C.指明类目的复分方式。为了节省分类表的篇幅，《中国档案分类法》将各类中具有共性的类目规定其采用某种复分的方式。具体方法有三种：一是对于主表中普遍需要复分的类目，设置综合复分表和专用复分表，作为复分依据。二是对于少量具有共性的特定类目，采取仿照某一类目复分的方法，不再重复设置复分表。如“NG691民用建筑”注释为“仿B413分”。三是指明复分国别、地区、民族和时代等特征的要求。
D.指明类目的可组配性。《中国档案分类法》对有双重性质的类目采用了集中和分散相结合的方法。例如设备档案中通用设备入“NG机械仪表”类，专用设备则分别归入有关类别的设备类中。为了便于集中上述内容，可以采用组配编号的方法在相关专类中集中。由于分类法的特点，不适于任意组配，因此，凡可以组配的类目在《中国档案分类法》中均予以注明，没有注明“采用组配编号法”的类目一般不得使用组配方法标引。
（2）辅助符号的用法。为了准确表达类目关系，进一步专指标引的内容，《中国档案分类法》规定了一些辅助标引的符号。并列符号“+”，用以反映2到3个并列主题（超过3个主题应注其上位类号），例如“TA51+TA58”表示海洋港口工程与通讯导航定位工程；关联符号“：”，表示两个类目组配成一个新的类目，例如“NJ37：NB7”表示“石油化工专用设备”；综合复分号“-”，表示对主表各类目的复分，例如“MA-24”表示农业工作会议，等等。
（3）类目的细分与扩充。以下两种情况是《中国档案分类法》所允许的。一是设下位类，《中国档案分类法》一般分为3级到5级，如果在使用过程中感到由于不够专指而影响使用时，可以增设一级或多级类目。二是扩充类目，指对已有的类目增设某些同位类目。
17.2.4主题法检索语言
主题法是指以规范化的自然语言作为档案主题标识和查找依据的检索语言。它的检索词汇是主题词，检索词典是主题词表。
I.主题法检索语言的原理
主题法检索语言是20世纪50年代产生的一种新型检索语言，它吸收了已有各种检索语言的优点，成为一种具有较好功能的检索语言。其构成原理是：(1)主题词是规范化的自然语言，有较好的直观性和单义性。(2)主题法通过参照系统揭示其含义及主题词之间的逻辑关系。主题法借鉴分类法建立了参照系统，有效地控制了词义，建立了主题词之间的有机联系。(3)主题法采用多个主题词共同表达档案的主题内容。主题法以简单概念为主，设计了较强的组配功能，在词量一定的情况下，能够多侧面、深入地表现档案主题。(4)主题法以字顺作为排列主题词的依据。主题法检索语言的原理决定了它有以下几个特点：(1)使用方便。主题词接近自然语言，依照主题词表就能顺利地使用。(2)容量大，便于扩充。需要增加新的主题词，只要按字顺排列即可，并不影响与其它主题词的关系。(3)专指性强，适合检索狭窄主题。主题词是从揭示事物个性出发而建立的，能够反映事物的具体特征，由于它具有较强的组配功能，因此，可以随意调整检索的范围与深度。(4)标引难度较大。在主题词标引中，组配标引占有较大的比重。与分类标引相比较，主题标引过程复杂，难度较大。
2.主题词表
主题词表是主题语言的表现形式，是概括某一领域或某一学科，由语义相关、族性相关的规范词汇组成的词典。
（1）主题词表的结构
A.说明部分，包括前言、说明和使用规则。
B.主表，为主题词表的主体，由全部正式主题词、部分非正式主题词组成。每一词条称为一个款目主题词，其格式如下：
C.附表。是主表的组成部分。其目的是为了控制主表的词量，以免主表过于臃肿。
D.辅表。是为了便于查找主题词而编制的各类索引，如范畴索引、词族索引等。
（2）主题词表的参照系统。参照系统是控制和反映词义和词间关系及其范围的依据，在词表中具有重要作用。参照关系一般包括等同关系、属分关系、相关关系。
3.《中国档案主题词表》
《中国档案主题词表》是一部由反映档案内容的主题词组成的规范化词典，是供档案部门和文书处理部门标引和检索档案、文件时使用的词语控制工具。
《中国档案主题词表》在选词时，力求思想性、科学性和实用性相统一，能够反映档案馆、室库藏档案内容的主题概念，具有实际检索意义，并适当考虑标引和检索的使用频率。词形简练，概念明确，具有单义性。《中国档案主题词表》的特点如下：
（1）结构特点。《中国档案主题词表》的结构特点有以下四点：
A.《中国档案主题词表》的款目主题词省略了英文译名项，由其它5项内容组成。
B.注释方法。《中国档案主题词表》的注释均用“”表示，按其作用分为限定注释和含义注释两种。限定注释指明了主题词的使用范围。含义注释用以说明主题词的政治倾向或特定的含义。
