因此对于不同的职位人员，应当根据需要给予他完整的权力和信息。例如作为下级，只“报喜”不“报忧”，就会因为信息缺乏完整性而妨碍决策的制定和相关职责的履行。而作为中层主管，在团结群队承上启下开展工作时，上级就必须赋予其相应的权力，并且构建上下级之间畅通的信息通道，正确地完成“上情下传，下情上达”的传播沟通中介作用。这就是完整性的体现。
（五）传播氛围的营造
传播活动总是在一定的场合、情境气氛中进行的，具有一定的传播背景。情境不同，场合不同，传播的形式就不同，而同样的传播内容就会产生不同的传播效果。具体环境包括：
（1）物质环境，主要指交往的空间和物理场景，如在谈判桌上与宴会桌上，其传播沟通的形式与气氛就完全不同；（2）社会环境，主要指参与沟通的人员之间的社会关系，以及与各人的社会关系密切相关的团体背景、社会规范、文化习俗等等；（3）心理环境，主要指交往沟通时的心理状态和气氛，如心情舒畅时容易相互沟通，心情烦闷时容易产生摩擦等；（4）时间的情境，主要指传播的时机是否合宜等。
以上各种环境气氛在实际传播活动中不能截然分开，它们可能相互交叉，共同起作用。
关于上述理论，我们可以借鉴卡特立普和森特在《有效的公共关系》一书中的提出“7C”讲法，作为公关人员有效传播的基本要素。
（1）可信度：首先必须建立对传播者的信赖的气氛。
（2）情境架构：传播计划必须与现实环境一致、协调。
（3）内容：传播的内容须与受众有关，必须能引起他们的兴趣，满足他们的需要。
（4）清晰：信息的组织形式应该简洁明了，易于接受。
（5）持续和一贯：传播是个不断循环往复的过程。
（6）渠道：正确选择传播媒介。
（7）受众的能力：即传播对象的研究，任何传播行为都必须考虑受众的条件和能力。在以上传播各种要素的研究中，公共关系应特别重视传播媒介的研究。
五、沟通中的障碍及排除
（一）公关传播中的沟通障碍
传播障碍和传播隔阂的存在是妨碍社会组织与公众进行交流的重要因素。传播障碍包括结构与功能障碍，如制度是否合理、渠道是否畅通、功能是否正常等。传播隔阂指的是个人、群体、阶层、文化之间的隔阂、误解或曲解。公关信息的制作与传播，难免会由于各种各样的原因而产生障碍和隔阂，这对信息的及时、准确、完整地发布、传递和接受会造成一定的困难，主要存在于以下几方面。
1.信息制作及表达上的障碍。
这主要体现在信源的内容控制上，传播者要将一种思想观念传递给自己的受众，他首先得利用一定的结构模式将内容转换成双方都能理解的清晰的符号。在这一编码的过程中，传播者容易遇到的障碍主要有：
（1）编码能力不佳。如传播者本身的素质缺陷所造成的词不达意——用词不当、陈词滥调、废话连篇、概念不清、逻辑混乱等传播上的失误，使受众难以理解所传播的内容。或者因为所传递的信息中含有不明确的假定，就容易使日后发生执行问题。
（2）语义的差异。信息的传播通过符号作为载体，而符号只是人们反映客观事物的一种外化形式，符号和所代表的事物只存在着间接的关系，并不是客观事物本身，由于客观事物和人的思想又是复杂多变的，这就使得符号的表达范围受到很大的局限，也对人们使用符号的能力提出挑战。因此，当符号又是多义时，不同的对象由于选择性理解的差异，就可能导致误解或曲解。
（3）传送形式不协调。当信息通过多种符号形式共同传送时，如果各种符号之间不协调，就会让人对所传送信息的内容产生理解上的偏差。例如声泪俱下地朗读一篇外文菜谱，神态语言主导了人们的思维，因此人们的理解与内容本身就会因为不协调而产生喜剧效果。
（4）共同经验范围的差异。“传务求通，传而不通等于不传”。著名的传播学者余也鲁教授特地用“传通”一词来表达communication在传播效果上的问题。“传”和“通”要达到同步和一致，就要求传者与受者尽可能地缩小经验范围的差异，避免障碍。
2.媒介传送过程的障碍。媒介传送过程的障碍，主要存在以下可能：
（1）时机不适。信息一般都是具有时效性的，任何拖延或耽搁都会使信息过时而失去效果，但是为了抢时间而发布的信息，也不见得都会受到受众的注意。例如同一时间制作和发布的大量信息，就会由于时间及心理的调整关系，而产生不同的价值评价。不合时宜的信息，对于受众的理解和接受也是一个难于克服的障碍。
