§§§第一节 通 知
一、通知的含义及特点
通知是机关单位向特定的受文对象告知有关事项的晓谕性公文。它具有下列三个特点：
1．适用范围的广泛性。在所有的公文中，通知的适用范围最为广泛，上至高层机关，下至基层单位；大到全国范围内的重大安排，小到一个单位内部告知一般事项，都可以用通知行文。
2．文体功用的晓谕性。通知总是有所告晓，有所要求，即包括“晓”和“谕”两重功用，或告诉人们有关事项，或要求办理，遵照执行。
3．知照事项的时间性。在所有的公文中，通知的时间性最强，通知事项或要求办理的事情，往往都有很强的时间要求，即使是规定性通知，也不像其他规范性文件具有较长期的时效。
通知是一种使用范围较广的公文。从内容性质上看，可分为批示性通知、指示性通知、一般事务性通知和会议通知四种。
二、通知的写法
通知一般由标题、主送机关、正文、落款和日期构成。
1．标题：通知标题一般由发文机关、事由和文种三部分组成。有的还要根据具体情况写明“联合通知”、“紧急通知”、“重要通知”、“补充通知”等。非正式文件处理的一般性通知，标题可直接标出文种。
2．主送机关：在标题下、正文前顶格写受文的单位或个人。
3．正文：通知正文包括通知的缘由、通知事项、通知要求二三部分。不同种类的通知其正文的写作有所不同。
发布性通知的正文一般很简短，写明发布的意义和目的，提出执行的要求。如果在题目和正文中已指明所发布的文件名称，也可在正文后不再注“附件”的字样，直接将所发布的文件附在通知后即可。
指示性通知的正文包括两部分，开头部分写明通知的缘由，可以写当前存在的问题，发本通知的意义，也可以写：“特发本通知”或“特通知如下”转入通知的内容。通知的内容大多采用分条列项法，具体地提出要求和措施、办法。指示性通知一般不单独结尾，以正文的完结而结束。
会议通知的正文要具体全面。一般包括：召开会议的机关、会议名称、会议起止时间、地点、会议内容和任务、参加会议的人员范围和人数、入场凭证、报到时间及地点、与会人员须携带的文件材料、其他要求事项等内容。
任免通知的正文比较简单，只要写清楚决定任免的时间、机关、会议或依据文件，以及任免人员的具体职务就可以了。
一般性通知所涉及的事项比较具体。正文主要交代要办什么事，什么时间完成和要求等，有的告诉受文单位一事项，以便工作联系，不需办理。
4．落款和日期
在正文右下方写上发文机关名称和发文日期。
一般地说，通知是下行文，不能向上级机关、同级机关和不相隶属机关发通知。但在实际工作中有时通知的事项不仅需要自己的下级单位知道，同时也需要同级机关或不相隶属机关了解，通知送交上级机关和其他单位，而不必向他们另发通知。
写通知一忌哕嗦，二忌条理不清，三忌无谓的客套寒暄。通知是一种简示明确的公文，决不能用写私函的方式来写通知。
例文
××地区行政公署办公室通知
各县（市）人民政府：
经行署领导研究决定，定于×月×日在行署召开各县（市）人民政府办公室主任会议三天，传达省政府关于公文处理的有关指示，请各县（市）人民政府办公室主任或副主任一人参加。
××××年×月×日（盖公章）
§§§第二节通报
一、通报的含义
通报是党政机关和社会团体把工作情况、经验教训、好坏典型事例以及具有典范、指导、教育、警戒意义的事件通知所属下级单位的公文文种。
二、通报的种类
1．表彰性通报。用于表扬先进人物和先进集体的事迹，总结成功的经验，宣传好的典型，树立榜样，推动工作。这类通报篇幅通常较长，可以分节叙述通报的主要内容和目的。正文一般由通报事由、通报事项和总结出来的经验以及表彰决定等部分组成，有时也有对受文者的原则要求。
