（1）根据公共关系行业组织的章程和会员大会决议，制定本组织的各项政策、措施，并组织落实。会员大会所制定的章程和决议，仅仅为协会开展工作指明了一定的方向，确定了一定的原则。要使目标和任务得到落实，还需要理事会制定各项具体的政策，采取适当的措施，并监督下属机构与人员贯彻执行。
（2）统一领导所属机构开展工作。理事会根据组织工作的需要有权设置一定的管理机构，如秘书处，各职能部、专业组，任命其负责人，下达其任务，并帮助他们开展各项工作。因此，各职能部、专业组和秘书处应向理事会负责，他们的各项重要决定须经理事会批准才能生效。
（3）筹备会员大会，并向会员大会作工作报告，提出各项议程。会员大会的一切准备工作通常由理事会负责筹备。主要包括：发放大会通知，选定大会地点与会场，拟定大会议程和中心议题等。
根据组织章程要求，理事会应向大会作工作报告和财务审计报告，并有权向大会提出各项重要建议和方案。
（4）接纳新会员、聘任协会顾问。理事会根据协会章程要求，决定是否接纳新会员入会，并负责协会顾问的聘任工作。
2.理事会成员的产生。理事会成员由会员（代表）大会选举产生，通常实行任期制，任期由协会章程规定，可连选连任。理事会成员的选择，可从以下几个方面考虑：①他们必须精通本行业某方面（如技术、经济、管理）业务；②他们必须具有足够的工作能力和丰富的实际经验；③他们必须热心于协会的工作；④他们必须有足够的精力来从事协会工作。
从我国实际情况看，有四种人基本符合以上要求：①同本行业有一定联系的政府官员；②大专院校、科研单位的专家、学者；③协会会员单位的代表；④熟悉本行业的离（退）休干部。
3.理事长。
理事会是在理事长的主持下通过各种理事会议开展工作的。理事长在协会中具有举足轻重的地位。他要以个人的领导艺术对理事会其他成员、会员和职员进行引导组织和协调。
在公共关系行业组织章程和制度规定的范围内，理事长具有同其承担的义务相适应的权力和责任。具体如下。
（1）出席并主持理事会议，共同确定重要议事日程。
（2）同工作人员共同研究和设计组织的基本方针、目标和工作任务，并保证其实施。
（3）受理事会委托，指定组织各职能部、专业组（委员会）的负责人，分派工作，规定其任务，并指导其工作。
（4）及时了解会员对组织的机构和工作方面的意见。
（5）在会员大会或其他相应的会议上作工作报告。
（6）同财务主管合作，提出建议和批准年度预算，并监督组织的财务情况。
4.秘书长。秘书长可以是理事会的成员，他要用全部时间来参加协会的日常工作，并组织、协调和监督其他秘书、职员及组织的工作人员的日常工作。他必须通晓怎样管理一个办事机构，怎样有秩序地工作，收发文件，保存会议纪要和记录，协助理事长掌握会议和管理组织的各项日常工作。由于秘书长长期在办事处工作，对各方面的情况比较熟悉，往往能对组织的各项方针、政策的制定提出十分中肯的意见。
5.财务主管。
公共关系行业组织的财务主管通常也应是理事会成员之一。他要负责制定各项财务的政策和规章制度，负责协会资金的筹集、各项预算的编制，组织会计人员记账，编制各种财务报表，并在审计员审核的基础上，向会员（代表）大会作财务审计报告。协会通常还设有其他方面的职能理事，如组织理事，负责协会的各项组织工作；教育理事，负责协会教育培训工作；对外事务理事，负责协会对外联络工作等。
6.理事会的下设机构。理事会一般下设这样一些机构：
（1）秘书处（办公室），负责处理日常事务，即组织内的联络、沟通、组织工作；（2）培训中心，负责公共关系专业人才的培训工作；（3）社会活动部，负责组织社会公益活动；