（2）信息失真。在信息的传递过程中，尤其是多级传递，由于人为的因素或工具的问题，就可能漏失或错传而造成沟通障碍。例如传递上级意图时，由于译述困难或理解错误而产生偏差，使人误解。又如在交谈过程中，受众不是全面地听取发布者的意见，而在转述中又由于乱加评论，就可能造成信息失真、沟通的失败等等。
（3）环境干扰。信息的传递都是在特定的环境中进行的，如果遇到环境中事物、事件或其他信息等的干扰，也会影响信息的正确传递，甚至会造成传递的中断。
3.信息收受方面的障碍。
受传者对传者发出的信息必须经过接受，进而对接受到的信息符号进行解码，然后才能达成对信息的理解。如果缺乏注意力等原因使接收不良，就会使传递产生失误。具体可详见传播构成要素的受传者部分。
（二）克服传播障碍的具体措施
为了提高公共关系传播的效益，促进社会组织形象的发展，我们有必要在各传播环节上采取相应的措施。具体方法主要有：
（1）在传播前先澄清各种概念。考虑对象的接受能力和对此可能产生的反应。
（2）检讨沟通的目的。评估传播的计划是否与组织的环境要求相一致。
（3）考虑沟通的环境。研究分析可能影响沟通的各种环境因素，主动创造良好的沟通环境。
（4）争取他人对沟通内容的意见。
（5）注意检查信息的清晰、协调等问题。
（6）正确选择传播方式和传播媒介。考虑所采用的传播方式与预期效果是否一致，考虑所选择的媒介与对象的接近性和针对性等问题。
（7）注意反馈、跟踪与催促。
（8）检查传播活动是否能切合眼前的需要，又符合长远的目标。
（9）要注意言行一致，和传播的持续一贯。
（10）要首先使自己成为一个好的听众。
公关信息的收集与传递
一、公关信息资料的收集
捕捉信息、整理信息、分析信息、利用信息，这是公关人员主要的工作职能之一。
（一）信息收集的内容
与公关工作有关、可以通过新闻媒体及公众意见收集到的信息主要有以下几点。
（1）企业形象信息。包括公众对组织形象的评价，如机构设置、管理水平、人员素质、服务质量等；还包括公众对产品形象的评价，如产品质量、品种、花色、规格、款式、价格、服务等。这些信息的很大一部分可以通过新闻媒体及公众意见收集来获得。
（2）公众需求信息。公众的需求是多方面、多层次的，一般可以分为物质需求和精神需求两个方面。
（3）同业者信息。即竞争对手的经营之道、发展动向、市场占有率、产品特征、经验教训等，提供给决策部门作参考之用，以便采取相应的对策。
（4）其他社会信息。包括国内外政治、经济、文化、科技等信息，以及所在社区环境、时尚潮流的变化等等，为分析判断今后的走向提供帮助。
（二）信息的收集制作方法
（1）分析判断资料的价值，决定取舍。大众传播中，对报纸杂志而言，其取舍的原则是，对同一事件的报道，选择报道最详细的剪贴；如果各报所载内容相同时，选择最容易剪裁的报纸剪贴；对电子媒介如广播、电视等，可根据新闻界事先提供的信息，在其播出时进行同步录制，然后根据报道的深度和长度进行取舍，或者事后到有关媒体单位翻录成资料。
（2）资料处理。对报纸杂志类的资料，进行剪裁、粘贴、归类和装订、制作目录索引，并加上封面作为资料保存起来。至于声像资料，可通过编辑、裁剪、刻录等手段制作和保存。
以上是收集新闻资料最传统，也是最原始的方法。随着经济的发展和社会的进步，网络传播已进入我们的生活，给我们提供高质量、高速度的传输渠道，公关部门在获取和检索资料方面，可以更加快速和便捷，更科学化和条理化。
二、公关出版物
公关出版物指的是由组织自行编辑出版的，以特定公众为传播目标的书面或视听的传播媒体，包括报纸、杂志、宣传小册子、书籍、公告牌、文章及音像资料等。
公关出版物最大的特点是可控性强，它从编辑方针、内容编写、形式设计、发行范围及对象选择都可以根据组织的需要来确定，包括传播的资料及解释问题的深度等主动权完全在组织手中，而且命中率极高。
（一）公关出版物的作用
1.整合信息作用。
这是公关出版物最基本的功能。在组织内外环境中，每时每刻都在产生并流通着大量的信息。有些是自己制作的，如会议通知、工作计划、经验总结、员工建议；有些则是从外面传递进来的，如政府文件、上级指示、推销信件等。要使这些信息发挥应有的价值，必须通过合适的媒介定期扩散到全体成员中间去。公关人员把汇集起来的来自四面八方的信息经过筛选和编辑，传播给公众，把分散的个体连结成整体。
2.培植及传播组织文化。
