1．为懈怠而处罚自己，不如为成功而奖赏自己来得更有效，因为积极的鼓励是达到改变行为最有效的方法。
2．你必须为每次的“小”成功奖赏自己，而不是等到有大成就。
在棒球比赛里，胜利不是取决于安打数目，而是取决于跑回本垒的次数。只跑到三垒，并不能因为跑了四分之三的路程而得分。
工作也是这样。能够开始当然很好，继续做下去也不错，但是不到完成，你就不算做了你开始做的事情。很多人有一种把一件工作“做了一会儿”，然后又放在一边的习惯，还欺骗自己已经完成得很不错了，实际上却是典型的“烂尾楼”而已。
当然，如果工作范围太大而不能一次做完，这项建议就不适用。那你该怎么办呢？
很简单，用“各个击破”法，把这件工作分为许多小而可以掌握的工作(最好用文字写出来)，然后指定你自己把一项小工作完成之后才停下来。那么，在你把这种工作放在一边的时候，就不会觉得留下太多的紊乱头绪，而会觉得完成了这件工作的一个阶段，而且随时都可以再做下一步小工作。
例如，你有一份很长的报告要写，你要避免“一次只做一个小时左右”的安排，而要指定你自己先写好大纲，或做好调查研究，或写下引言。做好了这一步，你把它放在一边就可以有完成某一件特定事情的感觉，并且清楚地知道你下一步该做什么。下一次再做的时候，你就不需要再重新去理出头绪，也就不会有心智阻碍。
把工作分成许多小工作去做，你就会养成所谓的“强制去完成”的良好习惯。这会为你每天省下很多时间。
如果拖延是你的问题，那你就不能再拖延着不去做了。
意大利腊肠在切开之前的样子非常笨重，而且看起来令人倒胃口。但是把它切成薄片以后，看起来就不一样了。切了以后，你就可以处理它了，也就是可以用你的牙齿大嚼一番。
例如，有一个电话你应该打，你已经拖延很久，而且这个电话可能会令你不愉快的电话。在这种状况之下，“意大利腊肠切片法”可能会是这样：
1．查出电话号码，并且写下来。
2．定出一个打这通电话的时间。(要求你立刻打这通电话显然是超出了你现有的意志力量，因此让自己先轻松一下。但是要有一个补偿，那就是坚定地承诺在某一特定的时间打这通电话，并且把这个时间写在你的日历上。)
3．拿出档案看看这通电话所涉及的究竟是怎么一回事。
4．决定你确实要说些什么。
5．打这通电话。
另外，一件大工作，“片段”的数目可能会很多，那么列出一份工作分段表吧。要诀是使每一件小工作简化便捷到可以在几分钟之内做好。然后在交谈与交谈之间，或在等电话的几分钟，解决一两项“立即可以做好”的小工作。没有这张工作分段表，你可能永远不会着手去做这件大工作。
请记住：这件大工作的第一片段--第一件可以立刻做好的小工作--就是用“文字”列出这件大工作所涉及的许多小步骤。
“各个击破”的原则不止可以用在作战之中，也可以用在工作方面。
只要动点脑筋，任何事都可以迎刃而解。
还有一种是基于认识到我们不能立刻采取行动，并不是因为这件工作有什么特别的困难，而是我们已经养成了拖延的习惯所产生的解决问题的方法。拖延很少有特定原因，它是一种根深蒂固的行为模式。如果我们能够改变思考习惯，这种问题往往也能迎刃而解。
对很多人来说，要改变一种根深蒂固的习惯，会是一件痛苦的事。他们已经努力过好多次，完全利用意志力量--新年的新决心，来改变习惯，但是都失败了。其实这并没有那么困难，只要你用对方法。
中国剑谱上有只有按自己的节奏方法，才能取得主动的策略。那么，我们工作中也只有了解自己的“生理节奏”，才能让我们的工作做得更好。所谓“生理节奏”，就是了解你在一月、一天当中，什么时候精力最充沛，脑子最清爽。就像心理学上把人分为“百灵鸟型”和“夜猫子型”一样。“百灵鸟”是早晨最活跃，而“夜猫子”则是夜晚更来劲。
要用精力最好的时间来做最好的、更重大的事，而用精力不好的时间来做较不重要的事情，这样才能体现真正高效，并且能让你保持能量，节省体力，节约时间。
每个人都有自己的生理节奏，符合它便事半功倍，否则必然事倍功半。
万物有理，四时有序
常言道：万物有理，四时有序。这里的“序”，是顺序、次序、程序的意思。自然界是这样，人类社会也是这样。序，就是事物发生发展、运动变化的过程和步骤，是客观规律的体现。反映到实际工作中，它要求我们做事情必须讲程序。
对于程序及其重要性，长期以来存在着某些片面的认识。有人认为程序属于形式，没有内容那么重要；有人觉得程序是细枝末节，可有可无；有人甚至把程序当作繁文缛节，不但不重视，而且很反感。由此而来，现实生活中不讲程序、违反程序的现象屡见不鲜，结果既影响做事的质量和效率，又容易助长不正之风，给工作和事业带来损失。
