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第4章 做一个解决问题的人(1)

主动思考,解决问题

夏洛克·福尔摩斯有别于其他艺术形象的特征,就是其掌握揭示神秘事件的科学方法。他有渊博的犯罪学知识,在犯罪现场系统地收集证据;能发现案件的蛛丝马迹,在真相未明之前不抱偏见;他还擅长推理,为真相编织最合理的解释。

现代生活中解决问题的方法与福尔摩斯的没什么不同。任何解决问题的能手都应该尽可能多地获取与问题有关的资料,了解前人的工作经验。关注细节,不能戴上先入为主的有色眼镜来看待问题。还要善于推理,最恰当地理解解释事实。

优秀的员工都有一个良好的习惯,就是善于思考、善于磨炼自己的判断力。不思考的人,即使完成了一百个任务,他也不知道为什么,他更不知道第一百零一个任务能不能完成好;会思考的人,可能才完成三个任务,他就能在很大程度上对后面的任务有所把握。

有时候,在工作当中碰到了棘手的问题,通过直接的方法去解决却始终见不到效果,甚至出现了倒退。那么此时,你不妨换一下思维、换一种角度,将问题转换一下,通过难点、关系、人与物以及环境的转换等,把难解、复杂的问题简单化,那么,工作的效果就会截然不同的。

比如说,由于时间紧的原因,将一个人完成的工作转换成两个人共同完成;将本是这一类问题的工作,转换成另一类问题的工作;将处在此地的工作环境,转换到另一种工作环境中来完成,如此等等。

在一本名为《哈佛MBA没什么了不起的》书中记录了美国总统罗斯福在竞选总统时的一个精彩故事。这个故事也是一个将问题转换的典型例子。

罗斯福在参加总统竞选时,竞选办公室为他制作了一本宣传册,在这本册子里有罗斯福总统的相片和一些竞选信息,而且要马上将这些宣传册印刷出来。

可就在要分发这些宣传册的前两天,突然传来消息说这本宣传册中的一张图片的版权出现了问题,他们无权使用,这张照片归某家照相馆所有。可是时间已经来不及了,可如果这样分发下去,将意味着一笔巨大的版权索赔费用。

在一般情况下的做法是派人去这家照相馆协调,以最低的价格买下这张照片的版权。可是竞选办公室并没有这样做,他们通知该照相馆:总统竞选办公室将在他们制作的宣传册中放一幅罗斯福总统的照片,贵照相馆的一幅照片也在备选之列。由于有好几家照相馆都在候选名单中,所以竞选办公室决定借此机会进行拍卖,出价最高的照相馆会得到这次机会。如果贵馆感兴趣的话,可以在收到信后的两天内将投标寄出,否则将丧失竞价的机会。

结果,很快竞选办公室就收到这家照相馆的竞标和支票。这本来是一个应向对方付费的问题,这样一转换,却变为了对方付费的问题!

通过问题转换的方式,不仅问题解决了,而且还把问题变成了机会。一个优秀的员工,只是简单地执行命令显然是不够的,作为一个执行者更重要的是能替上级分担工作,这样的人就会成为一个组织中不可或缺的人。

从老板的角度思考问题

在《圣经》中有这样一个故事:

耶稣带着他的门徒彼得远行,途中发现一块破烂的马蹄铁,耶稣希望彼得捡起来,不料彼得懒得弯腰,假装没看见。耶稣自己弯腰捡起马蹄铁,用它在铁匠那儿换来3文钱,并用这些钱买了十几颗樱桃。出了城,两人继续前进,经过的是茫茫荒野,耶稣猜到彼得渴得厉害,就悄悄地让藏在袖子里的樱桃掉出一颗,彼得一见,赶紧捡起来吃。耶稣边走边丢,彼得也就狼狈地弯了十七八次腰。于是耶稣笑着对他说:“要是按我想的做,你最开始弯一次腰,我也就不用一次又一次重复地扔樱桃,你也就不会在后来没完没了地弯腰。”

这个故事很有意思,它反映出这样一个问题:在企业中领导所想的和员工所想的,往往不能有效地统一。

必须承认,许多企业的管理者与员工的心理状态很难达到完全的一致,角色、地位和对公司的所有权不同,导致了这种状况的产生。在许多员工的思想中,诸如“公司的发展是由员工决定的”一类的话只不过是一句空话。他们经常会对自己说:“我只是在为老板打工,如果我是老板,会把公司做得更好。”但事实上,真的会如此吗?

