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第42章 细节中的细节(13)

通常,早晨人们在家中或进行户外活动,如在家中盥洗用餐或者外出跑步做操健身,着装应方便、随意,可以选择运动服、便装、休闲服。

工作时间的着装,应根据工作特点和性质,以服务于工作、庄重大方为原则。晚间宴会、舞会、音乐会之类的正式社会活动居多。

人们的交往距离相对缩小,服饰给予人们视觉和心理上的感受程度相对增强。因此,晚间穿着应讲究一些,以晚礼服为宜。

服饰应当随着一年四秀的变化而更替变换,不宜标新立异、打破常规。

夏季以凉爽、轻柔、简洁为着装格调,在使自己凉爽舒服的同时,让服饰色彩与款色给予他人视觉和心理上的好感受。夏天,层叠皱折过多、色彩浓重的服饰不仅使人燥热难耐,而且一旦出汗就会影响女士面部的化妆效果。

冬季应以保暖、轻便为着装原则,避免臃肿不堪,也要避免要风度不要温度,为形体美观而着装太单薄。应该注意,即使同是裙装,在夏天,面料应是轻薄型的,冬天要穿面料厚的裙子。春秋两季可选择的范围会更大更多一些。

地点原则

地点原则代表地方、场所、位置不同,着装应有所区别,特定的环境应配以与之相适应、相协调的服饰,才能获得视觉和心理上的和谐美感。

比如,穿着只有在正式的工作环境才合适的职业正装去娱乐、购物、休闲、观光,或者穿着牛仔服、网球裙、运动衣、休闲服进入办公场所和社交场地。都是环境不和谐的表现。

场合原则

不同的场合有不同的服饰要求,只有与特定场合的气氛相一致、相融洽的服饰,才能产生和谐的审美效果,实现人景相融的最佳效应。

正式场合应严格符合穿着规范。比如,男子穿西装,一定要系领带,西装里面有西服背心的话,应将领带放在西服背心里面。西服应熨得平整,裤子要熨出裤线,衣领袖口要干净,皮鞋锃亮等。女子不宜赤脚穿凉鞋,如果穿长统袜子,袜子口不要露在衣裙外面。

在欢度节日或纪念日、结婚典礼、联欢晚会、舞会等喜庆场合,服饰可以鲜艳明快、潇洒时尚一些。一般说来,在正式的喜庆场合,男性服装均以深色为宜,单色、条纹、暗小格都可以;在游览、联欢、生日晚会等场合,可以选择色彩明快的服装。女性不论在什么喜庆场合,都可以选择适合自己穿着的色彩鲜艳的服装。

54“请客”的艺术与分寸

适当地请客可以疏通感情,拉拢关系。但是靠“请客”交朋友,不要一概认为是“酒肉朋友”。只要是诚心诚意地表示友好而请客,对方可能也会诚心诚意地与你交往。

请客也要注意分寸,所说“请客不到,两头害臊”。如果发出邀请后,客人不来,主人会感到脸上无光;而客人呢,也会觉得不好意思。所以,请客也算是一门艺术,要掌握这门艺术,应该把握以下几个分寸:

请客对象要合适

请客时邀请对象的选择,必须根据办事的目的而定。求人办事,邀请的对象自然是给你办事的人,或者说是能给你带来帮助的人,但有时也需要一些其他朋友作陪。如果遇到这种情况,就应当精心安排。选择邀请对象,要根据求人的性质、需要,及宴会规模的大小等,遵循先主要后次要、先亲近后疏远的原则,来划定邀请范围,并依次确定邀请名单。

邀请方式要恰当

采取何种方式邀请,要具体问题具体分析,根据办事的性质、对象而定。学者、专家、领导等,大多工作忙、时间紧,对他仉最好提前相约,以便他们做好工作调整、时间安排;对某团体的要人,公开邀请,甚至借助传播媒介,就既能体现公正无私、光明磊落,又利于引起关注,促进宣传,扩大影响;而朋友密谈则悄悄地进行更利于避开旁人的视线。保证交往活动的隐蔽性。一般的往来、一般的亲友,打个招呼、通个电话、捎个口信儿也就可以了;而比较重要的工作联系、业务关系、公关事务等就必须采用相应的公文格式,如发书信、寄请柬等,或者按照一定的规格派专人传达、亲自登门。以示重视、郑重和尊重。总之,邀请的方式要因事而异,因人而异。