（4）咨询活动部，负责提供信息、开展咨询业务；（5）学术委员会，负责组织公共关系政府研究及学术交流活动。此外，有的还设有对外交流部、编辑出版社以及经济实体等。总之，可以根据公共关系实际工作的需要，设置因这种需要的职能部门。如美国公共关系学会在1960年组织了一个顾问部，处理公共关系公司专门关注的问题。这个部门经过调查研究后，发行了一本界定公共关系顾问角色的小册子，并在得到美国公共关系学会的认可后，实施了一个自我认证的自愿计划。这个部门现已成为顾问学院，加入者必须具有美国公共关系学会认证的会员资格。以后，由于认证工作量的增加，又成立了行业、专业协会部。因为政府公共关系日益引起人们的注意，又成立了公共事务及政府部，等等。现在，美国公共关系学会共有16个部：协会部、企业部、顾问学院、教育以及文化组织部、教育工作者部、雇员传播部、环境部、金融传播部、食品以及饮料部、保健学院、国际部、多文化传播部、社会服务部、公共事务及政府部、技术部和旅游观光部。
二、公共关系行业组织的会议
公共关系行业组织的会议实质上是一种组织、协调的管理活动，组织的许多工作是在会议上决定的，一个行业组织成功的管理很大程度上取决于有效的会议，会议效率如何又直接关系到组织的工作效果。因此，提高会议本身的管理水平是搞好公共关系行业组织管理的一个重要内容。
（一）公共关系行业组织会议的分类
（1）协会会议按其功能分，大体有：①信息交流会，如各种论坛、学术研讨、汇报分析等；②讨论决策会，如确定组织工作目标、规章制度的建立等；③协调会，如为落实任务，明确理事会和工作班子之间以及各自内部的相互分工协调或者为会员之间的横向联合、解决矛盾、协调关系而召开的会议；④研讨会，研究探讨公共关系理论和实践问题的学术性会议；⑤总结评价会，如总结工作、评价成果、批评表彰等内容的会议。
（2）按会议出席对象分，有：①一年一度的会员大会；②重大问题讨论的理事会；③各个专业委员会的专业会议；④秘书处的日常碰头会议；⑤会员之间的协调会，等等。
（二）公共关系行业组织会议的作用
良好的协会会议是交流信息、组织协调、推动协会工作的重要手段，其主要作用是：
（1）沟通作用。公共关系行业组织的会议能起到冲破旧管理体制条块分割的“藩篱”、沟通各会员企业信息渠道的作用。
（2）协调作用。行业组织内领导班子和工作班子的分工协调、人际关系协调，会员单位之间的项目协作、专业化协作等协调工作一般都是通过各种会议来进行的。
（3）组织和指导作用。公共关系行业组织会议能起到很好的组织和指导作用，例如协会的各种专业技术培训班，把会员企业和有关人员组织起来，对他们进行专业技术指导和培训；技术咨询会，把有关专家和有技术专长的人员组织起来，对有关企业进行技术指导等。如中国国际公共关系协会、中国国际投资促进中心和中国外商投资企业协会共同组织的国际贸易纷争与公共关系高层论坛，邀请了美国前商务部长和贸易代表MickeyKantor，美国前特殊贸易谈判代表PeterScher，美国对中国（包括港台）贸易代表副助理及中国加入世界贸易组织美方副主席谈判代表DeborahLehr，欧洲优秀的反倾销专家CliffStevenson及美国福莱国际传播咨询公司和美国伟达中联公共关系顾问有限公司中国区总裁等作为演讲嘉宾。这些美欧资深专家讲解了美欧在反倾销方面的政府决策程序、法律环境及运用公关手段解决贸易争端的成功案例，对中国企业提高反倾销的应对能力起到很大的帮助作用。
