当重要客人到来或离去的时候，东道主单位的最高领导人应亲自出面迎送。如果因故不能到场，可由“二把手”充当代表，并委托其向客户表示歉意。一有机会，他还应立即前往客户下榻之处进行探望，或是打电话表示问候。
在客户停留期间，接待人员不必全体出动，与客户形影相随。只需安排一两名陪同人员即可。若对方拒绝，也不宜勉强。陪同人员应时刻注意听取客户的意见或建议。
有必要的话，还应对迎送人员进行集训和礼仪教育。如果来访的对象是外国客人，则还有必要对接待人员进行一次专门的外事教育。
进入具体的接待阶段后，在迎送工作中，还有一些具体的问题，需要员工在细节上加以注意。
第一，在迎接客户时，应对远道而来的客户与本地来访的客户区别对待。
第二，负责接待远道而来的客户时，应清楚掌握其到达时间。在一般情况下，应派出公关、礼宾人员前往迎接。
第三，前去迎接客户的人员，应提前一刻钟左右到达机场、车站、港口等场所，以确保客户不会同接待人员失之交臂。如果不认识客户，可事先书写接站牌。在接站牌上，可写上“欢迎某先生”或“恭迎某单位代表光临”的字样。接站牌要做得大一点，字要写得工整一些。最好不要用白纸黑字，搞得像讣告一样，只会让人觉得晦气。
第四，如果需要同时迎接两个或两个以上单位的客户，则可以在接站牌上书写“某单位热烈欢迎客户光临”，有意识地淡化迎接对象，免得一时间“众口难调”，在礼宾序列上出差错。
第五，客户抵达后，应立即依照预定的礼宾序列，上前与对方握手、寒暄，欢迎对方的到来。如果不认识对方，可以先进行自我介绍，而不应上前问对方“你是谁”。若是自身身份较低，则应在自我介绍并确认对方身份之后，向对方说明自己是受本单位最高职位者的委托前来迎接对方的。
第六，假如客户属于要人之类的人物，那么本单位的最高职位者还是应该在百忙之中抽出一些时间，“事必躬亲”一下为好。
第七，在迎接地点，见面之后，通常双方不宜多谈。按照常规，接待人员应该陪同客户立即前往为其准备的下榻之处先行休息。
迎来送往是生意往来、客户接待中的小节。但小节不是小事，如果迎送不周，必然引起对方的不快，那么小节就变成了影响生意的大事。
对于上门的客户更要用心接待
由于时代的发展，商谈的形式已经发生了剧烈的变化，各种商品展销会、订货会、产品展示会应运而生，促成了大量的交易商谈。这种情况下的商谈往往不需要事先预约，客户都是自己找上门来的。你完全可以以逸待劳。但是，对于前来参观、洽谈的客户，你更要诚恳地接待。此时应着重注意以下几点：
(1)相比平常一般的业务洽谈，此时你要更为亲切地招待客户。通常，要开发一位新客户，不知要花多少工夫，费多少精力，而如今在展销会上，客户主动上门，因此，不论有多少往来的客人，都要认真、诚恳地接待每一位客人，甚至要比平时更热情、更周到，使客户有宾至如归的感觉，从而更加愿意同你合作。
(2)待客要恰当、周到。客人参观公司时，一定要有本公司的职员陪同，并作必要的介绍和说明。当客户走动时，陪同人员要跟随其后。当客人比较多的时候，接待人员不能死盯着一位客户，要兼顾全局。不要让客户产生你“偏心”的感觉，引起他的不愉快。必要时，可把资料分成几部分，由几名职员分别负责介绍、说明、接待客户的工作，免得在客人多时乱了手脚。
(3)不要在客人面前凑在一起聊天儿，尤其忌讳的是两三人凑在一起窃窃私语，好像是在对客户评头论足似的。这样做是很不礼貌的，许多客户都很反感这种行为。因此，应加强对员工的礼仪培养，使他们形成良好的待客方式。
(4)必要的物品要备齐。由于客户较多，而且没有事先预约，因此，常会出现说明书、海报、样品、椅子等不足的情况。应该特别注意，尽量防止这种事情的发生。一旦出现了这种情况，应马上给予解决，不要怠慢了客户。
(5)热情也要有个范围。热情接待客户，甚至对客户毕恭毕敬，是争取客户的好办法，这个道理很好懂，但它有一个适用范围。如果在生意谈判中照样行事，就会东施效颦，适得其反。
业务洽谈需要彼此平等相待。不论洽谈双方的经济实力和技术力量如何不平等，实力弱小的一方切忌显现出自卑的心理。遇到大客户上门与你洽谈业务，或者外国富商对你的生意感兴趣，请不要过于欣喜，千万不要显得过分热情。如果你不懂得怎样接待他们，送上门的生意也可能会丢掉。须知，人家没有义务一定要跟你做生意。
运用一点心理战术，待人诚恳有礼、不卑不亢、不骄不躁是生意成功的诀窍。你需要注意以下的相关细节。
欢迎客人要热情。客人走进你的办公室时，你要离开办公桌向他走去，到对方的面前与他握手，表示对他们的欢迎。不要坐在安乐椅上或者隔着办公桌与客人握手，这样会影响客人的情绪。
就算你想表示自己的热情，也应避免第一次见面就请对方到外面的高级餐厅用餐，否则别人可能会感到过意不去，或者误认为你急于讨好他，迫不及待地想做成生意，或者他会乘机提出新的要价或让你支付不必要的费用，增加洽谈的难度。