要保证客人的方便

要保证客人的方便,即尽可能地为邀请对象着想,为其提供来往、交通等方面的便利。王老板想请张教授帮他解决一个科学难题。但张教授年事已高,行动不便,原本打算拒绝,可没想到王老板竟派了专车接送,专人护理。这使张教授很感动,于是改变了主意。这样做予人方便,予己也方便,既利人又利已。

要做到真诚友好

真诚相约,不虚情假意,不违约、不失信。有人曾邀请几位朋友到他家去做客。朋友信以为真,谁知他却是虚意敷衍,让朋友吃了闭门羹。他这种失礼行为,使朋友非常气愤。事隔多年,提及此事,朋友仍然耿耿于怀。这么邀请耍弄了别人,失去了朋友,岂不害人害己!

“请客”不是小事,更要注意细节,若是一时大意,有所疏漏,会极有可能请不到客,或使客人们不欢而散。只有面面俱到,才能保证万无一失,使客人和你的脸上都有光。

55拨打电话时应注意的细节

拨打电话是生活中十分常见的事情,也是处理事务的必须。但什么时候打,说些什么,怎样说,这些细节都应注意,否则会给人留下不礼貌的印象。

时间适宜

要打成功一个电话,首先就应该明确:通话惟有在适宜之时进行,才能事半功倍。打电话若不考虑时间问题,往往会引起一些不必要的麻烦,无事生非,漏洞就大了。

(1)选择时间:打电话应当选择适当的时间。按照惯例,通话的时间原则有二:一是双方预先约定通话时间,二是对方便利的时间。

一般说来,若是利用电话谈公事,尽量在受话人上班10分钟以后打电话。在用餐之时拨打电话,也不合适。

拨打公务电话,尽量要公事公办,不要有闲言碎语。也不能在他人的私人时间,尤其是节假日时间里,去麻烦对方。另外,要有意识地避开对方通话的高峰时段、业务繁忙时段、生理厌倦时段,这样通话效果会更好。给国外通话,一定要注意时差问题,否则难免出洋相。

(2)通话长度:在一般通话情况下,每一次通话的具体长度应有意识地加以控制,基本的原则是:以短为佳,宁短勿长。千万不能如泻堤之水,滔滔不绝。

在电话礼仪里,有一条“三分钟原则”。实际上;它就是“以短为佳,宁短勿长”原则的具体体现。它的主要意思是:在打电话时,发话人应当自觉地、有意识地将每次通话的长度,限定在三分钟之内,尽量不要超过这一限定。

(3)体谅对方:发话人在打电话时,应当善解人意,将心比心,对受话人多多体谅。不论彼此双方关系如何、熟识到哪种程度,对于这一点都不要疏忽大意。在把握通话时间时,尤须对此加以关注。

在通话开始后,除了自觉控制通话长度外,必要时还应注意受话人的反应。比如,可以在通话开始之时,先询问一下对方,现在通话是否方便。倘若不便,可约另外的时间,届时再把电话打过去。

倘若通话时间较长,如超过三分钟,亦应先征求一下对方意见,并在结束时略表谦意。

在对方节假日、用餐、睡觉时,万不得已打电话影响了别人,不仅要讲清楚原因,而且不要忘记说广声“对不起”。

内容合理

根据礼仪规范,发话人要做到内容简练,就必须注意以下几个方面。

(1)事先准备:每次通话之前,发话人应该做好充分准备。最好的办法,是把受话人的姓名、电话号码、谈话要点等必不可少的内容列出一张“清单”,这样一来,由于准备充分,通话时便可照此办理,就不会再出现打错电话、现说现想、缺少条理、丢三落四的情况了。另外,拨号的同时要调整好自己的情绪,电话接通后,首先要自报家门:“你好!我是某某,劳驾请让某某某先生接电话好吗?”或者“你好!我是某某某,请问某某小姐在吗?”注意:电话接通后说好第一句话直接影响实际效果。