C.范畴索引以《中国档案分类法》的类目为基础，没有采用一般的按学科组织范畴索引的方法。
D.增设《词条笔划索引》，以适应广大档案工作者查找汉字的需要。
（2）参照系统的特点。在参照关系中，无论是同等关系，还是属分关系、相关关系，《中国档案主题词表》都对其特殊的用法作了明确的规定。
综上所述，库藏法、分类法、主题法作为三大档案检索语言，其并存的局面将会继续存在下去。国家标准《档案著录规则》中规定，档号、分类号、主题词都是基本的著录项目。这三种档案检索语言各具特点，相辅相成，它们的有机结合，构成了一个功能完善、体系完整的档案检索语言系统。表171所示的是三种检索语言的比较。
17.3科技档案著录与标引
科技档案的著录与标引是建立科技档案检索体系的重要步骤，其目的是形成科技档案的检索条目。
17.3.1科技档案著录与标引的内容及意义
科技档案著录，是指在编制检索条目时，对科技档案的内容特征和形式特征进行分析、选择和记录的过程。所谓内容特征，就是指对科技档案主题的揭示，其结果表现为科技档案的分类号、主题词、摘要等；所谓形式特征，包括档案的标题、作者、形成时间、地点、档号、文种、载体等。
在科技档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程，称为科技档案标引。其中，赋予分类号标识的过程称为分类标引，赋予主题词标识的过程称为主题标引。
著录、标引都是形成科技档案检索条目必须的步骤，但两者有着明显的区别。首先，著录和标引虽然都从科技档案内容入手，但它们分析内容的范围不同。著录需要对科技档案进行全面分析，既要分析科技档案的内容特征，又要分析形式特征，因为只有在全面分析的基础上，才能选择出需要揭示的全部特征，并把它们反映出来。标引的任务在于准确、扼要地揭示科技档案的内容特征，为用户提供查找的线索。因此，标引只需分析科技档案的基本内容。其次，著录、标引的表达方式不同。著录对它所揭示的科技档案的内容特征和形式特征采用直录的方式，即用自然语言直接表述；标引则必须通过语言的转换，即用检索语言来表述科技档案的主题内容。这是两者最根本的区别。
科技档案著录、标引的作用是多方面的，如登记、介绍、报道、交流和检索的作用。其中最主要的是检索作用。
在描述科技档案检索体系时我们曾指出，它包括两个子系统：存贮子系统和检索子系统。存贮子系统的目的是建立检索工具体系或数据库。无论是组织手检工具体系，还是建立机检数据库，都必须对科技档案进行前处理工作。所谓前处理工作就是对纳入检索系统的每一份档案给出检索标识，以简练的形式表示出档案的特征。没有检索标识的档案，不能存贮在检索系统中，当然也就不能对其进行检索。
从手工检索来说，其基本工具是科技档案目录。科技档案目录是由档案条目组成的。档案条目即对单份文件或案卷所作的一条记录，它是组成目录的基本单元。档案条目又是由著录项目组成的，每一个著录项目都揭示了档案内容和形式方面的特征。也就是说，对单份文件或案卷著录项目的组合是条目，按一定的顺序编排而成的条目就是档案目录。由此可见，科技档案目录的基本内容归根到底是由著录项目提供的。
从计算机检索来看，科技档案检索是通过对数据库的搜寻实现的。存贮过程的结果体现为数据库的建立，而数据库的建立，必须依赖于科技档案著录项目的输入，没有这种输入，计算机检索便成为“无米之炊”。
科技档案著录与标引工作在其检索中的重要作用决定了著录和标引工作的质量，对于科技档案的检索效率具有重大的影响。科技档案检索的理想效果是获得较高的查全率和查准率，尽可能降低漏检率和误检率。实现这一效果需要多方面因素的配合。概括起来，主要有两个方面：一是输入因素；二是输出因素。科技档案著录与标引的质量就是输入影响中的主要方面之一。例如，如果主题分析不准确，析出主题与档案内容不符，就会造成漏检或误检；如果著录标引人员不熟悉检索语言，产生标引错误、组配错误，使给出的检索标识与主题概念不符，也可造成漏检、误检。
综上所述，科技档案著录与标引在科技档案检索中占有重要地位。高速度、高质量地做好科技档案著录标引工作，是提高检索水平的重要因素，也是建立自动化检索系统的必要前提。
17.3.2科技档案著录与管理
为了规范、统一档案著录工作，保证档案著录的顺利进行，建立高效的档案检索体系，国家颁布了行业标准《档案著录规则》（GB3792.5-85），这同样适用于科技档案著录。
I.著录项目
著录项目是指用以揭示科技档案内容和形式特征所需要的记录事项。
根据《档案著录规则》的规定，科技档案的著录项目有：
