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第4章 信息渠道要畅通

下面是一个关于金鱼鱼缸的启示:金鱼在鱼缸里游戏,观赏者在鱼缸外观赏。观赏者能够观赏到鱼缸里的金鱼,金鱼同样也能够看见鱼缸外的观赏者。观赏者为什么能够透过鱼缸观赏到金鱼,金鱼也能够透过鱼缸看见观赏者呢?第一,因为鱼缸是用透明玻璃做的;第二,因为鱼缸中的水是清澈的。

如果鱼缸是用非透明物质做的,那么,观赏者就观赏不到金鱼,金鱼也看不到观赏者;但是,就算鱼缸是用透明玻璃做的,而鱼缸中的水却是浑浊的,那么,观赏者一样观赏不到金鱼,金鱼也同样看不到观赏者。

这就是“鱼缸定律”。

“鱼缸定律”说的就是管理中上通下达的沟通机制。就达到一定规模的企业而言,大都存在高层管理人员、中层管理人员及基层管理人员、普通员工3个层级。如果把高层管理人员比作“鱼缸定律”中的观赏者,那么,中层管理人员和基层管理人员就好比是鱼缸中的水,而基层普通员工就好比是鱼缸中的金鱼。

所以,只有企业的中层、基层管理人员都是“透明物体”,企业的高层决策才能到达底层员工,而底层员工对决策的执行情况也才能被反馈到高层那里。只要企业的中层、基层管理人员中,有一层管理人员成为“非透明物体”,这个企业的上通下达机制就会失效,“上不可通,下不可达”的后果,就是高层决策与基层执行的脱节。

“鱼缸定律”提醒管理者:要确保高层的决策能够及时、准确无误地到达基层人员,而基层人员所反馈回的信息也能及时、准确地上传到高层决策者那里,实现“上可通,下可达”,就要畅通信息传递渠道,建立起有效的沟通机制。

《庄子·外篇·达生》曰:“夫忿滀之气,散而不反,则为不足;上而不下,则使人善怒;下而不上,则使人善忘;不上不下,中身当心,则为病。”

这段话的意思是,人的身体内部郁结着气,精魂就会离散于身体而不返归,能够抵抗外界侵扰的精神力量就会不足;郁结在人体内的气上通而不能下达,就会使人容易愤怒;下达而不能上通,就会使人健忘;不上通又不下达,气郁结在内心而不消散,就会使人生病。

由此可见,人体内气血不通,人就会生病。而企业的信息传递渠道之于企业,就好比是人体的气血循环系统之于人体,人体的气血不畅,就会影响人体健康,而企业的信息传递渠道堵塞,就会导致企业决策失误、执行不力。

有一个小故事可以充分说明,鱼缸与鱼缸中水的清洁度,会影响到观赏者对鱼的观赏效果:

有位太太多年来一直向她的朋友这样抱怨住在她家对面的太太:“那个女人真是太懒惰了,她永远洗不干净衣服。她晾在院子里的衣服,总是有污点,我真得想不通,她怎么连衣服都洗不干净。”

有一天,有位细心的朋友到这位太太家做客,才发现根本不是对面太太的衣服没有洗干净。这位朋友拿起桌子上的抹布,走到窗前,用力擦了一遍窗子,然后对这位太太说:“你过来看一下,这样,对面太太家的衣服不就干净了吗?”

原来,是这位太太自己家的窗子脏了。

透过不干净的玻璃窗去观赏窗外的风景,就会感觉风景有污点。所以,每个企业都必须经常擦洗鱼缸,经常给金鱼换水,以保证鱼缸及鱼缸中的水的清洁度,即要畅通企业的信息传递渠道。

下面这则寓言故事就说明了这个道理:

在一片原始森林的深处,有一棵参天大树。这棵参天大树是苍鹰、猫、野猪共同的家,老鹰全家的巢筑在大树的顶端,猫全家栖息在大树的中间,野猪全家则在大树的树根部位打洞安家。开始的时候,这三种动物相处得还不错,彼此之间相安无事。

可是到了后来,奸诈的猫妈妈竟然想把这棵大树据为己有。猫妈妈经过一番冥思苦想,终于想出了一个能够独占这棵大树的坏主意。

猫妈妈爬到大树的顶端,找到鹰妈妈说:“可怜的鹰妈妈,您可能还不知道,住在最下面的野猪天天在拱树根,这样迟早会把我们的大树拱倒的,到那时候我们就都成了它的‘盘中餐’了。”鹰妈妈听了之后,心里很是不安。接下来,猫妈妈又跑到树下,对野猪妈妈说:“可怜的野猪妈妈,您可要小心了,住在最上面的老鹰早就盯上您的孩子了,您一旦出门打猎,老鹰就会对您的孩子下毒手的。”野猪妈妈也被猫的话吓得心惊胆战的。

从此以后,猫妈妈白天装作很害怕的样子待在家里,却趁着黑夜,偷偷出去觅食。而鹰妈妈和野猪妈妈却因为听信了猫的假话,而整日整夜地守在家里,不敢外出觅食。老鹰与野猪两家就这样坐吃山空下去,最后,他们一个个地都饿死了。所以,猫的阴谋也最终得逞了。

