“要点提示”工作必须长期地延续下去，那就必须知道目前达成了多少？还剩下多少？若不能确实地把握，则会陷入不安境地，工作效率也无法提高。而要客观地确认其进行状况，必须把它“视觉化”。
编制工作进度表
当你依据紧迫性和重要性把你的全部工作分成A、B和C三种类型时，你也许会被所面对的一系列任务和最后时间期限压得喘不过气来。抽出几分钟时间来绘制张工作进度表，是个不错的解决办法。
把所有无论大小都要完成的任务写上去以及每个任务的最后期限。这张表不仅可以减轻你思想上的压力，而且和日志式的工作图表相比，它能更为直观地让你对整体情况一览无遗。随之，某些问题也就迎刃而解了。例如，你可能会发现，没能按期进行的某种新产品的营销计划竟还可以被推迟，因为这种新产品装配线本身的运作就延迟了。
你一旦接受了新的任务，就要在进度表里加上它们；同时也要及时画掉已完成的任务和请人代办的工作。
有效地使用进度表
你的进度表中的A、B和C类任务特征要鲜明。进度表要灵活，能够随机应变；画去你已经完成的任务，添上新任务，重点标示那些优先考虑改变的条款。
“如果你愿意，还可以把相似的任务结合起来，例如，在所有要打的电话旁画一个星形标志，在所有要写的信件旁打一个叉，并且重点标记那些要安排的会议。这样有助于你一眼就看到有哪些事要去办，并鼓励你把相似的工作一次完成。”
制订长期计划
在你的工作进度表里，许多任务完成之后并不因此消失，这些任务在一个工作年中常常周期性地反复出现。例如，你也许会把某种产品在每年的相同时间里瞄准特定的消费者。为了把时间有规律性地分配给重复出现的任务，就需要一个长期的规划作为短期计划的补充。例如，一幅带有彩色标记的挂图。利用明亮的色彩标志出规律性的任务，这样你能够一眼就看出工作是否繁忙，并能依此提前制订计划。