(2)简明扼要:在通话之时,发话人讲话务必求务实,不求虚假客套。问候完毕,即开宗明义,直入主题,少讲空话,不说废话。绝不可哕嗦不止、节外生枝、无话找话、短话长说。

使用公共电话,而身后有人排队时,一定要自觉主动地尽快终止通话。切勿当众发嗲撒娇,大演爱情戏剧,或是故意拖延时间,与排队者作对。

表现文明

表现文明,具体说来,必须注意以下几个重要细节:

在通话时,发话人不仅不能使用“脏、乱、差”的语言,而且还须铭记,有三句话非讲不可,它们被称为“电话基本文明用语”。它们所指的是:

其一。在通话之初,要向受话人首先恭恭敬敬地道一声:“您好!”然后方可再言其他。切勿一上来就“喂”对方,或是开口便讲自己的事情。

其二,在问候对方后,接下来须自报家门,以便对方明确来者何人。这里有四种模式可以借鉴。第一种,报本人的全名;第二种,报本人所在单位;第三种,报本人所在单位和全名,如说:“你好!我是某某公司的某某某。请问……”;第四种,是报本人所在单位、全名以及职务,即在某某后加上你的职务,便于对方理解和适应场合对话。其中第一种模式适于日常的私人交往,后三种多用于公务交往,而第四种又最为正规。

其三,是在终止通话前,双方预感即将结束的片刻,发话人应主动先说一声“再见”。要是少了这句礼貌用语,就会使终止通话显得有些突兀,并使自己有礼始而无礼终。那同样会使对方受到伤害和不解。

发话人在通话时,除语言要“达标”外,在态度方面也要好自为之,不可草率。

对于受话人,即使是对下级,也不要厉声呵斥,态度粗暴无理;即使是对领导,也不要低三下四,阿谀奉承。

电话若需要总机接转,勿忘对总机的接线员(也称话务员)问候一声,并且还要加上“谢谢”。另外,“请”、“麻烦”、“劳驾”之类的词,该用的也一定要用。

碰上要找的人不在,需要接听电话之人代找,或代为转告、留言时,态度同样要文明有礼,乃至要更加客气。

通话时电话忽然中断,依礼节需由发话人立即再拨,并说明通话中断系线路故障所致。万不可不了了之,或等受话人一方打来电话。

56接听电话时应注意的细节

电话铃一旦响起,即应立即停止自己所做之事,尽快予以接答。接听电话是否及时,实质上反映着一个人待人接物的真实态度。

如有可能,在电话铃响以后,应亲自接听,轻易不要让别人代劳,尤其不要在家中让小孩子代接电话。不要铃响许久,甚至连打几次之后才去接电话。这不能说明你派头大,而只说明你妄自尊大。

不过,铃声才响过一次就拿起电话也显得操之过急。有时,还会令对方没反应过来而大吃一惊。

但不管怎样,还是本着实在及时的原则,如果就坐在电话机旁。响一下就接听也无妨,但语气别生硬。因特殊原因。致使铃响许久才接电话的话,须在通话之初就向发话人表示谦意。

.接听电话时,不要与人交谈,不要看文件、看电视、听广播、吃东西。千万不要对发话人表示对方的电话“来的不是时候”。万一在会晤重要客人或举行会议期间有人打来电话,而且此刻的确不宜与其深谈。可向其略微说明原因,表示歉意,并再约一个具体时间,届时由自己主动打电话过去。若对方是长途的话:尤须注意别让对方再打过来。约好了时间。即须牢记并遵守。在下次通话时,还要再次向对方致以歉意。

