总是做着最重要的事情。”

舍瓦普若有所悟,艾维·利接着又说:“每一天都要这样做,等你对这种方法的价值深信不疑之后,叫你公司的人也这样干。这个试验你想做多久就做多久,然后给我寄支票来,你认为值多少钱就给我多少。”

整个会见时间不到半个小时。几个月之后,舍瓦普给艾维·利寄去一张2.5万元的支票,还有一封信。信上说伯利恒钢铁公司的生产效率提高了50%,而其中,艾维·利提出的方法功不可没。

工作没有条理,同时又想把蛋糕做大的人,总会感到自己的时间不够,空间不够,手下的人手不够。他们认为,只要人多、时间多、空间大,事情就可以办好了。其实,他们所缺少的,不是这些,而是使工作更有条理、更有效率。由于办事不得当、工作没有计划、缺乏条理,因而浪费了大量员工的精力,但吃力不讨好,最后还是无所成就。

如何让自己做事更有条理呢?

首先,要精心确定主次。在确定每一年或每一天该做什么之前,你必须对自己应该如何利用时间有更全面的看法。要做到这一点,你要问自己三个问题:

1.我需要做什么?总会有些任务是你非做不可,但并不是每一件事情都值得你去做,你必须分清某个任务是否一定要做,或是否一定要由你去做。

2.什么能给我最大的满足感?无论你地位如何,你总需要把部分时间用于做能带给你满足感和快乐的事情上。这样你会始终保持生活热情,因为你的生活是有趣的。

3.什么能给我最高回报?人们应该把时间和精力集中在能给自己最高回报的事情上,用80%的时间做能带来最高回报的事情,而用20%的时间做其他事情,这样使用时间是最具有战略眼光的。

其次,把重要事情摆在第一位。这是分清工作轻重缓急的重要一环。大部分人是根据事情的紧迫感,而不是事情的重要程度来安排先后顺序的。商业及电脑巨子罗斯·佩罗说:“凡是优秀的、值得称道的东西,每时每刻都处在刀刃上,要不断努力才能保持刀刃的锋利。”做到这一点并不难,可以分三步来完成。第一步,你要用上面所提到的目标、需要、回报和满足感四原则对将要做的事情作一个估价。第二步,去除你不必要做的事,把要做但不一定要你做的事委托别人去做。记下你为达到目标必须做的事,包括完成任务需要多长时间,谁可以帮助你完成任务等资料。第三步,根据轻重缓急开始行动。没有行动,一切计划都是废纸一张。很多人列好计划后,却被一些紧迫的事情左右,这些人的做法是被动的而不是主动的。善于发挥自己优势的人不会这样,他会按重要程度开展工作。

他们会在每天开始工作时制定一张优先表,把事情按先后顺序写下来,定个进度表。这样他们可以每时每刻集中精力处理要做的事。

工作有秩序,处理事务有条有理,就不会浪费时间,不会扰乱自己的神志,做事效率也极高。在你做事之前制定一个计划,并且严格地按照这个计划行事,成功对于你来说,只是时间早晚的事情。

成功总是一波三折的。敢打敢拼的人不畏惧艰难,果断地抓住稍纵即逝的机遇,用汗水换经验,用思维来博弈。成则成矣,即使失败,但努力了、思考了、选择了,就已经为下一次的成功奠定了基础,虽败犹荣。

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