凡事讲究位，遵循位，这样才能做到有章可循，有据可依，层次分明，简单明了。汇报最简单地说，就是不管让哪个领导明白或清楚，我们依据什么，然后做了什么，剩下的是什么，最后请领导训话。
有些人在汇报工作时长篇大论，力求面面俱到，这种繁冗的语言会使人头疼。汇报时应力求精炼，提前确定好汇报的主题和重点，做到集中目标，围绕重点，分清主次，去粗取精，节省时间，保证汇报效果。
要做到语言简练应注意两点：一是汇报时非特殊问题无须过多解释。特别是有时间限制时，更要严格把握，充分利用有效时间把该汇报的内容都说出来。二是尽量做到每句话都有分量，繁简适度，表达得体，既不过时，也不浪费机会，让人听后有一种新鲜感和透亮感。尤其要能围绕主题，把最重要的、最生动的、最精彩的、最有价值的东西向领导汇报。
老舍先生说：“简练就是话说得少，而意包含得多。”所谓简练，就是“三言两语，记清事实，寥寥数笔，显出精神”。
在电视剧《雍正王朝》里，有这样一个片段：有个官员向皇帝禀报情况，他口若悬河地讲了很长时间，却始终没有切入正题。皇帝急不可耐，一气之下将他痛打一顿，并警告他日后汇报工作要简练。
汇报工作虽是向领导展现自己的才华和努力的最好时机，但也决不可“长篇累牍”。应该用简练有力的语言把自己的思想表达出来。鲁迅说：“我力避行文的唠叨，只要觉得能够将意思传给别人了，就宁可什么陪衬拖带也没有。”浮词套语，重复累赘也是汇报时必须避免的。因为你和领导的交流时间毕竟有限，若是不能在极短的时间内准确汇报你的工作情况，而是东拉西扯，词不达意，这样的汇报既浪费领导宝贵的时间，又令人生厌。领导会认为你或是口才不佳，或是工作未能做好。一旦不良印象一旦产生，就很难改变，这对你十分不利。万不可轻视汇报的语言技巧，说不定你升职的机会全凭他们来营造。
据史料记载，1958年1月，在南宁会议期间，李锐和林一山两个人被要求一起向毛泽东等中央领导人汇报关于三峡工程建设问题的意见，因其二人的方法不同结果也大相径庭。
林一山的汇报持续了两个多小时，而且言之无物，漫无边际。相反，李锐的汇报只用了短短二十多分钟，重点突出，要言不烦，反而让听者印象深刻。
听完二人的汇报后，毛泽东没有立刻表态，而是又令二人写一个书面报告。结果，林一山写了两万字，李锐写了八千字。字数多的并非都把话说到点子上，而是杂乱无章；字数少的却句句都有分量，表述简短准确，说理透彻。结果，后者赢得了毛泽东的高度赞赏，并被委以主席身边秘书的要职。
可见，啰嗦是汇报的大忌，精准、简练的语言可以表现出你的干练，让你得到倚重。这一道理，适用于任何一个时代。
特别是21世纪后，人们的生活节奏加快了，很多人每天都似乎忙得不可开交。人们做事更注重高效性，冗长的汇报总结也让听取者难于抓住重点，严重影响工作效率。因而能重点突出、语言简练地向别人介绍情况，这一点显得尤为重要。
在日本，很多企业为了解决这个难题，要求员工在汇报工作时学习前苏联领导人斯大林，以及英国前首相丘吉尔。斯大林要求部下汇报时言简意赅，要使用发电报的语言；而丘吉尔在二战期间，无论战事多么复杂艰险，只允许报告官将每天的所有情况写在一张信签纸上向他汇报。日本企业要求：“汇报总结只需要精华，多一个字都不能要。”
在中国，最大的日用消费品公司宝洁则提倡强调“一页纸”文案，即要求员工把汇报内容用最简短的语言表述出来。同时，在汇报工作的时候，争取要用三句话来概括你走进主管办公室的意图——“要做什么”，“为什么如此做”，“做了之后绩效将达到什么效果”。一般而言，人们最多记得住一二三，所以凡事要归纳在以上3条以内。
我们都知道画蛇添足的故事，也懂得“物极必反，过犹不及”的道理，因此，在汇报工作时定要言简意赅，因为简短会更有力！
