小酒吧是一个提供休闲与消费的服务性场所。酒吧的生产和销售，需要采购、验收、储存、发放等相互支持配合。其所需酒水、饮料、用具、器皿、设备等种类，为使这些物料能适合各方面的使用，且价格合理，质量良好，必须具有有效的采购、验收、库存管理。这一环节的工作虽然主要由相关店员来完成，但管理者的有效指导和监督非常必要。做精、做细，是针对这些工作具体操作时的一致要求。
小酒吧的采购任务是采购店内所需的一切原料，原料的质量直接影响到餐饮品的质量，而其价格又直接关系到小酒吧的经济效益。因此，采购之前明确原料采购的要求，将有助于小酒吧以最适当合理的价格去购买最佳品质的原料，并达到及时供应的要求。
采购员应具备的能力
根据工作内容，酒吧采购员应具备以下能力：
（1）了解酒水及辅助食品制作的要领及吧台和厨房业务。采购员虽然不必都是调酒师、厨师，但至少应懂得原料的用途以及品质标准要求。尤其是在还没有制定采购原料品质标准时，更应具备这一素质，以确保能采购到所需的原料。
（2）熟悉原料的采购渠道。采购员应该知道什么原料在什么地方采购，哪里的品质好，哪里的货便宜。任何企业都有多种采购渠道，这样才能保证供应。采购渠道的维持是建立在互相信任、互相帮助的基础上，也涉及采购员的人际关系。
（3）了解采购市场和餐饮市场。采购员应了解原料市场的供应情况以及顾客对酒水、食品的偏爱和选择，做到心中有数，确保准确无误地完成采购任务。
（4）了解进价与售价的核算方法。采购员应了解酒单上每一品种的名称、售价和分量，知道酒吧近期的毛利率和理想的毛利率。这样，在采购时就能知道某种原料在价格上是否可以接受，或是否可以选择代用品。
（5）要经过市场采购技术培训。在采购时，采购员的经验至关重要。因此，采购员必须经常参加采购技术培训。
（6）熟悉原料的规格及品质。采购员应对市场上各种原料的规格和品质有一定的了解，有鉴别好坏的能力。如酒品的产地、制作年代、季节等都会影响某一品种的品质。
酒吧原料采购程序
1.仓管填写请购单
酒吧仓管人员根据库存品存货情况填写请购单，经核准后交采购员。请购单一式两联，第一联送采购员，采购员须在采购之前请管理人员批准，并在请购单上签名；第二联由酒吧仓管人员留存。
2.采购员填写订购单
采购时，采购员须填写订购单。订购单一式四联，第一联送饮料供应商；第二联送酒吧仓管人员，证明已经订货；第三联送验收员以便核对发来的订购单和品牌；第四联则由采购员保留。并不是所有酒吧都采用这样具体的采购手续，但每个酒吧都应保存书面进货记录，最好是用订购单保存书面记录，以便与到货核对。书面记录可防止在订货品牌、数量、报价和交货日期等方面出现误差。
3.采购活动控制
（1）采购员根据请购单所列的各类品种、规格、数量进行购买。
（2）采购员落实采购计划后，须将供货客户、供货时间、品种、数量、单价等情况通知仓管人员。
（3）验收手续按收货细则办理，收货人员应及时将验收情况通知采购员，以便出现问题及时处理，保证供应。
采购原则与任务
不管酒吧规模如何，其采购活动都是不可避免的，由酒吧经营者自行负责采购也好，由专门的采购员负责采购也好，总的来说，采购的原则不变，所欲达成的目标也大致相同，归纳后有下列五项：
1.寻找合格商品
要提供质量始终如一的酒品，就必须使用质量始终如一的原料。制定酒品原料采购规格标准，是保证酒品质量的有效措施。采购规格标准是根据酒吧的特殊需要，对所要采购的各种原料做出详细具体的规定，如原料产地、等级、性能、色泽、包装要求等。
建立采购标准能帮助采购员在众多货品中挑选出最合适的一种。除了文字叙述外，必要时也可以用图片或照片辅助，供应商在按图索骥的情况下，错误供货的几率将大为降低。
2.得到最好的价格
在兼顾商品品质的前提下，若想要得到最优惠的价格，势必要运用一些小技巧。“货比三家”是首要步骤，另外也可通过向大盘商进货，或是签订互惠契约、以现金支付、自行进口、自行运送、在季节性短缺等情形时采用替代品等方法，有效降低货款，节省营运成本。
3.得到最佳的品质
酒吧采购最担心的是原料的品质，尤其是生鲜原料，如果一时无法使用造成积存，很容易腐败而形成浪费。因此，在采购量决定之前，要先考虑储存的能力和特殊应急的准备，如天灾或人为因素造成的原料短缺，应排定采购的时间。
4.找到最佳的供应商
