没有完美无缺、放之四海而皆准的工具，而只有恰当的工具。对于约束和控制行政权力而言，五种类型的责任工具各有其利弊得失，也各有其不同的适用对象。就工具的应用而言，一方面，由于不同的责任工具具有各自的行动逻辑和内在结构，因此具有不同的适用范围和效用空间；另一方面，行政机关并不是铁板一块的，由于行政机关和行政人员工作内容、权力性质等存在着巨大的差异，也需要因地制宜运用不同的控制工具。因此，行政责任工具的应用也就可以从工具本身和工具运用对象这两个角度进行分析。
1.从工具类型角度的工具应用分析。
五种类型的责任工具的运用范围和适用条件是各不相同的。
分权工具主要是一种政治工具。分权制度意味着职能调整、权力分化或权力重组，涉及权力结构的重大调整，因此分权工具的制度安排通常与社会的基本的政治、经济、法律和社会制度密切相关。由于权力体制具有路径依赖的性质，拥有权力的人不会轻易放弃自己的权力，分权工具的运用往往需要政治改革或行政改革来推动。分权制衡的权力结构归根结底取决于一个社会的宪政安排。在这个意义上，分权工具的运用受到政治制度和行政制度的严格限制，并且往往离不开强大的政治支持和意识形态支持。当然，分权工具一旦设计合理，付诸实践，其效果也是最显著、最稳定的。
权利工具主要是一种法律工具。权利工具首先要求从政治上和法律上赋予公民广泛的基本权利。以此为基础，只要有完备的司法诉讼制度，权利工具的适用范围是无界限的。而权利救济则需要社会有一个公正而有效率的司法制度。要保护公民权利，就没有比司法独立更加重要的了。独立的司法才能够充当权利的保护伞，在公民权利与政府权力的冲突中作出公正的裁判。“没有这种独立，就无法防止立法权力和行政权力的滥用，也不能防止强化行政权力的强制力量的滥用。”当然，对于行政诉讼和公益诉讼而言，权利救济的效率需要放宽诉讼资格、拓宽诉讼范围、降低诉讼门槛，完善诉讼援助。
测算工具主要是一种管理工具，多适用于政府的内部管理。大多测算工具是从企业管理中借鉴而来的组织管理技术或内部管理制度，如目标管理、标杆管理、全面质量管理、绩效评估等。在理性、科学、效率的意识形态的主导下，现代政府管理已经越来越多地采用数量化、指标化和标准化的管理制度，以实施精确的控制，提高产出及质量，改进组织绩效。测算工具运用的根本问题是，政府缺乏利润这样一个清晰、精确和量化的目标，也就很难对行政活动进行有效的成本分析和量化控制。约束和控制行政权利的一个重大难题在于，很难建立起一套严密和完备的考核行为的标准化的指标体系，以对行政机关及其行政人员提供精确的行为指导。
所有的制度都必须不同程度地处理信息问题。作为解决信息不对称手段的信息工具更多是一种技术工具。信息具有分散分布的结构性特征，信息不对称存在于社会交易关系的几乎所有层面。妨碍行政责任的典型的信息不对称包括行政机关内部上下级之间的信息不对称、行政机关内部不同机构或部门之间的信息不对称、行政机关与外部行动者之间的信息不对称。因此，约束和控制行政权力的做法都必须运用到某种信息工具来平衡相关行动者之间的信息不对称，以提高信息利用的社会效益，保证权力控制和权力监督的有效性。信息的决策和行动的前提，因此，信息工具的缺乏和无效率实际上等于是取消了权力监督和权力控制。
相对于正式制度而言，道德工具主要是一种“非正式制度”。由于道德主要依赖内心信念和社会舆论来实施，道德规则是一种“软约束”。如果说制约权力的道德律令在过去如果更多是一套伦理观念和价值标榜的话，那么当代行政道德的法制化已经成为世界各国行政改革的时髦做法。由于官员腐败、信任危机和治理困境等引发的社会不满，许多国家都试图通过伦理道德的法制化来提升公务员的道德水准。道德工具是可以广泛应用的一种廉价工具。不过，由于道德工具的约束强度比较弱，道德约束的效果难以测度，道德工具的只能是一种控制权力的辅助工具，而不能是一种核心的工具。而且，要发挥道德工具的作用，也必须从完善正式制度入手。
2.从工具运用对象的工具应用分析。
在行政责任工具的运用上，责任工具的选择不是独立的变量，它以行政机关和行政人员的权力性质和工作内容等为转移，并受到相关因素的影响和制约。如上所述，庞大的行政机关及其行政人员不是铁板一块的，也远不是大同小异的，而是存在着巨大的差异性。因此，使用行政机关及其行政人员概念来指称所有政府机关及其工作人员的时候，实质上是冒着将工作性质、行为方式完全不同的机构和人员进行简单地概念化的巨大危险。事实上，人事部门的主管与政策专家的活动是不同的，街头巡逻的警察与审查福利申请的行政人员也是不同的。而且，公安局、民政局、林业局等各机关领导的工作任务大不相同，他们也与那些主要在办公室工作的下属人员的工作性质也截然不同。要准确界定公共行政的实际所为，很大程度上取决于行政人员所做的具体事情。
既然行政机关和行政人员及其所掌握和行使权力的方式、内容等都包含了如此巨大的差异，那么，从工具选择的角度说，必须根据行政机关及其行政人员的权力性质和工作内容等来选择相应的控权技术。这需要某种可靠的分类技术。现代行政机关机构庞杂，部门林立，层次繁多，人员众多，用任何一种办法对其进行类型划分，都存在某些不可避免的缺陷。我们这里主要从纵向和横向两个方向来对行政组织进行类型区分，并探讨不同责任工具的适用性。