为什么做事要讲程序呢？我们不妨从程序的客观性来作一些分析。事物存在的基本形式是空间和时间，事物的发展变化都是在一定的空间和时间上展开的。事物的发展变化，从空间方面看，可以分解为若干个组成部分；从时间方面看，各个部分都要占用一定的时间并具有一定的次序。比如“种植”这一行为，就可以分解为播种、施肥、灌溉、收割等部分，这些部分均需占用一定的时间，并且有相应的先后次序。如果不在一定的时间播种，或者把收获和施肥的次序颠倒，那么种植行为就无法达到预期的目的。所以，顺时而动，不违农时，是务农必须遵守的程序。尊重程序，实质上是尊重规律。这就是做事情需要讲程序的道理所在。
磨刀不误砍柴工
有人或许存在这样的疑虑：讲程序会不会影响效率？其实，讲程序与讲效率是一致的。俗话说，没有规矩不成方圆。不讲程序，缺乏制度、机制、法规、纪律的规范和约束，无章可循，各行其是，不但许多事情办不下去，而且整个社会也会陷入混乱之中，根本谈不上效率。譬如，一部功能强大的电脑，如果失去与之匹配的程序设计，其作用就难以发挥出来。从社会角度看，科学、严格、切实的程序有利于实现和维护国家、集体和个人的利益，违反规定程序的行为则会给国家、集体和个人带来损害。在日常生活中，人们进行购物、乘车、参观等，都要按先来后到的顺序排队，遵守规矩，各得其所。很显然，这样做是公平合理的，也是富有效率的。而一旦有人不守规矩，就不仅使公平受到破坏，而且效率也无从保证。
有条理往往从简化开始
效率往往就是从简化开始的。把事情化繁为简的一个关键是抓住事物的主要矛盾。永远要记住杂乱无章是一种必须祛除的坏习惯。
罗马的哲学家西加尼曾经说过“没有人能背着行李游到岸上”。在坐火车和坐飞机时，超重的行李会让你多花很多钱。在生活的旅途上，过多的行李让你付出的代价甚至还不仅仅是金钱。你可能不会像没有负担那样迅速地实现你的目标；更糟的是，你可能永远都不会实现你的目标。这不仅会剥夺你的满足感和快乐，而且最终它还会让你发疯。
纵观人类发展史，效率往往就是从简化开始的。赵武灵王提倡“胡服骑射”，结束了“战车时代”，靠简化在军事上做出了卓越贡献。秦始皇统一文字，统一货币，统一度量衡，靠简化推进了社会的进步。在当今科学技术、社会发展日新月异的时代，用简化的方法提高效率，加速自我致富的步伐，仍然具有重要意义。
有这样两种类型的人：一种是善于把复杂的事物简单化，办事又快又好；另一种是把简单的事物复杂化，使事情越办越槽。当我们让事情保持简单的时候，生活显然会轻松很多。不幸的是，倘若人们需要在简单的做事方法和复杂的做事方法之间进行选择，我们中的大部分人都会选择那个复杂的方法。如果没有什么复杂的方法可以利用的话，那么有些人甚至会花时间去发明出来。这也许看起来很荒谬，但真有不少这样的事。很多勤奋人就在做这样的事。
我们没有必要把自己的工作变得更复杂。爱因斯坦说：“每件事情都应该尽可能地简单，如果不能更简单的话。”我们不必担心人们会让他们生活中的事情变得太简单。问题刚好相反：大部分人把他们的生活变得太复杂化，而且还总奇怪为什么他们有这么多令人头疼的事情和大麻烦。他们恰恰是那些外表看起来很勤奋的人。
有很多人沉迷于找到许多方法使个人生活和业务变得复杂化。他们在追求那些不会给他们带来任何回报的事情上浪费了大量的金钱、时间和精力。他们和那些对他们毫无益处的人待在一起。在某种程度上这简直像受虐狂。
许多人都趋于把自己的工作变得更困难和复杂。他们快被自己的垃圾和杂物活埋了，那就是他们的物质财产、与工作相关的活动、关系网、家庭事务、思想和情绪。这些人无法实现像他们所希望的那么成功，原因是他们给自己制造了太多的干扰。
把事情化繁为简的一个关键是抓住事物的主要矛盾。必须善于在纷纭复杂的事物中，抓住主要环节不放，“快刀斩乱麻”，使复杂的状况变得有脉络可寻，从而使问题易于得到解决。
同时它还意味着要善于排除工作中的主要障碍。主要障碍就像瓶颈堵塞一样，必须打通，否则工作就会“卡壳”，耗费许多不必要的时间和精力。
永远要记住，杂乱无章是一种必须祛除的坏习惯。有些人将“杂乱”作为一种行事方式，他们以为这是一种随意的个人风格。他们的办公桌上经常放着一大堆乱七八糟的文件。他们好像以为东西多了，那些最重要的事情总会自动“浮现”出来。对某些人来说他们的这个习惯已根深蒂固，如果我们非要这类人把办公桌整理得井然有序，他们很可能会觉得像穿上了-件“紧身衣”那样难受。不过，通常这些人能在东西放得这么杂乱的办公桌上把事情做好，很大程度上是得益于一个有条理的秘书或助手，弥补了他们这个杂乱无章的缺点。