语调要求

用清晰而愉快的语调接电话,能显示出说话人的职业风度及可亲的性格。

所以,若保持平和的语调,答话前先做一次深呼吸,能使自己很冷静且反应正常。说话应清晰,要注意措辞。说话时要面带微笑,使声音听起来更有热情。不妨在电话机旁放面镜子,以随时提醒自己。

语调要平稳安详,不可时而细语似水,时而高嚎如狼;更不能时而悲泣难抑,时而狂笑不止,这都是一个人不懂得自控自制的表现。

另外要注意不要使房间里的背景声音干扰电话交谈。比如隔壁的办公室正在装修,电钻正发出刺耳的噪音,应先向对方解释原因,以求理解,并对由此带来的不便表示歉意。

说话就是人际交往的一个主要内容,电话中说话更有较多的挑战和礼数,若做不好,就会直接影响接听电话的质量。因此,从你的语调人手,改善自己的应答习惯,相信对你的电话礼节乃至整个人际关系都大有帮助。

持机稍候要求

原则上,谁先来电话谁优先。如恰好又有电话打进来,不得不请先来者“持机稍候”时,其等候时间不宜太长,记下第二位来电话的人的留言后应立即回来。如果真有必要中断谈话,例如“总经理”有急事找你,应先向来话人道歉,并保证尽快回电,说到做到。

为了表示礼貌,在让人“持机稍候”时应先征询其意见。为避免误解,不应问:“能否问一下你是否能持机稍候?”因为如果对方回答“可以”时,也许意味着“可以如此提问”,而并非“可以持机稍候”。

正确的说法应该是“您能持机稍候一会儿吗?”或“您可以持机稍候吗?”说完要等一下,待得到对方的肯定答复后再离开。到再次拿起话筒时,还要先表示一番谢意。

让人等候时,每隔20至30秒钟就应核实一下对方是否还在等着,并让对方知道你此时在干什么。如说:“还要几分钟才能整理好您要的资料,麻烦您久等了。要不,过会儿我再给你去电话?”要让对方有选择的余地才合乎礼仪,因为这表示对对方意愿的尊重。

需请对方等候多久,不能含糊其词,更不能弄虚作假。一定要诚实。在不确定的情况下,不要说:“我马上就回来。”可以说:“请等我接完那个电话马上再来。”

若不能在短时间内找齐对方所需要的资料,最好不要让他久等,应另约时间回话。

要是自己处理不了,转交旁人办理时,应先接通那个人的电话,再转过去,以免来电人联系不上。

对将要接听电话的人,应扼要介绍一下来电人的要求,以免来电人再次重复,同时也可使接电话的人知道来电人已等了好久了,这样,不致再添不必要的麻烦。

代接电话要求

在日常生活里,经常有必要为家里人、公司同事及领导代接、代转电话,可以说这已是个普通性、经常性的活动,所以代接代转电话时,尤其需要重点注意尊重隐私、记忆准确、传达及时等三个方面的问题。

(1)尊重隐私:在代接电话时,千万不要热心过度,充当什么“包打听”,向发话人询问对方与其所找之人的关系,以及“打破砂锅问到底”的无礼纠缠。

(2)记忆准确:对发话人要求转达的具体内容,最好认真做好笔录。在对方讲完之后,还应略微把要点重复一下,以验证自己的记录是否足够准确,免得误事,因为一旦代为转达,你就要尽到责任。记录他人电话,应包括通话者单位、姓名、联系方式、通话时间、通话要点、是否要求回电话、回电话时闻等等几项基本内容。

(3)传达及时:接听寻找他人的电话时,先要弄明白“对方是谁”、“现在找谁”这两个问题。若对方不愿讲第一个问题,可不必勉强。若对方要找的人不在,可先以实相告,然后再询问对方“有什么事情?”若是二者先后次序颠倒了,就可能使发话人产生疑心。

不到万不得巳时,不要把代人转达的内容,再托第二人代为转告;否则,一是可能使转答内容大变样,二是难保不会耽误时间。

57不要嘲笑别人的生理缺陷

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