一、档案信息计算机检索的基本过程
档案信息计算机检索是计算机技术在档案管理领域实际应用的重要内容，它提高了档案信息检索的效率，极大地提升了档案管理的现代化水平。从基本原理上来讲，利用计算机技术进行档案信息的检索与检索一般文献信息没有本质上的区别，所不同之处在于为了适应计算机检索的技术要求，要完成的档案管理的前期工作比一般文献管理工作要复杂，如对原始档案的重新整理、规范等标准化工作，建立适应计算机检索的档案数据库等。
二、档案信息计算机检索的必备条件
要完成档案信息计算机检索，必须具备相应的条件，除必须具备相应的计算机软硬件设备外，最重要的前提条件就是档案信息必须进行计算机储存，即建立数据库。在此过程中，相应的系统对收集到的档案信息按内容进行概念分析和标引，赋予特征标志，并按特定编排方法进行编排，形成有序的、具有可检性特征的档案数据库。
三、档案信息计算机检索的前期准备工作
（一）审阅档案内容，确定输入内容，为计算机检索划出一定范围
符合以下条件的档案可以首先开展计算机检索工作：
（1）保管基础条件较好且有一定数量积累的档案，如内容整理较为完备，案卷标题、文件标题等较为规范以及其他整理内容符合标准化要求的档案。
（2）具备了较为完备的手工检索工具的档案。
（3）具有重要历史价值的档案。
（4）具有重要文物价值和艺术价值的档案。
（5）使用频率较高的档案。
（6）前期管理条件较好的电子档案，等等。
（二）完成档案信息的著录工作：一般包括案卷级著录和文件级著录
（三）将相关档案信息输入计算机
1.纸质档案信息的输入
目前对纸质档案的著录主要采用两种方式，一是利用著录软件和原有手工检索工具，将各著录项和档案内容输入计算机；二是利用电子扫描技术直接对档案信息全文进行扫描后再登录各著录项，完成档案信息的计算机输入工作。
2.电子档案
对于前期形成条件较好的电子文件可以直接利用电子检索目录进行检索；对前期背景条件有欠缺的电子文件，在补足前期背景材料后可以进行计算机检索。
四、建立档案信息数据库
这是进行计算机检索的基本前提。档案信息数据库的类型一般有：（一）全文数据库
将档案信息全文进行电子扫描后录入数据库以供全文检索。这是最理想的档案检索途径，但由于数据库存量的限制，全文数据库要求技术条件较高。
（二）档案信息目录数据库
将档案信息的各种特征以目录的方式存入数据库，可以有全宗名称目录、案卷标题目录和文件标题目录等。这种数据库检索效果不如全文数据库具体详细，但检索范围可以更宽。
五、完成档案信息计算机检索
完成了档案信息数据库建设和档案信息检索语言的编制后，这两条线索通过相应的应用软件与计算机相结合，通过人机对话等方式，完成数据库数据与检索提问式相比对的工作，并完成从数据库中检索出符合提问式的档案信息，实现档案信息计算机检索的最终结果。