正是因为奸诈的猫从中作梗,阻断了老鹰与野猪之间的信息传递,老鹰与野猪才互生猜忌,结果让猫的奸计得逞。

在一家企业里,如果介于企业高层与基层之间的管理层欺上瞒下,就很容易造成“下不知上、上也不知下”的局面,结果就是高层在上面瞎指挥,而基层则在下面蛮干,甚至对高层心生不满。

企业执行层的有力执行有赖于决策层的正确决策与指导,而企业决策层的准确决策则有赖于执行层反馈回的信息有效、准确。所以说,不论是上层决策传达于下层,还是下层的执行情况反馈回上层,都取决于企业信息传递渠道的畅通程度。

而如果中间的管理层不能做到准确、及时地上传下达,就好比是有人把鱼缸弄脏或者把水搅浑,观赏者就不能很好地观赏,甚至观赏不到鱼缸中的金鱼;金鱼也就看不清,甚至看不到鱼缸外的观赏者。

要畅通企业的信息传递渠道,就必须建立起相应的机制,这些机制包括以下两方面:

(1)企业信息公布机制

企业的信息分为机密信息与非机密信息。对于机密信息如技术秘密,只有特定范围内的人员(一般是高层管理人员)才有权知晓;而对于非机密信息,企业所有员工都享有知情权。建立企业信息公布机制的目的,就在于让员工知道他们应该知道的。

建立企业信息公布机制,不仅仅是为了保障员工的知情权,其实,这一措施最大的受益者仍是企业自身。因为企业信息公布机制是实现企业管理民主化,激励员工的有效途径之一。

那些信奉专制、集权的管理者对企业民主化管理颇有微辞,所以也不愿意实施企业信息公开化制度。因为在他们看来信息公开就意味着受人监督,就不能为所欲为了,而这也正是企业信息公开化的重要意义之所在。如企业财务公开制度的建立,就可以有效防范财务人员利用企业资金牟取私利。

而企业信息公布机制对员工的激励作用,在下面这个故事中被充分体现了出来:

某钢铁集团兼并了一家濒于破产的钢铁厂,经过一段时间的整顿之后,有一个问题还是没有解决,即工人的消极怠工问题。于是,该钢铁集团的总经理亲自到这家钢铁厂考察以解决这一问题。

总经理经过一番考察之后,想出了一个奇招。只见总经理拿了一支粉笔,在工厂入口处的小黑板上写了一个大大的阿拉伯数字——“6”,写完之后,对工厂的车间主任悄声低语一番,便径自离开了。

由于总经理在小黑板上写下那个阿拉伯数字的时候,正值白班工人下班的时间。当夜班的工人来上班时,看到工厂入口处惹人注目的“6”时,就纷纷好奇地问车间主任:“主任,那个数字是什么意思?”车间主任对这些夜班工人说:“这是白班工人一天炼出的钢铁数目。”

夜班工人听后,心中那股不服输的劲头一下被激发,他们的领班拿起粉笔,在小黑板上写了一个更大的阿拉伯数字——“7”。到下班的时间时,他们不止炼了7吨钢铁。

第二天,类似的情景发生了,白班工人下班之后,黑板上的数字变成了——“8”。

这家钢铁厂的工人消极怠工问题就这样被解决了。

相信,很多管理者都有这样的经历,当把两个小组的业绩予以公布之后,业绩相对差的小组,或基于争强好胜的心;或基于羞耻心,都会奋力追赶,这就是信息公布制度对员工的激励作用之所在。只不过这家钢铁集团的总经理,懂得借用信息公布制度的这一作用来激励员工,在一开始就公布了一个“虚假信息”。

企业不仅要公布正面信息,对于负面信息,更要及时公布。不要以为不把负面信息公开,员工就永远不会知道。正所谓“没有不透风的墙”,信息不能通过正式的渠道公开,就会通过非正式的渠道传出来,这也就是人们常说的“小道消息”。

而小道消息的一大特点,就是在传播的过程中会不断地被添油加醋,其后果就是信息严重失真。负面信息的掌握者本来是想掩盖问题,结果欲盖弥彰,问题不但没有被掩盖,反而引起了员工们的恐慌。这就像“非典”刚刚发生时,因为人们不能获得确切的信息,就纷纷谣传;而当政府站出来,把确切的消息地公布之后,谣传就不攻自破了,因此而引起的恐慌也渐渐地消除了。

(2)企业信息反馈机制

如果说企业信息公布机制是信息自上而下的传播,那么,企业信息反馈机制就是信息的自下而上的传播。企业信息反馈机制的意义,就在于将决策的执行情况反馈到决策者那里,并将在执行过程中获取的新信息反馈给决策者,以供决策者做出下一步决策。

现代化的信息传播技术为企业信息化管理提供了便利,在建立企业信息反馈机制过程中,应该充分利用现代化的信息传播技术,如建立领导人电子信箱、企业论坛等。这样,企业的最高决策层就可以越过中间管理层,直接获取基层信息,既保证了信息的真实性,又节约了时间。

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