（4）控制作用。比如“行规”、“行约”要通过一定的会议来制定，并成为会员单位共同遵守的公约，这对公共关系行业的发展无疑会起到有效的控制作用。如根据中国公关咨询业市场发展的需要，中国国际公共关系协会公关公司工作委员会于2003年3月正式开始《公关咨询业服务规范》的起草工作。以陈向阳常务副主任为组长的五人起草小组，借鉴国际公关咨询业及其他顾问咨询业的服务规范，结合中国市场的特点，在广泛征询业内专家意见的基础上，经过8个月的努力工作，完成了该文件的起草工作。2003年11月25日，公关公司工作委员会2003年度第四次工作会议正式审议通过了《公关咨询业服务规范》（指导意见），决定于2004年中国国际公共关系大会期间正式对外发表，2004年7月1日起正式生效。
（三）提高会议效率
1.抓好会议召开的三个环节。
（1）要做好会议前的准备工作。包括：①拟定会议议题和议程安排；②确定会议出席对象和人数，拒绝与会议议题无关的人员出席会议；③将议题、议程提前若干天通知与会者，让其充分准备；④做好会场和会议资料准备，包括文字材料、实物、图片等；⑤做好会议费用预算，控制会议经费支出等。
（2）要掌握会议组织领导艺术，这是提高会议效果的关键环节。善于掌握会议的组织领导者要做到以下六点：①能按会议议题及其目的，恰当确定会议的基本形式。会议的基本形式有：发布型，主要是传达贯彻政府意图和传播本行业相关的信息，要选择个体对群体的单向沟通渠道；收集型，主要是汇集情报，要选择群体对个体的单向回收渠道；会商决策型，主要是事先没有方案，要选择平等协商方式，鼓励大家献计献策；交换意见共谋决策型，是在已有初步方案条件下，选择群体与个体双向沟通渠道，反复探讨，完善决策。会议主持者要根据会议目的，选择好会议的基本形式，使主要沟通渠道信息畅通无阻，使不必要的沟通渠道停止信息往来，以减少干扰。②能开门见山介绍会议议题，指出问题的关键，阐明会议目的与要求，使与会者把注意力集中到所讨论的议题上来。
③开始宜讨论较直接的问题，较难和较重要的应放在会议的中间讨论。④能集思广益，开发思路，使大家充分发表意见，使会议在民主协商的气氛中进行。⑤能根据会议议程把握会议，不拖延时间，不议而不决，以免影响效果。⑥根据与会者情况、会议地点、季节等特点，可在会议进行期间组织一些较轻松的活动。
（3）要认真做好会议记录，以备日后查考。
2.要建立必要的会议制度。
必要的会议制度是协会搞好自身组织、协调的重要保证，是协会正常运行的机制。一般地说，协会应建立一年一度的会员大会，按季召开的理事会，按月召开的理事长办公会和按周召开的工作班子例会的制度。
三、公共关系行业组织的经费来源
公共关系行业组织属非营利性的组织或团体，国家原则上不给予编制和拨款，公共关系行业组织的经费来源主要有：
（1）主管机构拨款。按照我国社团管理条例规定，社团都要有相应的主管机构，有的主管机构会给团体少量的经费作为活动经费。
（2）会费收入。加入公共关系行业组织的成员，都要交纳一定数量的会费，收费标准是根据民政部门的原则规定，由该组织最高权力机构确定的。
（3）所属经济实体收入。公共关系行业组织作为法人社团组织，可以创办与组织性质相符的经济实体，通过经济实体的收入弥补组织经费的不足。
（4）服务收入。在国家法律和政策的允许下，公共关系行业组织可以利用自己联系面广、信息源多的特点，为社会组织提供咨询、智力开发、大型的公共关系活动等服务项目，获取一定的收入。
（5）社会资助。社会各界的自愿资助也是公共关系行业组织的回报，也是对公共关系事业的大力支持。
思考题
1.公共关系行业组织的特征是什么？
2.公共关系行业组织的职能是什么？
3.公共关系行业组织的体制结构是如何的？
4.公共关系行业组织的会员大会有什么职权？
5.请简述公共关系行业组织理事会的职权。