选择供应商应考虑的基本要素有：
（1）供应商的地点。如果选择本地厂商或是邻近地的厂商，更容易与其维持良好的公共关系，降低采购成本。
（2）供应商的设备。具有健全设备的供应商不但能确保食物的品质，也能减少运送过程中的困难。
（3）供应商的专业知识。具有丰富专业知识的供应商能够提供更有价值的服务，可确保采购行为的正确。
（4）供应商的财务状况。了解供应商的财务背景、进出货资料、来往客户等情况，以免上当受骗。
（5）供应商的诚信记录。只有遵守诚实、互惠原则的供应商，才是值得合作的厂商。
5.在最适当的时间进货
所谓在最适当的时间进货，是指物品来得正是需要的时候，让采购员有足够的时间核对数量是否正确或质量是否达标；而运送延迟缓慢，会造成采购员的工作负荷量和压力过大。
另外，“在最适当的时间进货”这个目标牵涉采购员对存货的管理是否适宜，同时也有赖于供应商送货的效率是否合乎标准。
酒吧原料的采购方法
酒吧原料的采购因酒品原料的不同，方法也会有所差异。
一般而言，酒品原料可分为两大类：鲜货类和干货类原料。鲜货类原料指不能长期保存的各类原料，如新鲜水果、乳制品、鸡蛋、新鲜啤酒等，这些原料有的必须当天采购当天消耗或者必须在短暂的有效保存期内使用。干货类原料指可以久藏的原料，如可长期保存的酒类、食盐、糖及各种调味品等，它们往往是箱装、袋装、瓶装、罐装的原料，可以在常温下储藏数月或经年之久而不变质，因而可以较大量地进货。
酒吧常见的采购方式有下列几种。
1.合约方式
与供应商签订某些产品的合约，合约的内容包括一般情形的条件和特殊状况的需求，规格表也可置于其中。
2.直接从市场采购
中、小型酒吧的经营者喜欢直接拿现金到市场交易，此法虽然未必取得价格较优惠的商品，但库存量可降至最低。
3.由供应商报价
将每日需要的新鲜酒品和每周需要的杂货用量填单交由供应商报价，从中选择最佳的厂商来供应。供应商送货时也须自行清点存货，以便有效地出货。
4.直接从产地进购
一些大量消耗的红葡萄酒、啤酒等饮品，可以直接从产地进货。
酒水的采购管理
酒水采购管理的目的在于，满足宾客需求，保证酒吧经营，保持适当存货，提供质量符合标准、数量适合需要、价格较为合理的酒水。
酒水采购管理的内容包括：
1.采购职责的确定
酒吧的性质和规模，在很大程度上决定了应由谁来负责酒水的采购工作。一般酒吧的酒水采购有由酒吧经理负责和由采购员负责两种情况，无论是哪种情况，都必须由指定专人负责。同时，为了便于控制，酒水采购员不得兼任酒水的配制和销售工作。
2.采购数量的确定
确定采购数量的较好方法，是实行永续盘存制。永续盘存制需要使用永续盘存表，它注明了各种酒水应保持的标准存货量。标准存货量是酒吧最理想的酒水储存量，一般为酒吧在一定时期内正常使用量的150%左右。此外，永续盘存表还规定了酒吧的最高存货量，即现有存货量可增加的最大限度；还规定了最低存货量，即订货点。酒吧一般规定在现有存货量接近或达到订货点之前，不准采购任何酒水。
3.采购质量的确定
根据使用情况，酒吧的酒水可以分为指定牌号和通用牌号。只有客人具体说明需要哪一种牌子的酒水时才供应指定牌号，而客人未具体说明需要哪一种牌子的酒水时则供应通用牌号。酒吧的通常做法是，先从各类酒水中选择一种价格较低的或价格适中的牌子作为通用牌号，而把其他各种牌子的酒水作为指定牌号。各个酒吧的顾客和价格结构不同，因此各自选定的通用牌号也不同。
选择通用牌号是确定质量标准和成本标准的第一步。除此之外，要确定酒水的质量还须考虑采购价格、顾客偏好与年龄、酒水销路等一系列因素。
4.采购程序的确定
一般情况下，管理人员应规定采购工作的例行手续。酒吧采购的一般手续如下：负责酒水库存的酒吧仓管人员在月初填写酒水请购单，通常一式两联，经酒吧管理人员签署审批后，一联交采购员，一联留存。采购员记录订货情况，开出采购单，通常一式四联，一联送供应商，一联送酒吧仓管人员证明已经订货，一联送验收员以便核对，一联采购员留存。酒吧应保存进货的书面记录，以备在订货品牌、数量、报价、交货日期等方面出现问题时提供依据，防止和减少差错。
5.供应商的选择
在酒水供应商的选择上，应综合考虑其地理位置、财务状况、信用状况、业务人员技术能力、交货周期、价格合理程度等因素，择优选定。
