12.1科技档案整理的意义与原则
整理，是科技档案进入档案部门后经历的第一次技术处理过程，即通过对科技档案的分类与归类，确定其在科技档案库藏体系中的位置，并以编号的形式将其固定下来。科技档案整理的内容包括：分类、排架与编号，其中分类是科技档案整理的核心。
12.1.1科技档案整理的过程
从一项科技生产活动的科技文件形成和运动的全过程来说，它的整理工作是通过两个工作过程来完成的。
第一个过程，是在科技文件形成、积累以后和归档以前，由科技文件的形成者，在科技档案部门的协助、指导下所进行的整理工作。其主要内容是对文件进行鉴别，将文件组成案卷，并且对案卷进行编目。这在本书第三篇第十章已作系统的阐述。
第二个过程，是在科技文件归档、转化成科技档案以后，由科技档案部门独立进行的整理工作。其主要内容包括：对归档后的案卷进行科学的分类、排列和编制科技档案号。这正是本章所要阐述的。
上述两个过程的整理，符合科技文件与科技档案的自然形成规律，也符合国家的有关要求和规定。目前在部分基层单位档案工作实践中，由于种种原因，这两个过程的整理都由科技档案部门来承担了。这是客观存在着的现实，但是从科技档案管理理论的角度看，这两个过程的整理是既有密切联系又相互区别，其具体的工作内容和实际的承担者应该是不相同的。
12.1.2科技档案整理的意义
整理工作，是科技档案业务建设的中心环节。它对于管理好科技档案，充分发挥科技档案的作用，实现科技档案的有效利用，具有重要的意义。
首先，整理是科技档案实行科学管理的基础。科技档案的整理，其实质就是对科技档案进行有序的组织。按照控制论的观点，管理就是控制，要实行控制，就要把被控对象有序地组织起来。前苏联学者A.Я.列夫涅尔说：
“并不是每个系统都是可控的。可控的必要条件是该系统是有组织的。”(1)对于科技档案的管理，一是要实现对科技档案所含知识内容的控制，以利于查找利用；二是要实现对科技档案实体的控制，以利于科技档案的安全保管。通过对科技档案内容特征的系统化，就可以达到对科技档案所含知识内容的控制；通过对科技档案形式特征的系统化，则可以达到对科技档案实体的控制。由此可见，科技档案整理是实现科学管理的基础。
其次，整理是科技档案查找利用的前提。科技档案是否经过整理，以及整理得是否科学，将直接影响到对它的利用。经过科学整理，科技档案就能够保持内部相互之间的有机联系以及信息的准确揭示，就易于科技档案工作者了解和熟悉所管理的科技档案，从而能够准确、迅速地提供利用；同样，也便于用户了解和查找他们所需要的科技档案信息。有人认为，只要编制完善的检索工具，档案整理好坏就不重要了。其实不然。科技档案整理得好，其组卷和分类的系统就具备一种检索功能，可以分担检索工具体系的部分任务；如果科技档案整理得不好，编制检索工具就会遇到种种困难，其检索效率也会大大降低。
12.1.3科技档案整理的原则
I.整理原则的内容及含义
整理科技档案的原则是：遵循科技档案的形成规律，保持档案材料之间的有机联系，便于保管、保密和利用。这个原则包含了两方面的含义：
（1）整理的指导思想。即在整理科技档案时，一定要遵循科技档案的形成规律，并保持其联系。规律是事物发展过程中的本质联系和必然趋势。
科技档案形成规律，简单地讲，就是在什么样的科技生产活动中就会形成什么样的科技档案；科技生产活动中各个环节间的联系方式和密切程度，必然会在科技档案中反映出来。遵循科技档案的形成规律，就是要把不同科技生产活动中形成的科技档案区别开来，把互有联系的各个环节体现出来。由此可见，遵循规律与保持联系是互为因果的。
（2）整理的目的和要求。即便于保管、保密和利用。整理目的和要求与指导思想之间也存在着内在的联系，保持哪一方面的联系要以最有利于保管、保密和利用为标准。
2.体现整理原则的主要方法
贯彻科技档案的整理原则，关键在于指导思想与目的、要求的统一，也就是要以便于保管、保密和利用为宗旨，遵循科技档案的形成规律，选择最本质、最紧密的联系，包括内容联系和形式联系。为此，在具体的整理工作中，特别是在对科技档案分类的过程中，要着重考虑以下几点：
（1）考虑科技文件形成的具体目的。科技文件的形成，都有特定的目的，记述着特定的内容。有的是为了探寻自然界某一事物或某种现象的发展规律而形成的，因此，要体现出它的连贯性，就应当保持时间方面的联系，如自然观测档案等。有的是为描述某事物的外貌和内部结构而形成的，虽然也有形成时间的先后，但主要的不是时间上的连贯性，而是要反映事物面貌和内部结构的真实性，因此，应当保持事物外貌或内部结构的联系，如产品、设备档案等。