你要注意自己的声音，不宜过于大声、高声，应该使你的声音略微低沉，语气坚定，神态沉着，心态平静，这样很容易获得客户的好感。他会认为你是一个稳重而自信的人，不会轻浮或失信，增加对你的信任。
虽然你以自己的公司为荣，认为它过去所取得的光辉业绩无与伦比，但在刚认识的客户面前，不可自吹自擂，大肆夸耀自己的过人之处或公司取得的辉煌成就。要牢记，任何事物都有一个新陈代谢的过程，老的公司“死去”，新的公司成长起来；也许人家今天是一家小公司，明天就会是一个遥遥领先的行业巨头。因此，在客户面前要谦虚谨慎，否则人家会觉得你肤浅，没有涵养。谁愿意与一个浅薄的人建立长期合作呢？
与客户一起用餐时，不要再谈公事，最好只是闲话家常，说点轻松话题。就算真的有些生意上的问题要讨论，也应留待最后吃甜食时再拿出来商谈。
接待大客户、重要人物或外国商人时，要注意保持自己的尊严，做到不卑不亢、以诚相待，千万不要有低人一等、矮人一截的自卑思想。走路礼让三分是必要的，但不能跟在别人的屁股后头转。要知道，他们来与你谈生意也是有求于你，都是为各自的利益忙碌。他们不是来当救世主的，商人很少有菩萨心肠。而祈求别人的施舍是极其可笑的，切勿白日做梦。不论他的公司多么强大，你的公司多么弱小，你们都是平等的。
如果你被他轻视，他就会以势压人，不利的只能是你；如果你沉着稳健，他当然会敬你三分，谈判桌上的情形就大不相同了：你说话的分量就会加重，你所说的每一句话他都要掂量分析。
与日本人做生意时，对方习惯用大鞠躬表示他们的诚意，这时，你只需心知肚明就足够了，而无须效仿他们的礼节，否则就会使自己显得很滑稽，从而适得其反。
遇到骄傲的客人，你大可不必“以其人之道还治其人之身”，只要保持沉默就足够了。你要清楚，傲气是换不来生意的，傲气也替代不了金钱。要牢记你和他走到一起的目的是什么。只要你们能够达到各自的目的，他要骄傲就让他骄傲去吧。这样做也许对你的谈判有利。
学会引导对方多说话
在商务往来中，千万不要说起话来就滔滔不绝，把对方变成听众。聪明的做法是提出对方感兴趣的问题，让他畅所欲言。
如果你不赞同对方的观点，也不要急着打断他的话。因为当对方的意见尚未表达完全时，他是绝不会在意你说什么的。这时你最好维持良好的风度，耐心地仔细聆听，并且鼓励对方充分地表达他的意见。
有家小物流公司，居然成功地接下了一笔又一家的大型企业的订单。这样一个不起眼的小公司是如何在数十个应征者中脱颖而出的呢？
原来，在去与那家大公司接洽之前，这家小物流公司的负责人专门去图书馆查阅了资料，了解了这家企业的创办人的生平。
从资料中他发现，这个大老板早年蹲过监狱，出狱后，他从一个路边的水果零售店做起，后来又开始涉足建筑业，直到成为现在的大企业主。
这位小公司的负责人在和这位大老板面谈时说：“我非常想为您这样的组织健全的大企业服务。听说您当年只身南下闯天下，由一个小小的水果摊起家，做到今日领导万人企业的大老板，这些都是真的吗？”
这个大老板从来不愿提那段不堪回首的牢狱生涯，而这个负责人很巧妙地避开那一段历史，把大老板出狱后的创业和他南下闯天下联系起来，这样就使老板能够名正言顺地谈起他的成功史。直到谈话的时间大大超过了规定的面谈时间，大老板还意犹未尽。
面谈的方式本应该是投标的人说、负责的人听。令人惊奇的是，这位小公司的负责人几乎没有谈到任何与未来的合作有关的话题，甚至没有提到自己那微薄的家底，只是充当了老板的听众。
在听完大老板志得意满的一段话后不久，这位小物流公司的负责人就顺利签下了那张大订单。他所用的方法和其他投标者完全不同。他花时间去钻研怎样能让大老板多讲话。从这个例子中我们可以看到，鼓励别人多讲话，是交谈的一项绝招。
如果对方不能自然而然地打开话匣子，就需要你运用各种关键词语，使对方的舌头润滑一点。这就是打开交谈之门的秘诀。
每个人在找到体贴而值得信任的听众时，都想先自我炫耀一番。即使是带着和人商量的语气说话时，他也只是希望获得安慰和鼓励，这时，你只要用一些轻微的身体语言，例如皱皱眉、露出惊讶的表情或者发出一声叹息，便可获得他的信任，使他把心里话一股脑儿地倾诉出来。
你要先找准谈话的主题，然后选择适当的钥匙，慢慢地插入锁孔，轻转一下，就能轻而易举地打开“言语之匣”。而其中最为关键的“钥匙”，不外乎是下面这些话：
“要不要帮忙？”
“是怎么一回事？说给我听听。”
“我们好好谈一谈。”
“我想我能为你效劳。”
如此，引导对方走上自己铺设好的轨道，就能打开对方的话匣子。
不管在酒桌上还是正式的生意洽谈中，你都要不卑不亢，大方得体，并努力让对方成为主角。这对于你生意的成功十分重要。