成功的社会组织机构大都有自己的组织文化，但在培植组织文化的过程中，需要多种途径和方式，而公关出版物通过其特有的方式把那些组织文化精神层面和制度层面的东西，比如企业精神口号、行为规范条文，融合进消息、故事或快板等人们所喜闻乐见的物质表现形态之中。经过有意识地长时间的提示、引导和培养之后，就可以构筑组织的主要精神内涵，组织文化的魅力也就显示出来了。
3.交流工作经验。
发现和塑造典型的人物形象，推广和总结先进的技术和经验，让个人或团体的成就成为整体的共同财富，从而增强团体的凝聚力、向心力和战斗力，强化自信心，这是公关出版物的另一项职能。
4.丰富员工和社区生活。公关出版物除了经常性地传递组织新闻信息以外，还可以根据需要设计和编排多种版面和栏目，吸引不同类型公众的参与。在突出主题的基础上，根据公众需要，尽量用人们所喜闻乐见的形式刊登一些轻松的、富有知识性的内容，以提高可读性，丰富员工和社区生活。
5.消除误会。当社会上出现各种不利于社会组织的舆论时，社会组织有必要采取各种手段引导舆论，扭转形象。此时，在信息传播环节上可以有两种选择：一是召开新闻发布会；二是散发组织出版物，如宣传页、小册子、音像资料等。前者公开事实真相，改变公众看法，消除疑虑；后者则正面影响和强化公众对组织发展前景的信心。
（二）公关出版物的主要传播内容
（1）综合性信息，包括组织机构的性质、机构规模、发展历史、地理方位、经营宗旨、价值观念、业务特色、产品特色、服务特色等。
（2）管理水平，包括管理者素质，如基本学历构成、平均年龄、工作经历；管理风格，如经验管理、民主管理、目标管理等；主要管理者的性格特征等。
（3）人员素质与技术水平，员工的生活、学习和工作的各种情况。
（4）社会评价，如社会贡献、参与各类评比的获奖情况，权威专家或领导人的赞誉，社会舆论肯定程度等等。
（5）其他，如相关行业、产品、国际国内各种环境信息等。
（6）联系办法，组织机构和编辑部门的通讯地址、电话、传真等。
（三）公关出版物的类型
公关出版物以反映社会组织的形象为主，故采取的手段可以较为丰富和多样，多为文字资料与图片资料相结合，可取得较好的传真和感染效果。公关出版物主要可分为两类：一类是常规的定期出版的刊物，其目标明确，内容丰富；二是非常规的根据实际要求不定期编辑和出版的刊物，形式较为灵活。
1.书报类刊物。
（1）公关简报。公关简报是定期或不定期出版的综合性文书，通常是对众多零散消息的汇总与回顾，一般内容不多，编排形式不像报纸那么严格，可根据需要灵活处理，不作特别硬性要求。其一般结构为：
简报名称，通常制版后长期使用。
期数，标注于简报名称之下，然后用一行或两行小号字注明编辑单位和编辑日期（年、月、日）。
正文，这是简报的主体部分，大多采用消息的顺序结构，集中反映情况，要求清楚明晰、重点突出。对于重要的或值得读者注意的问题，编辑可借鉴参考报纸杂志的做法，加个编者按，对文章内容及意义进行重点说明。
为了方便阅读，如果简报内容较多，也可适当作目录索引。
（2）宣传页。宣传页是社会组织在标语横幅基础上发展起来的用以传播公共关系的特殊的传单，时效性强、周期灵活、可信度高，其特点可以概括为三个“一”：一张单页、一条信息、单一分发。即通常单页单版编排印刷，多为16开规格，也有8开对折的；信息内容单一，多数为一条信息，也有的可以是一个主题统领下的一组信息，但信息要求非常简短，多数为喜庆信息或组织活动信息；分发时面对社会公众人手一页，不搞“批发”。
（3）组织内部报纸。内部报纸比简报正规，除了没有正式的刊号，不能公开发行销售，印刷周期也不太固定外，在内容和编排格式上与报纸没有大的不同。
报纸一般采用小报规格，即4开对折。版面多少视内容长度而定。具体结构同报纸，主要由报头和各个版面组成：
报头。由报纸名称、日期、编号、主办者四部分组成。报纸名称一般是公认的组织名称简写后加一个“报”字，也有企业用产品品牌代替组织名称。
版面内容。根据文章价值的大小，通常第一版以新闻为主，刊登本组织新闻及行业动态，有时也可制作编发评论，形式有短评、按语、专栏评论等。其他各版，可根据需要作灵活安排，如“信息反馈”、“员工心声”、“新人新作”、“文学园地”等。
（4）公关类杂志或小册子。公关类杂志不限于在组织机构内部发行，也可以小册子形式与外部公众进行交流与沟通，它的功能和特点与组织内部报纸、宣传页有很多相似之处。只是周期较长，但在内容的丰富程度和在阐述解释问题的深度上超过报纸和宣传页。人们通常认为它们是“装订起来的报纸”，或是宣传页的叠加。