（1）题名和责任者项。题名就是被著录的科技档案文件或案卷的名称，是直接表达有别于其它科技档案内容的著录项目，包括正题名、并列题名、副题名及说明题名文字；责任者是指著录对象形成者的姓名或形成单位，包括第一责任者、其他责任者。
（2）文本项。指文件稿本的名称，如正本、副本、草稿、定稿、手稿等。
（3）密级与保管期限项。
（4）时间项。对于单份文件，是指形成或编制的时间；对于案卷则指案卷内文件形成或编制的起止日期。
（5）载体形态项。指科技档案的物理形态特征，包括数量、单位、规格、附件等小项。
（6）丛编项。丛编，是指在一个题名下汇集若干同一类型、统一编号发布的系列文件，多用于会议文件、丛书、丛刊等。
（7）附注项。指对各著录项目加以说明和补充的项目。
（8）标准编号及有关记载项。此项是为了与图书著录标准相对应而设置的。
（9）提要项。该项用于对科技档案内容的简介或评述。
（10）排检与编号项。该项包括分类号、档案馆（室）代号、档号、缩微号、主题词五个小项。
2.标识符号
标识符号是表示不同著录项目和著录含义的标志，分为著录项目标识符和著录内容识别符两种。
（1）著录项目标识符。这是在每个著录项目之前冠以一定的标识符号，用以证实该项目的存在，以及区分不同的著录项目。著录项目标识有：
.-各大项（其中题名与责任者、排检与编号项、提要项除外）；
＝并列题名；
：副题名及说明题名文字、文件编号、规格；
/第一责任者；
；其他责任者、保管期限；
+附件。
（2）著录内容识别符。这是表示对著录项目中的需要解释、补充说明、考证、存疑、缺字、起止连接事项等符号。著录内容识别符有：
责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务、中国责任者时代、外国责任者国别及姓名原文、丛编项；。
［］自拟著录内容、载体类型标识；
？推测的不能确定的著录内容，与［］结合使用；
每一个残缺文字，未考证出的责任者、时间及难以计数的残缺文字用三个“”表示；
.外文缩写；
-起止连接。
3.著录格式
著录格式是著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。《档案著录规则》规定，一般采用段落符号式的著录格式，实际工作需要时也可以采用表格式条目格式。段落符号式是指将著录项目分为若干段落，每个项目之间用符号区分开来的著录格式。这种格式每一著录项目的字数不受限制。
表格式是指将著录项目名称及填写位置印制成表格的条目格式，这种格式直观，易于掌握，但每一著录项目的字数受表格大小的限制。
段落符号式著录格式。
著录条目有卡片式和书本式两种形式。卡片式规格为12.5cm×7.5cm，著录时四周各空1cm。书本式一般为双栏排版形式，各条目间空一行，正题名前加注黑体字的条目顺序编号。
4.科技档案著录的组织管理
（1）著录级别的选择。根据著录对象的不同，科技档案著录条目可以分为以下级别。
文件级：以单份文件或单份图纸为单位，形成著录条目。
案卷级：以案卷为单位形成著录条目。
项目级：以成套的科技档案为单位，形成著录条目。
组合级：以若干份文件或若干个案卷为单位，形成著录条目。
著录级别，对于科技档案著录效率和科技档案条目的检索功能有着重要的影响。科技档案部门应该根据科技档案的具体情况和检索的实际需要，合理地选择和确定。一般以某一级别为主，辅以其它级别，并注意随检索需要而不断完善。
（2）著录深度的确定。著录深度，是指著录条目反映著录项目多少的程度，它对科技档案检索工具的专指性有很大的影响，是决定科技档案检索体系功能的主要因素之一。科技档案著录深度分为两个级次：简要级次和详细级次。条目仅著录必要项目的，称为简要级次；条目除著录必要项目外，还著录部分或全部选择项目的，称为详细级次。确定这两个著录级次，一方面是为了适应企事业单位及科技专业档案馆的不同规模，保持著录的灵活性；另一方面是为了控制科技档案条目的质量，防止随意选择著录项目，保证著录的规范化。
科技档案著录的必要项目有：正题名、第一责任者、时间、分类号、档号、缩微号和主题词；选择项目为：并列题名、副题名及题名说明文字、文件编号、载体类型标识、其他责任者、文本、密级、保管期限、载体形态、丛编、附注、提要、档案馆（室）代号和电子文档号。
（3）著录实施的组织。目前，科技档案著录实施的组织方式有两种：一是科技档案部门实施著录，二是科技生产部门或组卷人实施著录。前者著录规范，标准化程度较高，但工作量大，难以在短期内完成；后者对科技档案相关内容的著录比较准确，因将该项工作化整为零，故时间也易得到保证，不足之处是规范化程度稍差。
17.3.3科技档案标引与管理
