对于在职场中的商务人员来说，可能有过这样的经历与体验：
当你在一个大型的公司里任职时，你可以用自己买的私人信笺写信给商业伙伴、朋友，用于联络事宜。你的信纸和明信片要强调你是谁和你的职位。当你发出通知或邀请函或递给某人你的名片时，你就在传达你本人和你工作的精髓与形象。
一张好的请柬能够传达活动的重要信息，能够塑造良好的公司形象，能够代表主人发出真诚的邀请，还能够使接受者对主人产生亲切感。
在社交礼仪日益重视形式与规范的今天，礼仪文书是现代社交礼仪的基本方式之一。在现代社会中，个人之间，机关、企事业单位及社会团体之间时常发生各种交往，有时就用书面形式进行沟通、联络，如邀请客人出席招待会、开业典礼、座谈会、宴会、交易会、沙龙、学术讨论会的柬帖；迎来送往、欢送告别、喜庆场合的欢迎词、答谢词、欢送词、祝酒词；向有关单位及公众宣布事项的启事；还有题词及婚丧寿诞方面的文书等。
上述各类礼仪文书不仅用于交际，也关系到个人的工作效率和交际活动的效果。
一、礼仪文书常识
礼仪文书有哪些特点
1．交际性
作为社会交往、礼仪活动的文体，礼仪文书主要体现交际双方（有时是多方）的愿望、喜好、情感，反映的是一种“双边”关系。只不过它是用书面的形式接触、互通信息、交流情感，同样能达到相互了解、彼此吸取对方的长处和积极因素的目的，为增进友谊、加强合作、促进人际关系的和谐起催化剂作用。
2．礼节性
礼仪文书注重“以礼相待”，强调因人、因事、因地、因时地待人接物。
3．规范性
礼仪文书一般都具有比较固定的格式和用语，是一种比较规范化的文体，有时要特别注意。比如书信，不仅称谓语、开头结尾的应酬和问候祝颂语有很多讲究，还要注意行文中书写的款式，即以抬头表示尊敬、以侧写表示谦逊等，如果用错了对象、用错了场合或不合于情境名分，就会伤感情，影响交际效果。
怎样写作礼仪文书
1．表达方式灵活多样，不拘一格。
只要能准确、真诚地表达自己的感情即可。
2．使用语体自由多样，心到笔随。
礼仪文书的语体不受公文语体的束缚，白话、文言、文白相间均属恰当。礼仪文书是一种最能体现和反映作者个性与才情的文书。
3．运用语言简洁精炼，顺畅得体。
4．反映情感真挚恳切，情溢文中。
礼仪文书大多是从心底深入进行交谈，加深情谊，处处体现出相互之间的感情。
礼仪文书的文体种类
根据文体写作的基本要求，礼仪文书大致分为：
礼仪函电类（包括一般函电和专用函电）。
柬帖类（包括聘书）。
名片贺卡类。
题词启事类。
讣告与悼词类及碑文、对联、诗词类等。
二、各类礼仪文书及应用礼仪
致词与函电礼仪知识
1．礼仪致词的种类
礼仪致词主要有四种：欢迎词、欢送词、答谢词、祝酒词。
欢迎词、祝酒词是宾客到来时主人的接风致词。
答谢词是宾客为感谢主人的盛情款待而致的答词。
欢送词是当宾客离开时，主人表示礼貌而说的惜别之词。
2．礼仪致词的特点
尊敬感。礼仪致词建立在双方互相尊重的基础上，一般在称谓前要有表示尊敬之意、亲切之感的修饰词，如“尊敬的”、“敬爱的”、“亲爱的”等词语，再在姓名之后加上头衔或加上“女士”、“先生”等字样。
真挚感。在迎来送往、感谢致敬时，致词应在字里行间反映出真情实意，这种情感要出于真诚，是一种自然流露的感情，不是虚假地做给宾客看。使用客套话要恰到好处，不能过分或过滥。
简洁性。致词类文体一般应短小精悍，不能长篇大论。
