为了战胜同样强大的对手，一个人可以克服巨大的困难，焕发无穷的力量，发明出先进的技术。但是，对手总是一个接着一个。如果他不知道首先应该做些什么，就会丧失勇气，也会增加几倍的心理负担，这个道理适用于我们的一切活动。如果你不知道从哪里开始，就不要去做；如果你不知道办公场所哪些地方应该清理，就不要浪费时间去寻找，以免自己脑子里出现混乱。
如果你看到自己的办公桌上已经蕴藏着危机，那里的混乱已经使你不堪忍受，就应该马上尝试一下这里向你推荐的方法。作为一种救急的措施它非常有效。
另外，如果你认为没有那么多时间用于清理办公桌，那你就大错特错了。你只需化费两、三个小时（据我们估计，很少有超过这些时间的），而投入这些时间绝对值得。事后你的头脑会变得更加清醒，感觉会好得多，“损失的时间”一定会夺回来。
“四分法”这一方法被看作是多位美国总统的工作秘密，并作为一项“铁腕方法”流行起来。这是一种针对紧急情况的简单方法：
在一张空桌子（不是你正在用的桌子，而是另外找一张）或者是地板上，按顺时针方向划分出四块地方。然后果断地清理干净你的办公桌，一张纸都不让它留下！你的态度要坚定，注意力不能分散，并且要相信，在经过了“万事开头难”的阶段之后，你一定会得到创造的快乐和充沛的精力。
现在详细介绍“四分法”的用途：
1.丢弃
在第一个四分之一的地方存放你准备丢弃的东西，最好能够准备一个大箱子。这里挑选出来的资料应该是些多余的，用不着你今后再处理的。
（1）旧的旅游资料：
（2）一个星期前的旧报纸；
（3）一年之前的旧目录；
（4）已经没有你需要的文章的旧杂志；
（5）没有价值的信笺；
（6）过期的或者是三年前的旧地图，以及你在两年内不会去的国家或地区的地图；
（7）中学或大学时代的资料；
（8）旧的圣诞卡；
（9）孩提时代的图画中的一半（特别好的除外，它们的价值还会提升）；
（10）去年的挂历；
（11）你从来都没有使用过的烹调用书；
（12）你已经扔掉的电器的使用说明书；
（13）过期的或已经没用的保修证书。
你一定很惊讶有这么多没用的东西。
2.可交给别人处理的资料
第二个四分之一的地方容纳你可以转给别人去处·理的文件。如果你是美国总统并有白宫的工作人员可以使用，当然这时会倍感方便。也许在你的办公桌上有许多你不愿麻烦别人，而想自己能够很快处理的“小事”。在清理工作中你必须改变自己的这个习惯，实行严防的工作分工。你应该利用一切可以利用的人——同事、家人、做小时工的大学生，也可以找个专门提供办公室服务的公司帮忙。
3.重要资料
在第三个四分之一的地力存放最近必须由你亲自处理的文件。只有你自己最清楚，下一步与这些文件有关的问题该怎样处理。这堆文件需要你特别关注。
4.奇效
第四个四分之一的地方有些特殊，这里只存放那些你在清理过程中马上就可以通过下述方式处理的文件：
（1）打电话。你可以马上通过电话解决问题，尽管这些事情本来是通过文字方式解决的。如果电话打不通，则把相应的文件放人需要待处理的重要义件之中（第三个四分之一的地方）。
（2）发传真。在原来的文件上加以批示后再传回给发件人（如果对方没有传真就发信）。
（3）存档。立刻将文件放到它应该放进的文件夹中，或者活动文件柜的相应格层中。
5.“铁腕方法”的使本规则
如果能够严格遵守下述简单的规则，“四分法”会百试不爽：
不搞一个过渡的文件堆；
每份文件只处理一次；
不搞第五、第六个或更多的地方堆文件。
经过了这样的“首次帮助行动”之后，你就可以自由地采取新的行动了。你有了一个自由的办公场地，曾经占据在那里的大堆文件、资料被清走了。现在你有精力来对付那些以“堆积”这种最糟糕的方法来管理的其他物品了。