（2）考虑科技文件形成的历史阶段。一般周期较长的科技生产活动，总是分阶段进行的。不同阶段形成的文件，如工程的设计阶段和施工阶段，科研的准备阶段和实验阶段等形成的文件，它们的内容、形式是各不相同的。在整理时，把不同阶段形成的文件区别开来，把同一阶段形成的文件集中起来，这也是遵循档案形成规律的一种方法。
（3）考虑科技档案的形成部门。专业分工、部门分工总是按照客观规律进行的。不同专业、不同部门形成的科技档案总是记述着不同的内容，按专业或部门分类是很自然的。比如，在一个工业企业中，不要把生产技术管理部门、设备管理部门、质量检验部门等形成的科技档案相互混淆。
（4）考虑科技档案的不同形式。不同形式的科技档案，如底图、蓝图、照片、软盘等，为了达到便于保管和利用的目的，也要分开整理。如果说前面三种情况都是保持科技档案的内容联系的话，那么这一点便是保持科技档案的形式联系。这对于科技档案的保管、保密和利用也是必要的。
此外，为了保密的需要，对一部分绝密的科技档案单独整理和保管，这是为了一种特殊需要而采取的特殊处理方法。
12.2科技档案分类
科技档案分类，就是根据科技档案的内容性质和形成特点，把一定范围内的科技档案划分成不同的类别层次，从而使库藏全部科技档案形成一个具有一定从属关系和平行关系的不同等级的系统。对科技档案进行科学分类，既是管理科技档案的必要手段，也是科技档案整理的核心内容。
12.2.1科技档案分类规则
科技档案分类，是一种严密的思维活动。为了保证其科学性，分类时必须按照一定的要求，遵循一定的规则。
I.严整性规则
科技档案分类的结果，是形成一个具有一定从属关系和平行关系的不同等级的系统。严整性要求表现在纵向的从属关系和横向的平行关系两个方面。
从纵向的从属关系来说，它表示大类和它所展开的各级属类之间的关系，即上位类和下位类的关系。对于上位类，一定要能包含它所属的下位类，下位类一定要是它的上位类的组成部分，两者之间是总体和部分的关系。
从横向的平行关系来说，它表示同一分类层次上的各类目之间的关系，即同位类之间的关系。对于同位类，相互之间是互相排斥的关系，只能并列、平行，而不能交叉重复。
2.效用性规则
效用性规则要求科技档案分类要适应科技档案及其管理的特点，追求分类的整体适用效果。科技档案分类本身不是目的，而是科学管理的一种手段。因此，衡量科技档案的分类工作，重要的是看它能否为科学管理、方便利用创造条件，这就决定了科技档案分类允许存在一定的灵活性。
比如，科技档案分类层次和类目设置就不强求绝对统一。无论是分类层次，还是分类类目，都要适中。分类层次过少，类目也少，就达不到分类的目的；分类层次过多，类目也多，反而因增加了头绪而使管理变得复杂化。
科技档案分类的效用性，就是在不影响分类科学性的前提下，灵活确定分类层次、设置分类类目，满足科技档案科学管理和方便利用的需要。
3.稳定性规则
科技档案的分类，往往牵动着科技档案管理的全局。一方面，如果分类发生变化，则会导致相关工作如排架、编号等一系列的变化，有些甚至需要从头做起。因此，不论是基层科技档案机构还是科技专业档案馆，对科技档案的分类，必须保持较长时期的稳定，不宜经常地或频繁地变更分类方法和分类体系。另一方面，形成科技档案的科技生产活动不是一成不变的，科技生产活动的调整或改变，必然导致科技档案这一分类对象的变化，无论是分类方法，还是分类方案，适时地进行变动、完善也是必须的。
在科技档案分类的“变”与“不变”中取得协调，这就是稳定性规则的要求，准确讲是相对稳定性规则的要求。既不要一成不变，也不要朝令夕改。为此，在确定分类方法、制定分类方案时，一定要进行全面、细致的研究，务使类目体系能够包容基层科技档案机构或科技专业档案馆库藏的全部科技档案，并留有一定的余地，且易于操作，这是确保科技档案分类相对稳定的前提。
12.2.2科技档案分类方案
为了做好科技档案的分类工作，每个基层科技档案机构和科技专业档案馆，都应根据库藏科技档案的实际情况，编制科学的、切实可行的科技档案分类方案。科技档案分类方案，是对科技档案进行类别划分和正确归类的依据性文件。它提供了一个完整的分类体系，使科技档案的归类能够按部就班地顺利完成。同时，科技档案分类方案提纲挈领地反映了库藏的全部内容。因此，编制科技档案分类方案既是科技档案分类工作的一项重要内容，也是科技档案部门的一项基础建设。