委婉性。致词各方在致词时，一般都只讲对相关事物的原则和基本点，不涉及或不直接涉及有争议的观点与看法，所以必须用委婉的语气和词语来阐明各自的见解，以便能取得对方的谅解，继而进行合作与交流。
3．礼仪致词的格式
礼仪致词的格式有标题、称谓、正文和落款四个部分。
标题。有两种：一种只有“欢迎词”、“欢送词”等；一种是“×××＋职务”在欢迎×××招待会上的致词。
称谓。有两种：一种是泛称，用“女士们、先生们”等词，标题下面第一行顶格，后面加冒号；一种是专称，写明宾客（或主人）的姓名全称及职务、头衔等，前面可冠以“尊敬的”等词。书写地方同泛称一样。
正文。应根据双方关系及访问目的而确定。往往有三层涵义：一是充满诚挚友好的欢迎或祝贺之情与友好的欢送或答谢之意；二是简要回顾或概述双方相互之间合作的往昔，工作中取得的成绩及值得记住的友谊；三是向对方表示良好祝愿和愿意与对方继续合作之意。正文最后以热烈的祝颂告别词结尾。
落款。在最后一行右边签上发表讲话人的姓名、职务名称。
4．写作致词的礼仪
不管是即兴演讲还是事先起草的礼仪致词，都要注意场合、致词对象、时令及气氛等。
用语不仅要雅致、准确、生动、贴切，而且要通俗易懂，语音不会出现理解上的混淆。篇幅要短，主题集中鲜明，客套语适量，语言精炼明确。要以礼貌而真诚的感情，来体现双方的交往，以便能进一步合作与往来。全文条理清楚、结构紧凑。
5．礼仪函电的种类
礼仪函电主要有三类：贺信、贺电；慰问信、慰问电；感谢信、感谢电。
贺信、贺电是用来祝贺对方机关或个人在某一领域中所作出的成绩与取得的成就，庆贺重大的节日、纪念日而写成的信函或电文。
慰问函电是以组织或个人的名义向某一集体或个人表示关怀、问候、安慰、鼓励而写成的文书。
感谢函电是用来表达感谢之情的一种书面形式。
6．礼仪函电的特点
礼仪函电不同于一般信函和电报，它具有社会效应。
礼仪函电虽然与公务函电同属一种文体，但两者在实际使用上也有不同特色。
表达内容上，礼仪函电大多以交流感情、增进友谊、称颂慰问、感谢致意为主；公务函电则以通报情况、办理具体事项、咨询、商洽或答复问题为主。
写作上，礼仪函电的语言、格式要求合乎礼仪规范，语气温和、亲切、热忱；公务函电则严格按有关规则行文，语气严肃庄重，用词简练，讲求事理逻辑。
作用上，礼仪函电主要起发展关系，加强沟通，增进了解，促进友谊的作用；而公务函电主要起办事作用，如询问情况、洽谈工作等。
7．贺信、贺电的格式与礼仪
贺信、贺电的格式主要有标题（贺电可省略）、称呼、正文、落款和日期。
贺信标题位于首行正中，写“贺信”两字。
称呼写于另起一行顶格处，有机关（单位）或个人两种。机关（单位）名称要用全称或规范化的简称；给个人的贺信、贺电，应根据礼仪规范书写对方称谓（包括职务、姓名、尊称）。称呼后加冒号。
正文另起一行空两格，是贺信、贺电的内容部分。有三层涵义：一是开头写祝贺原则和所祝之词，一般就具体事件（成绩、成就或成功）向对方表示祝贺，并说明取得成绩的原因、意义及影响，大多用“欣闻（欣悉）……向……表示祝贺”或“值此……之际，特表示热烈祝贺”等词语；二是中间具体展示己方对祝贺事件的态度，概要分析、表明对该事件的肯定；三是最后以祝愿或希望之词结尾。