有一个名牌大学毕业的高才生,他的条件很优越,但是对待工作总是显得漫不经心。许多朋友都对他进行了劝说,但他的回答永远是:“这又不是我的公司,我没有必要为老板拼命。如果是我自己的公司,我相信自己一定会比他更努力,做得更好。”

一年以后,他离开了原来的公司,自己独立创业,开办了一家小公司。“我会很用心地做好它,因为它是我自己的。”这是他在离开原来公司时,对朋友与同事说出的话。很多人都对他表示了祝贺,同时也提醒他注意,对未来可能遭遇的挫折一定要有足够的思想准备。

半年以后,从这个年轻人那里传来了不好的消息,由于经营管理不善,他一个月前关闭了自己的公司,重新回到打工族群体,理由是:“我发现原来有那么多的事要我去做,我实在是应付不了。”

许多现在受雇于他人的人,他们的态度十分明确:“我是不可能永远打工的。打工只是过程,当老板才是目的。我每干一份工作都在为自己‘挣’经验和关系。等到机会成熟,我会毫不犹豫地自己干。”这是一种值得敬佩的创业激情,但是如果抱着“如果自己当老板,我会更努力”的想法,则可能适得其反。

其实,企业的管理者们在希望员工“从老板的角度思考问题”,树立一种主人翁意识时,并不是发出了所有的人都可以成为老板的信号,而是向员工提出了更高的标准。要知道,我们的工作并不是单纯地为了成为老板或是拥有自己的公司,我们既是在为自己的历史工作,也是为自己的未来工作。

“从老板的角度思考问题”是对我们个人的发展提出的一种更高的要求。以更高的标准来要求自己,无疑可以取得更大的进步,这其中包括:具有更强的责任心,努力寻找更好的工作方法;更加重视顾客和个人的服务;心智得到更大的提高,赢得更加广泛的尊重;取得更多的提升机会,等等。

用老板的眼光来对待自己工作的人,他相信机会来自于努力工作,要有更大的发展空间,必须从现在就开始做起。在工作中,如何“从老板的角度思考问题”呢?这需要我们对自己的工作要求有更为深刻的认识。

如果我是老板,会怎样对待日常工作中出现的问题?

如果我是老板,目前这个项目是不是需要再考虑一下,再作是否投资的决定?

如果我是老板,面对公司中无谓的浪费,会不会采取必要的措施?

如果我是老板,对自己的言行举止是不是应该更加注意,以免造成不良的后果?

……

我们无法在此一一列举出一位老板应该思考的所有问题,但是毫无疑问的是,当你以老板的角度思考问题时,就会对你的工作态度、工作方法以及你的工作成果,提出更高的要求与标准。只要你深入思考,积极行动,那么你所获得的评价一定也会提高,很快就会脱颖而出的。

提出问题时,把解答一起带来

如果你是一名主管,下属带着问题来找你,你希望他怎样做?是不负责地把问题推给你,对你说“这个问题很麻烦,需要解决”,还是带来几个方案,并能指出各个方案的利弊,请你选择。很显然,没有人会喜欢第一类的下属。有人这样说:要知道老板付给你薪水是要你思考,做他不会做或不想做的事,而不是要你诉苦。如果没有问题需要解决,你就得失业了。

因此,如果事先没有设想出几个解决方案,就不要把问题摆到你的上级面前。当你的一项工作出现问题时,你首先要想到如何去解决,而不是简单地把问题推给上级。与上级商量或汇报工作时,必须把问题想一遍,考虑过可能解决的办法,最好有了自己的选择,这样的工作态度才能令上级满意,才算真正地懂得了方法。

把问题推给上级原因是下级想依赖上级去作难下的决定,或检查无误时,把只完成一部分的工作推给上级。但一位优秀员工更应知道,自己要肩负起更多的责任,以减轻管理者与组织的负担。如果你自己事先没有想法,又怎么会让上级看出你的才能呢?