但是，在多数情况下，杂乱无章只会给工作带来混乱和低效率。它会阻碍你把精神集中在某一单项工作上，因为当你正在做某项工作的时候，你的视线不由自主地会被其他事物吸引过去。另外，办公桌上东西杂乱也会在你的潜意识里制造出一种紧张和挫折感，你会觉得一切都缺乏组织，会感到被压得透不过气来。
如果你发觉你的办公桌上经常一片杂乱，你就要花时间整理一下。把所有文件堆成一堆，然后逐一检视(大大地利用你的字纸篓)，并且按照以下四个方面的程度将它们分类：即刻办理；次优先；待办；阅读材料。
把最优先的事项从原来的乱堆中找出来，并放在办公桌的中央，然后把其他文件放到你视线以外的地方--旁边的桌子上或抽屉里。把最优先的待办件留在桌子上的目的是提醒你不要忽视它们。但是你要记住，你一次只能想一件事情，做一件工作。因此你要选出最重要的事情，并把所有精神集中在这件事上，直到它做好为止。
每天下班离开办公室之前，把办公桌完全清理好，或至少整理-下。而且每天按一定的标准进行整理；这样会使第二天有一个好的开始。
不要把-些小东西--全家福照片、纪念品、钟表、温度计，以及其他东西过多地放在办公桌上。它们既占据你的空间也分散你的注意力。
每个坐在办公桌前的人都需要有某种办法来及时提醒自己-天中要办的事项。电视演员在拍戏时，常常借助各种记忆法，使自己记得如何叙说台词和进行表演。你也可以试试。这时日历也许很有帮助，但是最好的办法可能是实行一种待办事项档案卡片(袋)制度，一个月每一天都有一个卡片(袋)，再用些袋子记载以后月份待办事项(卡片)。要处理大量文件的办公室当然就需要设计出一种更严格的制度。
此外最好对时间进行统筹，比如到办公室后，有一系列事务和工作需要做，可以给这些事务和工作安排好时间：收拾整理办公桌3分钟；整理一天工作计划的安排5分钟；对关于某一报告的起草15分钟，等等。
总之，那些容易把事情复杂化的无数人应该学会的一种能力是：清楚地洞察一件事情的要点在哪里，哪些是不必要的繁文缛节，然后用快刀斩乱麻的方式把它们简单化。这样不知要节省多少时间和精力，从而能大大提高你的效率。
做事有条理的重要方法
人们做事缺乏条理的的原因主要分成主观和客观两大类：
其中主观原因有缺乏明确的目标，拖延，缺乏优先顺序，想做的事情太多，做事有头无尾，缺乏条理和整洁，不懂授权，不会拒绝别人的请求，仓促决策，行动缓慢，懒惰和心态消极。客观原因有上级领导浪费时间（开会、电话、不懂授权），工作系统浪费时间（访客、官样文章、员工离职等），生活条件浪费时间（通讯、环境、交通、朋友闲聊、家住郊区等）。
1．每天清晨把一天要做的事都列出清单。
如果你不是按照做事顺序去做事情的话，那么你的时间管理也不会是有效率的。在每一天的早上或是前一天晚上，把一天要做的事情列一个清单出来。这个清单包括公务和私事两类内容，把它们记录在纸上、工作簿上、你的ＰＤＡ或是其他什么上面。在一天的工作过程中，要经常地进行查阅。
2．把接下来要完成的工作也同样记录在你的清单上。
在完成了开始计划的工作后，把下来要做的事情记录在你的每日清单上面。如果你的清单上内容已经满了，或是某项工作可以转天来做，那么你可以把它算作明天或后天的工作计划。你是否想知道为什么有些人告诉你他们打算做一些事情但是没有完成的原因吗？这是因为他们没有把这些事情记录下来。
3．对当天没有完成的工作进行重新安排。
现在你有了一个每日的工作计划，而且也加进了当天要完成的新的工作任务。那么，对一天下来那些没完成的工作项目又将做何处置呢？你可以选择将它们顺延至第二天，添加到你明天的工作安排清单中来。但是，希望你不要成为一个做事拖拉的人，每天总会有干不完的事情，这样，每天的任务清单都会比前一天有所膨胀。如果的确事情重要，没问题，转天做完它。如果没有那么重要，你可以和与这件事有关的人讲清楚你没完成的原因。
4．记住应赴的约会。
使用你的记事清单来帮你记住应赴的约会，这包括与同事和朋友的约会。工作忙碌的人们失约的次数比准时赴约的次数还多。如果你不能清楚地记得每件事都做了没有，那么一定要把它记下来，并借助时间管理方法保证它的按时完成。如果你的确因为有事而不能赴约，可以提前打电话通知你的约会对象。
5．把未来某一时间要完成的工作记录下来。