2．批评性通报。用于批评错误，通报事故或反面典型，归纳教训，教育他人引以为戒的通报，称为批评性通报。这类通报的正文结构同表彰性通报相似，但通常通报事项的具体叙述较略，内容以议论为主，突出结论和对受文者的要求。
3．事项性通报。这类通报一般在传达情况、沟通消息、互通情报时使用。又分专题通报和综合通报两种。专题通报是指就一件事件、一个情况的演变过程进行概括和叙述。综合通报则是就几个方面情况或一段时间形势发展的概括和分析。这类通报的撰写比较灵活，关键要抓住重点，突出本质。这类通报注重对开展工作的指导或提供参考的作用，一般不下结论，只是以事实说明问题。
三、通报的写法
1．表彰和批评通报的写法
表彰和批评的通报，都是通过对典型事例的通报达到教育人的目的。通报的正文一般包括通报缘由、事实、分析评价、决定和经验教训等几个部分。
①通报缘由。在较长的通报开头，往往用几句话概括通报的核心内容，一般写事件主要结果和对事件的总评价。这部分文字要精炼，避免与下文重复。较短通报一般没有这部分，直接写通报事实。
②通报事实。这部分要重点写清先进或错误的主要人员、主要事实经过、情节、结果及有关数据。
③对事实进行实质性分析评价。是对事件的认识，要指出其先进性和错误的性质，对人或事作出中肯评价，便于人们认识和领会通报的精神。在分析、评价的基础上提出对事实的处理意见，先进的如何表扬、错误的怎样处罚，都应有明确的意见安排。
④分析从典型事例中应学习的经验和吸取的教训，由典型引申到普遍最后针对现实提出一般性要求或号召。
2．事项性通报的写法
事项性通报首先写明所通报的情况，对主要情节进行客观叙述，注意把人物、时间、地点、事件、结果写清楚。其次要写明发文机关的意见和要求，可以在对客观事实分析的基础上作出。
3．撰写通报注意事项
①行文要及时。通报的时间性较强，写作要及时迅速，以指导当前工作，否则，就不能起到很好的教育作用。
②事例要真实，典型。通报所据应当是真人真事，不能有半点虚假，否则不但影响教育效果，还会有损发文单位的声誉。因此，写通报前，一般要调查、核对事实，做到准确无误，此外，还应注意事例的典型性。无论表彰或批评，其事例应让人感到确实值得学习或引以为戒。如果某人犯了一点小错误，就将其通报批评，这就会给人以小题大作的印象。
③详略要得当。通报的事例是写作重点，固然要多用笔墨，但要注意详略得当。若过于简单，变成抽象的概述，人们难于受到教育，产生不了爱憎之情。若过于详细，将“通报”写成近似“通告”“报告文学”，又会令人难于把握要领。
④要突出教育性，注意掌握政策。通报与决定不同，它不是一种行政命令，它最主要的特点是教育性，在写作中要注意突出这一特点，在写通报中的处理意见时，必须注意政策，掌握好分寸，使处理决定与事实、政策相一致，做到合情合理，否则，既对当事人不利，又难于服众。
例文
关于1990年元旦节期间我区
人行系统安全保卫工作情况的通报人民银行各县、市支行：
由于各级行领导的高度重视和机关各部门的大力支持，在元旦节期间，安全保卫工作做到了全区库款、机关院内、职工人身三安全。根据部分县市支行汇报和三级分行的抽查，现将情况通报如下：
一、党组重视。节前，专门组织全行人员认真学习省分行关于节日期间加强安全保卫工作的电报通知精神，再一次进行安全防范教育，就节日期间的安全保卫工作做了详细安排，行长以身作则。
二、加强各项规章制度，并检查、督促、落实。
三、进一步重申了枪支弹药专人保管、专人放置，对枪支、警具、报警设施和车辆进行了全面擦拭和保养，使其处于良好的战备状态。
四、今年元旦节大部分县行做到了节前有安排，节日期间有检查，节日后有书面汇报，做得比较好的有××市、××县、××县、××县、××县。