千万不要带着没有解决的问题与主管交涉。如果把问题告诉主管,主管可能会问你:“你认为你应该做什么呢?”如果你没有任何想法,你自己也成了问题的一部分,而不是解决办法。另外,经常带着问题找主管也会破坏你的形象。

有时,在见主管前不必非得找到解决问题的答案。但是,与主管商量前,你必须做好准备工作,找到一些选择性的答案。比如说,告诉主管你的同事打电话来说生病了,建议主管安排另一名同事与你共同完成任务,以保证工作的正常进行。

当然,有时主管也会有自己的想法,而这个想法与你的相冲突,如果你对自己有信心,既不要轻易放弃也不要据理力争,而是要摆事实讲道理,权衡利弊,切不可意气用事。当然,你也可以运用一些技巧,比如,把你们之间的对话引向第三方。你可以说:“根据我从客户那里听到的信息,我认为我们应该……”使用这样的技巧是告诉你的主管,你进行了大量的准备,对其他的选择和可能性都进行过调查,同样,使用这样的技巧暗示着你从全局着想,并没有只顾自己,说明你思考过如何解决问题。

这样的办法可以提高你在公司的名声,让大家知道你是有名的解决问题专家。

建立人力资源的网络

上级刚分配一项任务,恰恰超出你的专业知识范围。该怎么办?

大多数人在动手解决新问题时,往往过多依赖以往解决类似问题所使用过的方法和技能。如果新问题与以前的类似,那么这种做法通常很有效,但如果不是,而且新问题尤其特殊,那么这种做法就很不管用了。在这种情况下,最好的做法就是对新问题不要作任何假定,把它当做从来没有碰到过一样。

我们知道,对新手而言,什么是重要的,什么是毫不相干的,他一无所知,所以才会努力关心所有的细节。而有经验的人往往能运用经验把不相关的和本质的东西区分开来。这样可以尽快抓住事物本质,但如果经验出了问题,那么即使是“大师”也难免会犯错误。

因此,一个人的思维终究是有限的,必要时要懂得运用人力资源。

有的人有一大帮朋友,他们兴趣广泛,通常情况下总能找得到一位对问题有直接了解的人。向这样的人咨询,往往就能知道在规定时限内该从哪里入手。

另外,不要害怕向专家请教。你对他们的工作感兴趣,专家会很高兴,而且会尽力向你解释他们的成果如何有用如何重要。许多人之所以成为专家,原因在于充满激情。他们很在乎自己研究的课题,希望别人也同样在乎。所以尽管去给他们打电话。你的兴趣会让他们高兴。你自己也一定会有收获!

保持好人缘,才能维系好人际关系;而良好的人际关系创造了人力资源。如此环环相扣,对提升工作效率的帮助是很大的。

人力资源的网络建立起来不容易,维持起来更加困难。既然你有事情会找人帮忙,别人有事也一定会来找你。这样的人做起事情就会十分顺手。不过找人帮忙做事,要先懂得“用人”。在用一个人之前,一定要先了解这个人擅长做什么,否则毫无效率可言。

在公司中,我们可以把人分为三种类型:

第一类,看起来比较孤傲的人。

这类人大都出身于专科或专业环境,因为他们出身于那种环境,“能力决定报酬”的观念植于他们心中。因此这些“运用智能”的成就者常埋头苦干于知道的事情,而开口讲话也只是讲几句简单的话,因为他们被鼓励的只是忠于工作,他们更关心“工作完成了吗”。如技术人员、工程师和许多专家都只关心他们的专业以及与同行保持关系,而很少关心公司的经营状况。此种情形可能使他们在组织内任何层级上,均与其他工作人员保持着一段陌生的距离。

第二类,常被领导忽视的人。

这类人之所以无法贡献更多,是因为他们是“热心但沉默的一类”。这一类型的人也可以称为“大智若愚型”。

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