根据帕森斯的观点，正式组织的等级系统根据其功能或责任可以分解为技术系统、管理系统和制度系统三大系统。这种划分在某种程度上也可以与行政体系的决策层、管理层和操作层对应来看。一般而言，技术层或操作层处于组织的低层，他们掌握组织的核心技术，直接面对原料（包括人、事件和物资等需要处理的东西）进行生产，提供服务，把政府的使命转变成为具体的内容，并直接决定组织的产出。管理层主要是承上启下，在组织的底层与上层之间建立起沟通的桥梁，在分配组织任务和监控组织运作方面发挥着重要作用。制度层通常是组织的决策层，位于组织的顶端，掌控组织的最高权力，在组织与外部环境之间协调关系，为组织的生存和发展争取资源，做出涉及组织全局性的重大战略决策。不仅整体的行政体制，而且每一个行政机构或政府部门，都可以进行这种层次上的划分。
从纵向的角度看，不同的行政机构或政府部门，以及政府部门中的不同岗位，不仅具有不同的职权范围、工作任务、工作对象和工作环境，而且其行使权力的方式、活动程序等也都大不相同。“官僚制组织按照其承担的任务性质及其解决任务的行动所面对的不同环境条件而变换着其决策与信息传递的结构。”各个行政机关内部的决策结构、执行结构和控制反馈机制等都是很不相同的。因此，笼统地谈责任工具是不恰当的，而必须根据行政人员的岗位性质、工作内容和行动性质选择不同的控制工具。比如对制度层次的领导者应该多采取分权工具、信息工具和道德工具来监督其履行责任，注意防止权力集中。对于管理层次的行政人员则更注重以规则、程序为基础的控制办法，强调管理的规范化、程序化和制度化。对于操作层次的行政人员则要注重以测算方法来控制其行为和产出，并从反方向上通过权利工具来防范和救济权力的滥用。
从横向的角度看，美国行政学家威尔逊对组织机构的类型划分是非常有启发的。威尔逊认为，根据行政机关及其行政人员投入与产出的可测量情况，可以将其划分为四种类型，即生产型组织[工作过程（投入）与结果都能观察得到]、程序型组织（工作过程可以观测，工作成果不能观察）、结果型组织（工作成果容易观察，但工作过程观察不到）和应付型组织（不确性程度很高，以解决临时的、突发的问题为主，工作过程和结果有些能看到，有些则无法观察）。实际上，不仅政府机构可以进行这样的划分，不同类型的行政人员也可以按照其投入和产出的可观测性质进行相应的分类。这样，根据不同的机构和人员的类型，就可以采取不同的权力控制手段，从而在行政人员的贡献与报应（包括奖励与惩罚）之间建立起恰当的联系，促使他们更好地行使权力。
行政机关及其行政人员的贡献及其活动结果的可观察性主要为测算工具的运用提供了切入点。一般而言，可以观测的，通常也是可以测量和计算的，因此就可以开发和运用相应的测算工具来规范行使权力的方式，监控权力行使的过程，检测行使权力的结果。当然，可不可以测算不是一个绝对的问题，而通常取决于测算对象的性质、测算的技术条件以及是否允许测算等。例如，决策者的心智过程、政策认知的程度、行政人员的利他精神等，本身就具有难以测算的性质。也有一些不可测算是由于技术限制而难以测算，而并不是绝对的不能测算，如行政人员的财产状况、公共政策的成本与收益情况和侵权行为的社会后果等，都是可以测算的，对这些问题的测算也是厘定行政责任的依据，但他们能被测算到什么程度则取决于相应的测算技术，如金融管理制度、政策分析技术和侵权调查等。此外，即便是技术上可能行得通的东西，由于制度环境的局限性，也可能不允许测算，比如呼声很高的建立公务员财产申报制度、比如强化舆论监督等。
不管对于何种类型的行政机关及其行政人员，这里的关键是要选择恰当的测算内容，运用有效的测算方式。比如，对于领导政绩的考核如果仅仅考核看得见的GDP数字或者政绩工程，而不考核同样看得见的生态环境状况和治安状况等，以及“看不见”（取决于民意调查的技术）的老百姓的“满意度”，就根本无法正确地厘定官员的责任。又如，对于一个在“窗口”单位接受公民申请的“街头官僚”而言，测算其责任的方式不仅应该包括他（她）是否按时上下班和他（她）的出勤率（这些都是容易测量的），也应该包括他（她）处理公民申请时的技能熟练程度和办事速度（可以测算），以及与公民打交道时的举止和态度（难以测算）。
事实上，由于任何实现行政责任的努力，都必须对行政机关及其行政人员的行动过程的规范性及其后果等做出某种程度的判断，因此，所有的责任制度都必须运用信息工具和测算工具两种工具。信息工具是明确事实和责任的依据，测算工具是裁判责任的手段。信息工具通常从两个方面迫使行政机关及其行政人员公开信息，一种是需求者索取机制，即通过赋予并保障公民的知情权来向行政机关索取它们所需要的信息，包括新闻媒体基于言论自由、出版自由和舆论监督权的信息索取；一种是强迫性的信息公开制度，即通过信息立法要求行政机关必须公开它们所掌握的信息，公开是原则，不公开是例外，从而扫除信息封锁的障碍，让公众能自由得到他们所需要的信息。这样努力把信息显示出来，就为责任测算提供了基本的依据。而通过将其与责任标准或责任规范进行对照，最终可以得出责任性的结论。