落款应写明发信、发电机关的全称或个人职务、姓名。落款的位置在正文右下方。最后还要注明发信、发电日期，署于落款下方。年、月、日须填写清楚，不可省略。
写作函电时要注意：贺电篇幅比贺信更短，用语更精练简洁，不堆砌华丽词藻，要词义鲜明、准确；格式要规范、称呼要得体。尤其是涉外祝贺函电，更应按国际惯例书写；语气上要感情真挚、热情大方，所述事件要恰到好处，符合实际。
8．慰问函电的格式与礼仪
慰问函电的格式包括标题、称呼、正文、落款和日期四部分。
标题有两种写法：
直接写“慰问信”或“慰问电”；
慰问单位名称，致被慰问单位名称，慰问信或慰问电。标题位于首行居中。
称呼与贺电、贺信相同，提行顶格，后用冒号。
正文另起一行，空两格写慰问内容。一般也有三层涵义：开头向受电、受信单位概括说明写信或致电的原因、背景、目的等，使对方明白为什么受到慰问；中间概括写明受信、受电单位、个人或国家的先进事迹、优良品德，或赞扬受灾人民勇于战胜困难、重建家园的气概和精神，并表示向对方学习、致敬；最后点明希望与前景，简述慰问单位的深切关心，鼓舞受灾人民征服困难，振奋斗志。
落款要写明发电人或发信人、单位、国家的全称，以及发电、发信的年月日，位置都位于正文右下角，日期在落款正下方。
写作慰问函电时应注意：
针对不同对象、不同情况，恰如其分地表达慰问之意。
叙述要真诚，分析要得当，态度要诚恳、热情、亲切。
表达上要突出重点、详略得当、条理清晰。
用语通畅、精当、简练、得体。一般慰问电比慰问信更简短。
9．感谢函电的格式与礼仪
感谢函电的格式由标题、称呼、正文、敬语、落款和日期五部分组成。
标题有两种：“感谢信”或“感谢电”；“致×××的感谢信（感谢电）”。位于首行居中，字体略大一些。若用于张贴，用大红纸张书写。
称呼提行顶格书写，后加冒号。一般写单位名称或个人姓名，如是个人姓名，后可加“同志”、“先生”等称呼词。
正文另起一行，空两格写感谢内容。概括地叙述对方的事迹，说明对方给予自己哪些支持和帮助，并阐明事迹的影响，表明自己的感激之情。这是全文的主体部分，要突出重点，记叙详实，表扬适度。
敬语要在正文结束后另起一行写“此致”，再另起一行顶格写“敬礼”，或在正文后另起一行顶格写“致以最诚挚的敬礼”等词语。
落款和日期同慰问函电，署于敬语后右下方。
写作感谢函电时要注意：
区别不同对象，感谢事由，事项要准确、明晰而热情。
抓住事迹的感动之处。
恰当地评议所反映的事迹，有话则长，无话则短。
用词明快、通畅，有感而发，发自肺腑，切忌矫揉造作。
柬帖与聘书礼仪
1．柬帖的种类
从柬帖的内容看，主要有喜庆帖、应酬柬帖、礼帖、谢帖、及丧帖五种。
从柬帖的表面形式看，有横帖与竖帖。
从柬帖的纸张样式看，有卡片式和折叠式之分。
2．柬帖的特点
告知性。柬帖首先要将邀请、通报、致谢的内容告知对方，特别是请柬，更应写明邀请人姓名、活动的名称、时间、地点等。
礼节性。柬帖的款式、格式、用语都非常注重礼仪要求，要为交往起到事半功倍的效果。
规范性。无论哪种柬帖，一般都有严格的讲究，行文中的起行、抬头、具体位置、制品的内外设计等等，要与交际对象、交际内容和谐、一致，并按社会约定俗成来写作。
简捷性。柬帖都要求言简意赅，用词便捷，使对方一目了然。
3．柬帖的格式
柬帖由标题、正文、结尾及落款和时间四部分组成。
标题一般写在柬帖的封面，如“请柬”等。
