匿名
大约6年前，我雇用了一位助理簿记员。她50 岁了，没有小孩，她丈夫是一位“美国交通运输部认证工程师”。她不需要保险，也不需要工作，她只是想出来工作。她说喜欢计算，喜欢与数据打交道。她简直就是一位梦幻员工！简（这不是她的真名字）逐渐开始扮演员工们的母亲的角色，她总是关注员工们是否能够照顾好自己。她总是将从教堂得到的蛋糕和比萨带给员工们。她成为我们企业大家庭的一员。她身体上有些比较严重的疾病，我们时常要带她去看病。大约3年之后，她完全掌握了会计工作。她虽不能使支票簿保持整洁，但却将它看作是自己的一样来管理，因此，我们相处得很好。这样，我们就不必为会计工作担心了。
2002年 6 月，自简完全掌管了会计工作两年半之后，我们发现她在支票上作假达180 000 美元。我们却一直未察觉。我们感到震惊。我们认为简是最不可能做这种事情的人。表面看来，她只是个拄着拐杖的小老太太。
另外，我们发现有很多未付账单（她不支付账单，是为了留下来给自己）。之前，有人打来电话要求付账时，他们都被告知与负责会计工作的人联系。那么谁是负责会计工作的人呢？简！她会编造一些谎言来应付他们。这样，我们被蒙在鼓里，根本就不知道关于未付账单的事。
你也许会想：“我们永远不会碰到这样的事！”事实上，这种可能性是存在的。
我们本以为我们足够细心。在外签任何支票前，我都会仔细审核相关文件。在我们支付账单之前，客户服务经理会核对价格。客户服务经理和我在付账前都会再复核一遍。
我们的注册会计师定期来审核我们的账目，但是他的工作主要是审核我们的资产与负债是否平衡，是否缴税，等等。简用制造假账单的方法来掩盖她从公司窃取的资金。如果她贪污5 000美元，那么她就将其中2 000 美元计为零部件支出，3 000美元则计入设备支出。如果不进行全面审核，会计师就看不出她给的信息有问题，然而，我们一度认为全面审核是不必要的。银行不会过问此事。会计师也没有怀疑一家仓库的账单是不是来自我们公司的仓库账单。由于所有支票都是支付给供应商的，实际上这些供应商都是她的家庭成员，因此一切似乎都很正常。
当公司的财务状况开始出现问题时，我们并没有立即警觉：因为我们上个秋季雇用的服务人员曾预测公司业绩会有所下降。第二年的夏天，我们的财务状况变得非常糟糕。我们已超员，但我们没有解雇任何人。公司的情况越来越糟。随后，“9 · 11”事件发生了。正如我们在报纸上读到的那样，一切变得很糟糕，唯一值得庆幸的是我们的公司还在。这一期间，我们更换了会计软件。当账目上有出入时，简就会抱怨服务软件与会计软件不能很好地兼容。她这样说，是为了掩盖真相。现在回顾她的行为，我们才意识到这些都是她放的烟幕弹。
在支票上进行多人签名毫无意义。我们没有规定要进行多重签名，就是有这样的制度，她也会一人代劳！因为银行一天要处理上百万的支票，它不可能去辨认签名的真伪。因此，签名制度毫无意义。
幸运的是，她从未被赋予在支票上签名的权力。如果她拥有这样的权力，那么我们可真就毫无办法了。因为法律并没有规定你应明智地花钱。永远不要赋予簿记员签支票的权力。
我的经验
簿记员不应签支票。
没有及时作出财务报告是不可原谅的事情。这就是为什么我要雇用簿记员的原因。当我拿到财务报表时，要仔细审查。如果看到有什么地方不对，那么就可能真的有问题。要查清楚问题所在。
企业主应该是首先看到银行报告的人。
如何在你的企业中应用我的经验
对于贪污者来说，成为簿记员是份好工作。永远不要完全相信簿记员。
发现某人从你手里窃取金钱是令人震惊的。立即进行审计，找出真正的问题。
一定要惩罚盗窃者。如果你只是解雇这个人，那么他还会在其他企业故伎重演。
如果你发现没有向供货商付款，就要向他们道歉并付款，如果不能全款支付，也要制定一个还款计划。