I.科技档案分类方案的构成
科技档案分类方案由说明、类目表和类号组成。
（1）说明。“说明”是分类方案的前置部分，它的任务是通过介绍类目及其使用方法，指导人们正确地使用分类方案。其内容一般包括：分类方案编制的指导思想以及分类方案的适用范围、分类标准的选择、类目排列的依据、分类号的含义以及类目表使用中应注意的问题等。
（2）类目表。这是分类方案的主体，它是由纵向类目和横向类目组成的，反映科技档案分类序列的类目体系。
类目是类别的名称，它是根据类别内容概括出来的。科技档案分类方案要求类目确切和稳定。确切，就是要求类目要恰如其分地反映类别的特征，类目的文字表达要准确；稳定，就是要求类目不能随意或经常变动，而应具有相对的稳定性。
类目表的表现形式主要有图示法、表格法和缩行法三种：
图示法，是用展开图表现类目关系的方法。这种方法明确、直观，适用于分类层次简单、类目数量较少的分类方案。
表格法，是用表格的形式反映科技档案的类目结构，其竖栏表示类目的从属关系，横行表示类目的并列关系。这种方法比较简单，适宜反映类别层次少、同位类目多的大型分类方案。
缩行法，是根据类目等级关系，以缩行表示类目层次的方法。这种方法节省空间，便于通览类目，适用于表示多层次、多类目的比较复杂的分类方案。
（3）类号。“类号”是类目的代字或代号，是类目的标识符号。在类目表中，每个类目都配有一个类号，这个类号既是类目的代表，也是类目排列的依据。常用的类号形式有两种：
一是单纯号码制，即由单一形式的代码作为类号。
二是混合号码制，即由两种或两种以上的符号组成类号，如由汉语拼音字母（代字）和数字（代码）作为类别符号。
类目代字的选用，一般提倡采用“汉字声母法”。它是以科技档案类目首字的汉语拼音声母作类目代字。其优点是可以借用代字的谐音，标识鲜明，容易识别与记忆。但由于汉语拼音声母有限，有可能出现重码。类目代码的选用，是在类目顺序确定后，按照阿拉伯数字的顺序或英文字母的顺序依次标注各类目。其优点是不会出现重码，便于识别类目的顺序，但不如代字直观。因此，代字与代码的优缺点是互补的，选择代字还是代码，其原则自然是扬长避短。科技档案的类号形式以混合号码制居多，其中代字一般用于表示一级类目或较高层次的类目，其它则用代码表示。
2.科技档案分类方案的编制
科技档案分类方案的编制，可按下列程序进行：
（1）全面地了解和掌握库藏科技档案的内容构成和形成规律。这是编制科技档案分类方案的基础工作。具体包括：库藏科技档案的基本种类；每类科技档案的内容构成、形成过程及规律；每类科技档案的历史演变和今后发展变化的初步预测。
（2）确定明确的分类标准和分类方法。在正常的情况下，不是在对科技档案进行具体分类时才确定分类标准和分类方法，而是在制定分类方案时，就把分类标准和分类方法确定下来。为此，在全面了解和掌握库藏科技档案内容构成和形成规律的基础上，应根据科技档案的分类原理，对每种科技档案确定具体的分类标准和分类方法。
（3）设置科学、合理的类目体系，以文字叙述或图表的形式表达出来。
具体包括：
A.划分大类，确定类列。根据库藏科技档案的基本种类设大类，这就是整个分类方案中的类列。有多少种科技档案，就设置多少个大类。
B.划分属类，形成类系。在每个大类中，按照已确定的分类标准和分类方法，进行类目展开，设置相应的上位类和下位类，形成不同的类别层次，构成一个完整的类系。
C.进行类目排序。所谓类目排序，是指横向类目的排序，即给每一个类目确定一个合理的位置。在类目的排序中，一级类目的排序与其它各级属类类目的排序，其要求是不同的。
一级类目即大类的排序，应考虑科技档案种类之间的关系，把反映形成单位基本职能活动的档案文件加以突出，明确科技档案的主体，并把它们置于各大类前列，以便于使用。如工矿企业科技档案的主体是产品档案或生产技术档案，而科研单位科技档案的主体则是科研档案等等。其它一级类目的排列，可根据企事业单位各辅助职能活动的关系，安排次序。
各级属类类目的横向排序比较复杂，应根据具体情况，按照以下几种关系排列。
一是主次关系。同位类目从分类的意义上说，它们的地位是平等的，但就类目内容的重要程度而言，常有主要与次要之分。排列时，主要在前，次要在后。
